Postfächer erstellen

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Version: 10.2.11
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Sie können ein Postfach erstellen, das zum Importieren von E-Mails in SuperOffice Service verwendet wird. Vorher müssen Sie allerdings ein Postfach auf dem E-Mail-Server erstellen, an den die E-Mails gesendet werden.

Note

Stellen Sie vor dem Einrichten eines Postfachs sicher, dass sich in diesem Postfach auf dem E-Mail-Server keine alten Nachrichten befinden. Von SuperOffice Service werden alle E-Mails in das Postfach importiert. Daher besteht die Gefahr, dass automatische Antworten an alle Personen, die eine E-Mail an diese Adresse gesendet haben, erfolgen. Um diese alten E-Mails zu importieren, sollten Sie die Funktion Automatische Antwort deaktivieren. Dies betrifft vor allem die Option automatische Antwort deaktivieren in der Ansicht Eigenschaften des Postfachs und die Option Keine E-Mail an neue Personen senden auf der Registerkarte Einstellungen in der Ansicht System in SuperOffice Service.

Wie man neues Postfach erstellt - online

  1. Gehen Sie zu Einstellungen und Verwaltung im Navigator auf die Schaltfläche Anfragen und wählen Sie die Registerkarte E-Mail aus.

  2. Klicken Sie auf Neues Postfach. Die Ansicht Eigenschaften des Postfachs wird angezeigt, wobei die Registerkarte Eigenschaften geöffnet ist.

  3. Geben Sie in das Feld Adresse den Namen ohne @domain.xx ein und drücken Sie die TAB-Taste, um die CRM Online-Einstellungen zur E-Mail-Adresse hinzuzufügen.

    Note

    Der Adresse kann eine freundliche E-Mail-Adresse hinzugefügt werden, indem ("Anzeigename") am Ende der E-Mail-Adresse hinzugefügt wird. Zum Beispiel: info@company.com (Customer Ltd.).

  4. Wählen Sie Kategorie, Priorität, und Anfragetyp aus:

    • Wählen Sie im Listenfeld Kategorie aus, zu welcher Kategorie Nachrichten in diesem Postfach gehören.

    • Wählen Sie im Listenfeld Priorität die Priorität für Anfragen von diesem Postfach aus.

    • Wählen Sie im Listenfeld Anfragetyp den Typ, dem die Nachrichten in diesem Postfach angehören.

  5. Legen Sie im Listenfeld Kundensprache die Sprache für die Kunden fest, die Nachrichten an dieses Postfach senden.

  6. Antwort bearbeiten:

    1. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Nicht automatisch antworten, um die Funktion zur automatischen Beantwortung von E-Mails zu deaktivieren. Siehe den Hinweis oben in diesem Thema.

    2. Im Feld E-Mail-Felder können Sie eine durch Kommas getrennte Liste mit E-Mail-Feldern (Kopfzeilen), zum Beispiel An und CC eingeben, die in der Anfragemitteilung angezeigt werden sollen.

    3. Im Listenfeld Vorlage für Antwort an Personen wählen Sie die Antwortvorlage für die automatische Beantwortung von Nachrichten an den Kunden aus.

    4. FAQ-Einträge vorschlagen: Wenn Sie diese Option aktivieren, schlägt das System die Option FAQ-Einträge anhand des Textes vorschlagen in der eingehenden E-Mail vor. Die vorgeschlagenen FAQ-Einträge stehen als Vorlagenvariablen zur Verfügung und können daher in der gewählten Antwortvorlage verwendet werden. Außerdem können Sie festlegen, welcher Teil der FAQ-Hierarchie durchsucht werden soll, indem Sie den gewünschten Ordner festlegen.

  7. Automatische Antworten und Systemmeldungen importieren: Standardmäßig werden E-Mails, die Abwesenheitsnachrichten, Systemnachrichten und andere irrelevante Nachrichten enthalten, nicht importiert. Wenn Sie solche E-Mails importieren möchten, können Sie diese Option aktivieren.

  8. KI-Services: Hier können Sie die folgenden Optionen für Kategorisierung und Textanalyse anhand von KI auswählen:

  9. Klicken Sie auf OK. Das Postfach wird erstellt.

Wie man ein neues Postfach erstellt - onsite

  1. Gehen Sie zu Einstellungen und Verwaltung im Navigator auf die Schaltfläche Anfragen und wählen Sie die Registerkarte E-Mail aus.

  2. Klicken Sie auf Neues Postfach. Die Ansicht Eigenschaften des Postfachs wird angezeigt, wobei die Registerkarte Eigenschaften geöffnet ist.

  3. Geben Sie im Feld Adresse die E-Mail-Adresse ein, die Sie für das Postfach verwenden möchten.

    Note

    Richten Sie die Weiterleitung an diese Postfachadresse ein, wenn Sie die E-Mail-Adresse Ihrer Firma (zum Beispiel info@company.com) verwenden möchten. Verwenden Sie Weiterleitungsadresse in der Ansicht Postfächer.

  4. Wählen Sie im Listenfeld Protokoll das Protokoll für die Kommunikation mit dem E-Mail-Server aus. Für einige Protokolle sind ggf. weitere Konfigurationsschritte erforderlich.

  5. Geben Sie in das Feld E-Mail-Server den Hostnamen des Servers ein.

  6. Geben Sie in die Felder Benutzername und Kennwort den Benutzernamen und das Kennwort für das Postfach ein.

  7. Geben Sie in das Feld Ordner den Ordnernamen für das Postfach auf dem Server ein.

  8. Im Feld Port können Sie den vorgeschlagenen Standardport für das ausgewählte Protokoll ändern.

  9. Wählen Sie Kategorie, Priorität, und Anfragetyp aus:

    • Wählen Sie im Listenfeld Kategorie aus, zu welcher Kategorie Nachrichten in diesem Postfach gehören.

    • Wählen Sie im Listenfeld Priorität die Priorität für Anfragen von diesem Postfach aus.

    • Wählen Sie im Listenfeld Anfragetyp den Typ, dem die Nachrichten in diesem Postfach angehören.

  10. Wählen Sie im Listenfeld Intervall aus, wie häufig SuperOffice Service prüfen soll, ob Nachrichten in diesem Postfach vorhanden sind.

  11. Legen Sie im Listenfeld Kundensprache die Sprache für die Kunden fest, die Nachrichten an dieses Postfach senden.

  12. Antwort bearbeiten:

    1. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Nicht automatisch antworten, um die Funktion zur automatischen Beantwortung von E-Mails zu deaktivieren. Siehe den Hinweis oben in diesem Thema.

    2. Im Feld E-Mail-Felder können Sie eine durch Kommas getrennte Liste mit E-Mail-Feldern (Kopfzeilen), zum Beispiel An und CC eingeben, die in der Anfragemitteilung angezeigt werden sollen.

    3. Im Listenfeld Vorlage für Antwort an Personen wählen Sie die Antwortvorlage für die automatische Beantwortung von Nachrichten an den Kunden aus.

    4. FAQ-Einträge vorschlagen: Wenn Sie diese Option aktivieren, schlägt das System die Option FAQ-Einträge anhand des Textes vorschlagen in der eingehenden E-Mail vor. Die vorgeschlagenen FAQ-Einträge stehen als Vorlagenvariablen zur Verfügung und können daher in der gewählten Antwortvorlage verwendet werden. Außerdem können Sie festlegen, welcher Teil der FAQ-Hierarchie durchsucht werden soll, indem Sie den gewünschten Ordner festlegen.

  13. Wechseln Sie zur Registerkarte Alias. Hier können Sie einen beliebigen E-Mail-Alias für ein Postfach eingeben (zum Beispiel, gehen Sei zum selben Postfach, wenn sales@company.com und sale@company.com). Um einen Alias hinzuzufügen, müssen Sie eine E-Mail-Adresse angeben und anschließend auf Symbol klicken.

  14. Automatische Antworten und Systemmeldungen importieren: Standardmäßig werden E-Mails, die Abwesenheitsnachrichten, Systemnachrichten und andere irrelevante Nachrichten enthalten, nicht importiert. Wenn Sie solche E-Mails importieren möchten, können Sie diese Option aktivieren.

  15. Klicken Sie auf OK. Das Postfach wird erstellt.

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