E-Mails nach Firmen/Personen archivieren
Es ist möglich, eine E-Mail (einschließlich aller Anhänge) in Ihrem Mail-Client-Posteingang unter einer Firma/Person in SuperOffice CRM zu archivieren. Damit können Sie Informationen, die Sie per E-Mail erhalten, bequem zusammen mit anderen Firmen-/Personeninformationen in SuperOffice CRM speichern.
Schritte
Wählen Sie die zu archivierende(n) E-Mail(s) aus.
Klicken Sie auf die Schaltfläche E-Mail archivieren auf der Werkzeugleiste, und wählen Sie E-Mail archivieren vom Dropdown-Menü aus. Wenn Sie mehrere E-Mails auswählen, werden die folgenden Schritte für jede E-Mail wiederholt.
Wenn der Absender der E-Mail nicht in SuperOffice CRM aufgelistet ist, wird oben im Dialogfeld zum Archivieren der E-Mail eine Warnung angezeigt: "Die E-Mail-Adresse dieses Absenders wurde nicht erkannt. Klicken Sie hier, um SuperOffice mit dieser E-Mail-Adresse zu aktualisieren."
Im Feld Betreff wird der Betreff aus der E-Mail automatisch eingefügt. Sie können jedoch jeden beliebigen Betrefftext eingeben, der auf der Bereichsregisterkarte Aktivitäten von SuperOffice CRM angezeigt werden soll.
Im obligatorischen Feld Firma können Sie nach einer Firma suchen, indem Sie beginnen, den Firmennamen einzugeben und dann aus den angezeigten Übereinstimmungen auswählen.
Im Feld Personen können Sie das Dropdown-Menü verwenden, um eine der Personen auszuwählen, die zu der Firma gehören, die Sie im vorherigen Schritt ausgewählt haben. Sie können auch suchen, indem Sie beginnen, den Namen der Person einzugeben.
Wenn Sie die E-Mail unter einem bestimmten Projekt archivieren möchten, können Sie das Projekt im Feld Projekt auswählen.
Wenn Sie die E-Mail unter mit einem bestimmten Verkauf archivieren möchten, können Sie den Verkauf im Feld Verkauf auswählen.
In der Dropdown-Liste Typ können Sie einen der verfügbaren Dokumenttypen auswählen.
Klicken Sie im Feld Sichtbar für auf den Pfeil neben dem Feld. Es wird eine Liste angezeigt, in der Sie festlegen können, ob das Dokument für alle Benutzer, nur privat (d.h. nur für den Eigentümer) oder für alle Benutzer der Benutzergruppe, der der Eigentümer angehört, sichtbar sein soll.
Note
Das Feld Sichtbar für ist nur verfügbar, wenn Ihnen dieses Recht in Einstellungen und Verwaltung zugeordnet wurde.
Nur Outlook: Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Aus Posteingang entfernen, wenn Sie die E-Mail aus dem Posteingang entfernen und in den Ordner Gelöschte Objekte in Ihrem E-Mail-Client verschieben möchten, nachdem sie diese erfolgreich in SuperOffice CRM archiviert haben.
Aktivieren Sie das Kästchen Anhänge einbeziehen, wenn Sie die E-Mail mit Anhängen archivieren möchten. Wenn Sie diese Option deaktivieren, wird die E-Mail ohne Anhänge gespeichert.
Klicken Sie auf OK. Die ausgewählten E-Mails und alle Anhänge werden als neue Dokumente in SuperOffice CRM archiviert. Sie können dann auf eines dieser Dokumente auf der Bereichsregisterkarte Aktivitäten doppelklicken, um die E-Mail in Ihrem Mail-Client zu öffnen.