Anhänge archivieren
Wenn Sie von einer E-Mail lediglich den Anhang zum späteren Nachschlagen aufbewahren möchten, können Sie einen E-Mail-Anhang in Ihrem Mail-Client-Posteingang in SuperOffice CRM archivieren. Gehen Sie wie folgt vor:
Schritte
Wählen Sie die E-Mail aus, die die zu archivierenden Anhänge enthält.
Klicken Sie auf die Schaltfläche E-Mail archivieren auf der Werkzeugleiste und Anhang/Anhänge archivieren vom dem Dropdown-Menü aus.
Es tritt eine der folgenden Situationen auf:
- Wenn es nur einen Anhang gibt, wird sofort der Dialog Anhang archivieren geöffnet.
- Wenn es mehrere Anhänge gibt, erscheint ein Dialog mit einer Auflistung der Anhänge. Wählen Sie den erforderlichen Anhang aus, und klicken Sie auf OK, um ihn zu archivieren. Daraufhin wird der Dialog Anhang archivieren geöffnet, und das folgende Verfahren wird für jeden Anhang wiederholt.
Wenn der Absender der E-Mail nicht in SuperOffice CRM aufgelistet wird, wird oben im Dialogfeld eine Warnung angezeigt. Wie man nicht gelistete Absender hantiert.
Im Feld Betreff wird der Dateiname des Anhangs automatisch eingefügt. Sie können jedoch jeden beliebigen Betrefftext eingeben, der auf der Bereichsregisterkarte Aktivitäten von SuperOffice CRM angezeigt werden soll.
Im Feld Firma können Sie nach einer Firma suchen, indem Sie beginnen, den Firmennamen einzugeben und dann aus den angezeigten Übereinstimmungen auswählen.
Im Feld Personen können Sie das Dropdown-Menü verwenden, um eine der Personen auszuwählen, die zu der Firma gehören, die Sie im vorherigen Schritt ausgewählt haben. Sie können auch suchen, indem Sie beginnen, den Namen der Person einzugeben.
Wenn Sie den Anhang mit einem bestimmten Projekt verknüpfen möchten, können Sie das Projekt im Feld Projekt auswählen.
Wenn Sie den Anhang mit einem bestimmten Verkauf verknüpfen möchten, können Sie den Verkauf im Feld Verkauf auswählen.
In der Dropdown-Liste Typ können Sie eine der verfügbaren Dokumentvorlagen auswählen.
Klicken Sie im Feld Sichtbar für auf den Pfeil neben dem Feld. Es wird eine Liste angezeigt, in der Sie festlegen können, ob der Anhang für alle Benutzer, nur privat (d.h. nur für den Eigentümer) oder für alle Benutzer der Benutzergruppe, der der Eigentümer angehört, sichtbar sein soll.
Note
Das Feld Sichtbar für ist nur verfügbar, wenn Ihnen dieses Recht in Einstellungen und Verwaltung zugewiesen wurde.
Klicken Sie auf OK. Der ausgewählte Anhang wird als neues Dokument in SuperOffice CRM archiviert. Sie können das Dokument dann öffnen, indem Sie auf der Bereichsregisterkarte Aktivitäten darauf doppelklicken.