E-Mail archivieren
Wenn Sie in der Mail-Client-Symbolleiste auf die Schaltfläche E-Mail archivieren klicken, wird ein Menü mit Optionen zur Archivierung angezeigt.
Note
Diese Schaltfläche wird auch im E-Mail-Fenster angezeigt, wenn Sie eine E-Mail öffnen, die Sie erhalten haben.
Optionen:
- E-Mails nach Firmen/Personen archivieren
- E-Mails als Aktivitäten archivieren
- Anhänge archivieren
- E-Mails als Anfragen archivieren
Für all die verschiedenen Archivierungsoptionen können Sie die Option Warnen, wenn eine E-Mail größer als (in KB) ist im Bereich Allgemeine Einstellungen des Dialogfelds SuperOffice CRM-Optionen auswählen. Wenn Sie also versuchen, eine E-Mail mit einem Anhang zu archivieren, der die angegebene Beschränkung überschreitet, werden Sie in einem Dialogfeld darüber informiert und gefragt, ob Sie sie trotzdem archivieren möchten.
Unterschiede zwischen Outlook, Notes und SuperOffice CRM
Sie können E-Mails auf verschiedene Arten erstellen, d.h. von Outlook und von SuperOffice CRM. Wenn das Dialogfeld Dokument angezeigt wird, wird die E-Mail als SuperOffice-Dokument behandelt und archiviert. Wenn das Dialogfeld Dokument nicht angezeigt wird, wird die E-Mail anhand der Einstellungen im Dialogfeld SuperOffice CRM-Optionen archiviert.
Das Dialogfeld Dokument wird automatisch geöffnet, wenn Sie:
Klicken Sie auf die Schaltfläche Schreiben in SuperOffice CRM.
Klicken Sie auf Pfeil nach unten rechts neben der Schaltfläche Neue E-Mail in der Microsoft Outlook-Werkzeugleiste und wählen Sie eine der Vorlagen im Untermenü SuperOffice-Mitteilung aus.
Das Dialogfeld Dokument wird nicht automatisch geöffnet, wenn Sie:
Die Schaltfläche Neue E-Mail-Adresse im E-Mail-Client anklicken. Die E-Mails werden jedoch archiviert, wenn die Option E-Mail standardmäßig archivieren bei: vom E-Mail-Client erstellt im Dialogfeld SuperOffice CRM-Optionen ausgewählt wurde.
Klicken Sie auf die Schaltfläche E-Mail in SuperOffice CRM. Die E-Mails werden jedoch archiviert, wenn die Option E-Mail standardmäßig archivieren bei: vom SuperOffice CRM erstellt im Dialogfeld SuperOffice CRM-Optionen ausgewählt wurde.
Wenn Sie eine E-Mail über die Schaltfläche E-Mail in SuperOffice CRM erstellen, können Sie standardmäßig eine vordefinierte E-Mail-Textvorlage verwenden, wenn die Option SuperOffice-E-Mail-Text verwenden im Dialogfeld SuperOffice CRM-Optionen ausgewählt wurde.
Note
Dies gilt auch, wenn Sie in SuperOffice CRM auf eine E-Mail-Adresse klicken, eine E-Mail über die Bereichsregisterkarte Personen senden oder eine E-Mail über die Registerkarte Aktivitäten beantworten/weiterleiten.
E-Mail wurde bereits in SuperOffice CRM archiviert
Wenn eine E-Mail von einem Benutzer archiviert wird, wird sie in SuperOffice CRM mit einer eindeutigen ID versehen. Wenn also das nächste Mal jemand versucht, dieselbe E-Mail zu archivieren, wird eine Warnung angezeigt, die darauf hinweist. Auf diese Weise können Duplikate in der Datenbank vermieden werden.
Wenn Sie eine bereits archivierte E-Mail öffnen, wird das 
der Schaltfläche E-Mail archivieren Grün mit einem weißen Häkchen angezeigt. Wenn Sie den Mauszeiger über die Schaltfläche bewegen, wird ein Infofeld angezeigt, aus der hervorgeht, wann und von wem die E-Mail archiviert wurde. Dies setzt voraus, dass Sie im Dialogfeld SuperOffice CRM-Optionen die Option Beim Öffnen einer E-Mail auf Duplikate prüfen ausgewählt haben.