Listen gruppieren
Eine gute Möglichkeit, Informationen auf eine effiziente Weise zu suchen, zu überprüfen und auf dieselben zuzugreifen, bietet das Gruppieren der Informationen. Das Gruppieren von Informationen bedeutet, dass Sie Informationen als eine Reihe von Personen oder Dingen sortieren, die etwas gemeinsam haben.
Sie können die Informationen in einem Archiv nach allen Feldern/Spalten im Archiv gruppieren. Gruppieren Sie zum Beispiel eine Liste von Aktivitäten nach Kategorie, damit Sie alle Ihre Termine oder Web-Formulare anzeigen können; gruppieren Sie eine Liste der Folgeaufgaben nach Kategorie und Status, damit Sie sich einen Überblick über die Anfragestatus pro Kategorie verschaffen können.
Das Gruppieren ist persönlich. Die Spalten zum Gruppieren Ihrer Informationen sind nur für Sie sichtbar. Sie können so viele Gruppen hinzufügen und entfernen, wie Sie möchten.
Lernen Sie in diesem kurzen Video, wie Sie durch die Konfiguration von Spalten Ansichten anpassen können oder lesen Sie die folgenden Anweisungen (Videolänge - 1:43):
Gruppierung aktivieren
Klicken Sie auf das
Einstellungen rechts neben der Spaltenüberschrift und wählen Sie Gruppierung aktivieren aus.
Klicken Sie auf OK.
Jetzt wird die Spaltenüberschrift über einer neuen Zeile angezeigt.
Zum Gruppieren einer Liste
Suchen Sie das Archiv, in dem Sie die Informationen gruppieren möchten.
Klicken Sie auf eine Spaltenüberschrift und ziehen sie in die Zeile über den Spaltenüberschriften.
Wenn Sie zum Beispiel nach einem Dokument suchen, das mit einem der Personen verbunden ist, die für dieses Unternehmen arbeiten, können Sie die Spalte Person in die Leiste ziehen und dort ablegen. Führen Sie dann dasselbe für die Spalte Aktivitätstyp aus.
In der Liste wird nun eine Zeile pro Wert in der ausgewählten Spalte angezeigt. Wenn Sie eine Kategoriespalte ausgewählt haben, wird jede verfügbare Kategorie in der Spalte in einer separaten Zeile angezeigt. Klicken Sie auf die Zeile, um die Gruppe zu erweitern und die Datensätze anzuzeigen.
Um nach einem zweiten Wert zu gruppieren, wiederholen Sie den obigen Vorgang. Sie können beliebig viele Spalten hinzufügen.
Ausgewählte Gruppierung entfernen
Um eine ausgewählte Gruppierungsspalte zu entfernen, müssen Sie auf das X hinter der Spalte klicken. Die Liste der Datensätze im Archiv wird sofort aktualisiert.
