Tutorial - Dokumentenkampagne

Mit dem Workflow für Dokumentenkampagnen können Sie ein PDF-Dokument drucken und an Ihre Kunden versenden. Der erste Schritt zum Erstellen einer Dokumentenkampagne wird als Einstellungen bezeichnet. Hier können Sie den Namen der Kampagne, die Überschrift und den Verteiler im Dokument sowie Archivierungsoptionen für die Kampagne einstellen.

Sie können eine Dokumentenkampagne mit einem bestimmten Projekt verknüpfen. Dies kann bei der Erstellung von Kampagnen eine Rolle spielen, bei denen die Empfänger Projektmitglieder eines SuperOffice CRM-Projekts sind. Durch die Nutzung von Vorlagenvariablen in einer Vorlage können Sie Ihrer Kampagne Projektdaten hinzufügen.

Sie können eine Dokumentenkampagne mit einem bestimmten Verkauf verknüpfen. Dies kann bei der Erstellung von Kampagnen eine Rolle spielen, bei denen die Empfänger Verkaufsbeteiligte eines SuperOffice CRM-Verkaufs sind. Durch die Nutzung von Vorlagenvariablen in einer Vorlage können Sie Ihrer Kampagne Verkaufsdaten hinzufügen.

Schritte:

1. Geben Sie einen Namen im Feld Name der Kampagne ein.

2. Geben Sie im Feld Überschrift die Dokumentenüberschrift ein.

3. Im Feld Verteiler müssen Sie auswählen, an wen die Kampagne gerichtet werden soll. Wählen Sie eine der folgenden Optionen:

   • Wenn leer: Wählen Sie diese Option, wenn standardmäßig die Empfängernamen verwendet werden sollen. Wenn kein Empfängername vorhanden ist, wird der Empfänger verwendet, den Sie in das Textfeld eingeben. Wenn Sie eine Kampagne erstellen, die an IT-Fachkräfte in einer Firma gerichtet ist, können Sie "IT-Abteilung" oder Ähnliches eingeben.

   • Immer verwenden: Wählen Sie diese Option, wenn Sie die Empfängernamen außer Acht lassen wollen und stattdessen der Empfänger verwendet werden soll, den Sie in das Textfeld eingeben.

4. Optional: Beginnen Sie mit der Eingabe im Feld Projekt, um nach einem SuperOffice CRM-Projekt zu suchen.

5. Optional: Beginnen Sie mit der Eingabe im Feld Verkauf, um nach einem SuperOffice CRM-Verkauf zu suchen.

6. Geben Sie im Feld Unser Zeichen den Namen ein, der im Dokument bei "Unser Zeichen" erscheinen soll. In diesem Feld können Sie Vorlagenvariablen von SuperOffice CRM verwenden.

   Note

   Damit Variablen wie Verkaufs-ID oder Projekt-ID funktionieren, müssen Sie die Dokumentenkampagne mit einem Verkauf oder Dokument verknüpfen.

7. Wählen Sie einen Order aus, in dem Sie die Kampagne platzieren wollen.

   Wie man einen Kampagnen-Ordner erstellt

8. In den Feldern Selektion und Projekt können Sie die Kampagne einer Selektion und/oder einem Projekt zuordnen.

   Nehmen Sie zuerst eine Eingabe in den Feldern Selektion oder Projekt vor, um nach einer Selektion oder einem Projekt zu suchen.

9. Klicken Sie auf Weiter, um zum nächsten Schritt zu gelangen.

Im zweiten Schritt, Vorlage, müssen Sie entscheiden, wie Ihre Kampagne aussehen soll. Sie können dazu eine vorhandene Vorlage, eine vorherige Kampagne oder eine Vorlage aus der Onlinebibliothek auswählen.

Eine gute Mitteilungsvorlage unterstützt nicht nur Ihre Mitteilung, sondern sieht auch auf jedem Gerät gut aus. Wenn Sie die Konsistenz des E-Mail-Designs in der gesamten Firma sicherstellen möchten, ist die Verwendung einer Vorlage die beste Wahl. Die Mitteilungsvorlage gibt Ihnen das Erscheinungsbild der Firma mit korrekten Schriftarten, Farben, Social-Media-Plattformen und dem Gesamtlayout für Ihre Kampagne.

Nachdem Sie das gewünscht Design festgelegt haben, können Sie mit wenigen Klicks die Vorlage auswählen, die als Grundlage für Ihre neue Kampagne dienen soll.

1. Gehen Sie zum Auswählen einer Vorlage wie folgt vor:

   • Wählen Sie eine der verfügbaren Registerkarten (Online-Vorlagenbibliothek, Neuere Vorlagen oder Alle Vorlagen usw.), um sich alle verfügbaren Kampagnen oder Vorlagen anzeigen zu lassen, die Sie als Grundlage für Ihre neue Kampagne verwenden möchten.
   • Geben Sie einen Suchbegriff in Vorlagen durchsuchen ein und drücken Sie die EINGABE-Taste oder klicken auf das Suche-Symbol .

2. Klicken Sie in der nachstehenden Liste auf eine Vorlage, um diese auszuwählen.

   Note

   Wenn Sie eine Vorlage aus der Online-Vorlagenbibliothek verwenden, müssen Sie im Vorschaufenster der Vorlage auf Vorlage verwenden klicken. Sie werden automatisch zum Schritt Inhalt weitergeleitet.

3. Klicken Sie auf Weiter, um zum nächsten Schritt zu gelangen.

Im Schritt Inhalt können Sie das Erscheinungsbild und den Inhalt des Dokuments bearbeiten.

1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Bearbeiten.

2. Klicken Sie im Dialogfeld auf Dokument herunterladen. Die Datei wird in Ihrem Browser heruntergeladen.

3. Öffnen Sie das Dokument für eine Bearbeitung. In den meisten Browsern können Sie auf die heruntergeladene Datei klicken, um sie in der Standard-Anwendung zu öffnen.

4. Bearbeiten Sie den Inhalt des Dokuments.

5. Speichern Sie das Dokument.

6. Klicken Sie gegebenenfalls in SuperOffice Marketing auf Bearbeiten, um das Dialogfeld erneut zu öffnen.

7. Klicken Sie auf Datei auswählen, wählen Sie das gespeicherte Dokument und klicken Sie auf Ausgewählte Datei hochladen. Die Vorschau auf der rechten Seite wird mit dem Inhalt der hochgeladenen Datei aktualisiert.

8. Klicken Sie auf Weiter, um zum nächsten Schritt zu gelangen.

Vorlagenvariablen verwenden

Sie können Vorlagenvariablen von SuperOffice CRM in Ihrem Dokument verwenden, um kundenspezifische Informationen einzufügen. Dadurch geben Sie Ihrer Nachricht eine persönlichere Note.

Wenn Sie eine Kampagne erstellen, müssen Sie die Empfänger der Kampagne auswählen. Sie können Empfänger aus mehreren Quellen hinzufügen. Zusätzlich dazu können Sie hier verschiedene Optionen für die Kampagne einstellen und sich eine Vorschau der Kampagne anzeigen lassen.

Ihre Zielliste ist die Gruppe von Personen, von denen Sie glauben, dass sie am besten auf Ihre Mitteilung reagieren werden. Wenn Sie Ihre Marketingmitteilung speziell auf diese Gruppe zuschneiden, haben Sie bessere Erfolgschancen und vermeiden, Zeit und Mühe mit Personen zu verschwenden, die kein Interesse haben.

Sie können Selektionen, Projekte verwenden oder einzelne Personen in SuperOffice CRM hinzufügen.

Aufgrund des DSGVO-Gesetzes können nur die Personen, die ihre Zustimmung zur rechtmäßigen Speicherung in der SuperOffice CRM-Datenbank und zum Erhalt von Informationen erteilt haben, als Empfänger hinzugefügt werden.

Empfänger aus Selektionen oder Projekten hinzufügen

Sie können Empfänger aus Selektionen (SuperOffice CRM und SuperOffice Service) sowie Projekten (aus SuperOffice CRM) hinzufügen.

1. Klicken Sie unter Empfänger hinzufügen auf Selektion oder Projekt.

2. Klicken Sie auf das Feld unten und geben die ersten Zeichen des Namens der Selektion oder Projektes ein, das hinzugefügt werden soll. Während der Eingabe werden in einer dynamischen Liste die Übereinstimmungen angezeigt.

3. Klicken Sie auf eine Selektion oder ein Projekt in der Liste.

4. Klicken Sie auf das . Die Selektion oder das Projekt wird zur Liste Empfängerquellen hinzugefügt und die Liste Empfänger wird aktualisiert.

5. Wiederholen Sie die Schritte 1-4, um weitere Selektionen oder Projekte hinzuzufügen.

Personen aus SuperOffice hinzufügen

Sie können einzelne Personen aus SuperOffice hinzufügen.

1. Klicken Sie unter Empfänger hinzufügen auf Person.

2. Klicken Sie auf das Feld unten und geben Sie die ersten Zeichen des Namens der Person ein, die hinzugefügt werden soll. Sie können auch einen Firmennamen eingeben, um alle Personen dieser Firma anzuzeigen.

3. Wählen Sie die gewünschte Person aus der angezeigten Liste aus.

4. Klicken Sie auf das . Die Person wird zur Liste Empfängerquellen hinzugefügt. Die Liste Empfänger wird aktualisiert.

5. Gehen Sie wie in Schritt 2 bis 5 erläutert vor, um weitere Personen hinzuzufügen. Zusätzliche Personen werden zur gleichen Zeile in der Liste Empfängerquellen hinzugefügt. Die Personenanzahl wird in der Spalte Name angezeigt.

Eine Empfängerliste (Personen) aus einer externen Datei importieren

Sie können Empfänger einer Kampagne hinzufügen, indem Sie sie aus einer externen, durch Komma getrennten Datei importieren (z. B. aus einer in Notepad erstellten .txt-Datei oder einer in Excel erstellen .csv-Datei).

Wenn Sie eine Liste mit Namen und E-Mail-Adressen importieren, versucht SuperOffice Marketing, die importierten Empfänger in der SuperOffice-Datenbank zu finden. Wenn Übereinstimmungen gefunden werden, werden die Firmen der Empfänger in der Liste Empfänger in der Spalte Firma aufgelistet. Alle Namen oder E-Mail-Adressen, die in SuperOffice nicht gefunden werden, werden herausgefiltert und nicht in die Kampagne aufgenommen. Dies liegt an den DSGVO-Vorschriften.

Schritte

1. Klicken Sie auf Datei auswählen.

2. Speicherort der entsprechenden Datei (.txt, .csv oder ähnliches Format) angeben.

3. Klicken Sie auf das . Die Liste wird zur Liste Empfängerquellen hinzugefügt. Die Liste Empfänger wird aktualisiert.

4. Wiederholen Sie die Schritte 2 bis 4, um weitere Empfänger hinzuzufügen. Zusätzliche Empfänger werden zur gleichen Zeile in der Liste Empfängerquellen hinzugefügt. Die Gesamtanzahl der Empfänger wird in der Spalte Name angezeigt.

Dateiformat importieren

• Jeder Empfänger steht in einer eigenen Zeile.

• Jeder Empfänger (Zeile) besteht aus dem vollständigen Namen und der E-Mail-Adresse.

  Beispiel: "John Smith, john@company.com"

  Note

  Außerdem können Sie auch nur die E-Mail-Adresse angeben. Dann ist der Name jedoch nicht als Vorlagenvariable verfügbar.

• Vor Ort: Jeder Empfänger (Zeile) kann auch eine Mobilfunknummer beinhalten (hinter der E-Mail-Adresse), wenn Sie SMS-Kampagnen erstellen. Zum Beispiel: "John Smith, john@company.com, 99999999". Erfordert die Marketing-SMS-Lizenz.

Empfängeroptionen

Unter Optionen im unteren Teil der Ansicht Empfänger können Sie je nach dem Typ Optionen für die Kampagne auswählen.

Verfügbarkeit für Mailing-Kampagne:

• Einwilligung und Abonnement ignorieren: Wählen Sie diese Option, um die Kampagne auch an Personen zu senden, die keine Einwilligung zum Empfangen von E-Marketing gegeben oder diesen Kampagnentyp nicht abonniert haben. Diese Personen werden mit dem Status Keine Einwilligung in der Liste Empfänger aufgeführt.

• Nur eine Mitteilung pro E-Mail-Adresse: Wählen Sie diese Option, um doppelt vorhandene E-Mail-Adressen aus der Empfängerliste zu entfernen. Diese sind in der Spalte Status durch Duplikat gekennzeichnet. Dadurch wird die Liste Empfänger aktualisiert.

• Empfängerliste beim Senden aktualisieren: Wählen Sie diese Option, um die Empfängerlisten vor dem Senden der Kampagne automatisch zu aktualisieren. Siehe im Folgenden Empfängerlisten aktualisieren.

• Firmen einbeziehen: Wählen Sie diese Option, wenn Firmen als Empfänger einbezogen werden sollen.

  Note

  Wenn eine Firma keine E-Mail-Adresse hat, wird die Kampagne stattdessen an alle zugehörigen Personen in der Empfängerliste gesendet.

• Firma bevorzugen: Wählen Sie diese Option aus, um die Kampagne nur an die Unternehmen in der Empfängerliste (und nicht an die zugehörigen Kontakte) zu senden. Jedes Unternehmen erhält nur eine Kampagne. Kontakte, die nicht zu einer Firma gehören, erhalten weiterhin die Kampagne.

  Note

  Die Option Firma bevorzugen ist nur verfügbar, wenn Sie oben genannte Option Firmen einbeziehen ausgewählt haben.

Kampagnenvorschau

Nachdem Sie Empfänger zur Liste Empfänger hinzugefügt haben, können Sie sich eine Vorschau der Kampagne so anzeigen lassen, wie sie ein Empfänger sieht. Die Vorschau ist für Dokument- und SMS-Kampagnen nicht verfügbar.

1. Klicken Sie in der Liste Empfänger auf einen Empfänger.

2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Vorschau. Das Fenster Vorschau zeigt die Kampagne so an, wie sie für den ausgewählten Empfänger angezeigt wird. Alle Vorlagenvariablen (zum Beispiel Name und Firma) werden durch reale Personendaten ersetzt.

3. Klicken Sie auf Links, um zu überprüfen, ob sie funktionieren. Vergessen Sie jedoch nicht, diese zurückzusetzen, falls sie überwacht werden.

4. Klicken Sie auf , um das Fenster Vorschau zu schließen.

Liste Empfänger prüfen und aktualisieren

Wenn Sie Selektionen, Projekte und Personen hinzufügen und Listen importieren, wird die Liste Empfänger automatisch aktualisiert. Wenn Sie die Option Empfängerliste beim Senden aktualisieren ausgewählt haben, werden die Projekte und Selektionen vor dem Senden der Kampagne geprüft, falls Personen hinzugefügt, entfernt oder bearbeitet worden sind.

Zusätzlich dazu können Sie auf die Schaltfläche Liste aktualisieren unter der Liste Empfänger klicken, um die Liste manuell zu aktualisieren. Einige der Personen in der Liste haben ihre Einwilligung nach dem Hinzufügen möglicherweise geändert.

Klicken Sie auf Weiter, um zu Schritt 5 zu gehen: Bestätigen Sie. Sie können immer noch zum Schritt Empfänger zurückkehren, um die Empfängerliste zu bearbeiten.

Im letzten Schritt – Bestätigen – können Sie sich eine Zusammenfassung der Kampagne anzeigen lassen und deren Richtigkeit überprüfen. Alle in dieser Ansicht angezeigten Fehlermeldungen müssen vor dem Senden der Kampagne beseitigt werden.

Kampagne jetzt senden

Klicken Sie auf Jetzt senden , um ein PDF-Dokument zu erstellen. Ein PDF-Dokument wird erstellt. Der Workflow wird abgeschlossen und Sie gelangen wieder zur Registerkarte Kampagnen.

Klicken Sie auf die Kampagne in der Liste, um sich den Sendestatus und Statistiken anzeigen zu lassen.

Dokument öffnen und drucken

1. Wählen Sie die Registerkarte Kampagnen aus.
2. Suchen Sie das Dokument, klicken Sie auf und wählen Sie Ansicht.
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche unter Erstelltes Dokument herunterladen. Das Dokument wird in Ihrem Browser heruntergeladen.
4. Öffnen und drucken Sie das Dokument.