Absender verwalten

• 5 minutes to read
 • 5 minutes to read

Wenn Sie eine E-Mail oder einen Anhang archivieren, führt SuperOffice CRM eine Suche durch, um festzustellen, ob der Absender mit einer der verzeichneten Firmen oder Personen übereinstimmt.

Nach dem Absender einer E-Mail suchen

Sie können die Schaltfläche Nach Absender suchen verwenden, um in Ihrem bevorzugten SuperOffice-Client nach der genauen E-Mail-Adresse des Absenders zu suchen.

  1. Wählen Sie die E-Mail im Posteingang des E-Mail-Clients aus (Sie können nur eine auswählen), nach dessen Absender Sie in SuperOffice suchen möchten.

  2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Nach Absender suchen.

  3. Was dann geschieht hängt davon ab, ob der Absender in SuperOffice gefunden wurde oder nicht:

    • Wenn die E-Mail-Adresse für eine Firma/Person gefunden wird, öffnet sich die Firma/Person in SuperOffice.
    • Wenn die E-Mail-Adresse für mehr als eine Firma/Person erfasst wurde, erscheint ein Dialogfeld, in dem die Alternativen aufgelistet sind, aus denen Sie eine auswählen können.
    • Wenn die E-Mail-Adresse des Absenders nicht in SuperOffice erfasst wurde, können Sie sie hinzufügen.
    • Nur SuperOffice CRM: Wenn der Absender der ausgewählten E-Mail als ausgeschiedener Mitarbeiter markiert wurde, wird die Firma/Person weiterhin geöffnet, während der Absender nicht in SuperOffice CRM angezeigt wird, solange Sie sich nicht entscheiden, ausgeschiedene Mitarbeiter anzuzeigen.

E-Mail von mehrfach gelisteten Absendern hantieren

Wenn der Absender mehrfach in SuperOffice CRM aufgeführt ist, erscheint ein Dialogfeld, dass Sie darüber informiert und Ihnen die Auswahl des korrekten Eintrags ermöglicht.

E-Mail von einem nicht in SuperOffice aufgelisteten Absender hantieren

Wenn der Absender nicht in SuperOffice CRM aufgeführt ist, können Sie seine E-Mail-Adresse zu SuperOffice CRM hinzuzufügen.

  1. Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:

  2. Wenn der Absender der E-Mail oder des Anhangs nicht in SuperOffice CRM aufgelistet wird, wird oben im Dialogfeld zum Archivieren der E-Mail eine Warnung angezeigt, wenn Sie zu archivieren versuchen: "Die E-Mail-Adresse dieses Absenders wurde nicht erkannt. Klicken Sie hier, um SuperOffice mit dieser E-Mail-Adresse zu aktualisieren." Klicken Sie auf die Warnung.

  3. Aktivieren Sie im Dialogfeld E-Mail-Adresse speichern eines der folgenden Optionsfelder:

  4. Klicken Sie auf OK. Die Person und die dazugehörige E-Mail-Adresse werden nun in der Bereichsregisterkarte Personen der entsprechenden Firmenkarte angezeigt.

Note

Wenn Sie versuchen, mehr als eine E-Mail gleichzeitig zu archivieren, werden Sie zu jedem Absender, der nicht in SuperOffice CRM aufgeführt ist, gefragt.

Eine E-Mail-Adresse zu einer neuen Person hinzufügen

  1. Das Dialogfeld E-Mail-Adresse speichern wird geöffnet.

  2. Wählen Sie die Option Neue Person erstellen aus.

  3. Klicken Sie auf das Feld Firma und wählen Sie die Firma aus, für die die neue Person gespeichert werden soll. Sie können nach einer Firma suchen, indem Sie beginnen, den Firmennamen einzugeben und dann aus den angezeigten Übereinstimmungen auswählen.

  4. Geben Sie entsprechende Informationen zu der Person ein, z. B. den Namen, die E-Mail-Adresse und die Telefonnummer.

  5. Klicken Sie auf OK. Die Person und die dazugehörige E-Mail-Adresse werden nun in der Bereichsregisterkarte Personen der entsprechenden Firmenkarte angezeigt.

Eine E-Mail-Adresse zu einer vorhandenen Person hinzufügen

  1. Das Dialogfeld E-Mail-Adresse speichern wird geöffnet.

  2. Wählen Sie die Option E-Mail-Adresse zu vorhandener Person hinzufügen aus.

  3. Wählen Sie im Feld Firma die Firma aus, für die Sie die E-Mail-Adresse erfassen möchten. Sie können nach einer Firma suchen, indem Sie beginnen, den Firmennamen einzugeben und dann aus den angezeigten Übereinstimmungen auswählen.

  4. Wählen Sie im Feld Person die gewünschte Person der aktiven Firma aus.

  5. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Als primäre E-Mail-Adresse für diesen Kontakt festlegen, wenn der Kontakt mehr als eine E-Mail-Adresse hat und Sie diese als Standardadresse verwendet möchten.

  6. Klicken Sie auf OK. Die Person und die dazugehörige E-Mail-Adresse werden nun in der Bereichsregisterkarte Personen der entsprechenden Firmenkarte angezeigt.

Eine E-Mail-Adresse nicht zu SuperOffice hinzufügen

Es ist möglich, eine E-Mail/einen Anhang zu archivieren oder nach einem Absender zu suchen, ohne die E-Mail-Adresse zu SuperOffice CRM hinzuzufügen.

Wenn Sie die E-Mail-Adresse nicht zu SuperOffice CRM hinzufügen möchten, klicken Sie einfach nicht auf die Warnung im Dialogfeld E-Mail archivieren.