Ordner verwalten

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Organisieren Sie Antwortvorlagen, FAQ-Einträge, E-Mail-Adressen und externe Dokumente in einer logischen Ordnerstruktur innerhalb der Wissensdatenbank, um Informationen leichter zu finden. Sie können auf jeder Ebene Unterordner erstellen.

Ordner erstellen

So erstellen Sie einen neuen Ordner:

  1. Wechseln Sie zu dem Ordner, unter dem Sie einen Unterordner erstellen möchten.

  2. Klicken Sie oben in der Ansicht auf Neuer Ordner.

  3. Das Feld Ordner zeigt automatisch den Namen des übergeordneten Ordners an. Sie können hier einen anderen Ordner auswählen.

  4. Geben Sie einen aussagekräftigen Namen in das Feld Name ein.

  5. Geben Sie im Feld Beschreibung eine kurze Beschreibung des Inhalts ein.

  6. Zusätzliche Schritte für FAQ-Ordner:

    • Wählen Sie in dem Feld Position eine Nummer für die Position des Eintrags in der Sortierreihenfolge des entsprechenden Ordners. 1 bedeutet ganz oben in der Liste.
    • Wählen Sie in dem Feld Zugriff, wer Zugriff auf den betreffenden Ordner erhalten soll. Bei einem registrierten Kunden handelt es sich um einen Kunden, der Zugriff auf ein Kundenzentrum hat.
    • Im Feld Zugriffskontrolle können Sie ein Skript zur Kontrolle des Zugriffs externer Benutzer auf diesen Ordner eingeben. Wenn ein Skript vorhanden ist, wird es ausgewertet. Der Zugriff wird dann nur gestattet, wenn das Skript den Wert "1" zurückgibt.

  7. Zusätzliche Schritte für externe Dokumente:

    • Im Listenfeld Zugriff können Sie wählen, wer Zugriffsrechte zum Lesen und Bearbeiten des Ordners erhalten soll.

  8. Klicken Sie auf OK, um den Ordner zu erstellen.

Sie können nun Elemente zur Wissensdatenbank hinzufügen oder den Wert im Feld Ordner bestehender Elemente ändern.

Ordner löschen

Bevor Sie einen Ordner löschen, entfernen Sie alle enthaltenen Elemente durch:

  • Löschen der Elemente.
  • Verschieben der Elemente in einen anderen Ordner (ändern Sie das Feld Ordner in der Bearbeitungsansicht jedes Elements).
Note

Wenn Sie einen Ordner mit externen Dokumenten löschen, werden alle Dateien darin sofort gelöscht; Sie müssen ihn nicht zuerst leeren.

So löschen Sie einen Ordner:

  1. Wechseln Sie zum gewünschten Ordner.
  2. Klicken Sie auf Ordner bearbeiten.
  3. Klicken Sie auf Löschen. Der Ordner wird sofort gelöscht.

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