Tutorial - E-Mail-Kampagne

Wenn Sie die notwendigen Vorbereitungen getroffen haben, einschließlich der Erstellung Ihrer Zielliste und der Vorbereitung Ihrer Kampagnevorlage, können Sie eine neue Kampagne in SuperOffice CRM erstellen. In diesem Tutorial erfahren Sie, wie Sie eine E-Mail-Kampagne erstellen.

Duration: 3 minutes.

Sie können Ihre neue Kampagne im Bild Marketing in der Registerkarte Kampagnen erstellen. Klicken Sie auf "Kampagne erstellen" und Sie gelangen zum ersten Schritt, in dem Sie Ihre Kampagne einstellen können.

Der erste Schritt beim Erstellen einer E-Mail-Kampagne wird als Setup bezeichnet. Hier können Sie Informationen zur E-Mail-Kopfzeile einstellen, z. B. Absender, Antwort an und Betreff. Darüber hinaus können Sie Anlagen und Archivierungsoptionen für die Kampagne hinzufügen und Überwachungsoptionen wählen.

  1. Geben Sie einen Namen im Feld Name der Kampagne ein.

  2. Geben Sie den Betreff der E-Mail im Feld E-Mail-Betreff ein.

  3. Wählen Sie in der Liste Von Immer verwenden und geben Sie die E-Mail-Adresse des Absenders in das darunter liegende Feld ein, um für alle Kampagnen den gleichen Absender zu verwenden. Sie können auch einen Vertriebs-Ansprechpartner oder einen Verantwortlichen für den Benutzersupport als Absender angeben, falls einer für diesen Empfänger festgelegt ist. Geben Sie die E-Mail-Adresse ein, die verwendet werden soll, wenn keine für Vertrieb oder Benutzersupport verantwortliche Person verfügbar ist. Wenn Ihr Administrator die globale E-Mail-Validierungseinstellung aktiviert hat, müssen Sie in der Dropdown-Liste die Domäne auswählen, von der Sie senden möchten.

    Note

    SuperOffice führt eine Sender Policy Framework (SPF)-Suche durch, um zu überprüfen, ob die Domäne, von der Sie senden, über einen gültigen SPF-Eintrag verfügt. Sie können die Kampagne nicht von einer Domäne versenden, die keinen gültigen SPF-Eintrag hat. (NUR ONLINE)

  4. In der Liste Antwort an haben Sie die gleichen Optionen wie oben. Zusätzlich dazu können Sie "Von" als Antwortadresse verwenden auswählen. Sämtliche Antworten werden dann an den Absender gesendet.

  5. Wählen Sie einen Order aus, in dem Sie die Kampagne platzieren wollen.

    Wie man einen Kampagnen-Ordner erstellt

  6. In den Feldern Selektion und Projekt können Sie die Kampagne einer Selektion und/oder einem Projekt zuordnen. Wenn Sie eine Selektion hinzufügen, werden alle Personen aus der Selektion als Empfänger zur Kampagne hinzugefügt.

    Nehmen Sie zuerst eine Eingabe in den Feldern Selektion oder Projekt vor, um nach einer Selektion oder einem Projekt zu suchen.

  7. Wählen Sie in der Liste Typ den Typ der Kampagne aus, die Sie erstellen. Wählen Sie (Beliebig), wenn die Kampagne zwei oder mehr der verfügbaren Typen entspricht. Verwenden Sie Alle, nachdem Sie mehrere Empfänger mit mehreren Abonnements hinzugefügt haben und die Kampagne an alle gesendet werden soll.

  8. Anlagen: Wählen Sie eine der folgenden Methoden, um der Kampagne eine oder mehrere Anlagen hinzuzufügen:

    • Klicken Sie auf Dateien hochladen (oder hierhin ziehen und ablegen), um eine Datei auf einer Festplatte oder einem Server zu suchen und hinzuzufügen.
    • Ziehen Sie das Dokument aus dem Windows Explorer in das Feld Anlagen und legen Sie es dort ab.
    • Klicken Sie auf Ein CRM-Dokument auswählen, um ein Dokument in SuperOffice CRM auszuwählen.
  9. Unter Überwachen finden Sie die folgenden Optionen:

    • Alle Links überwachen: Wählen Sie diese Option, um alle Links in der Kampagne zu überwachen. Dies umfasst auch Links, die nicht als überwachte Links in SuperOffice Marketing erfasst sind, z. B. nicht erfasste Links aus Vorlagen oder alten Kampagnen, oder Links, die direkt im Quellcode/HTML-Code eingegeben wurden.

    • Google Analytics verwenden: Wählen Sie diese Optionen, um die Kampagne zu überwachen und mit Google Analytics zu verbinden (wenn dies für Ihre Website eingerichtet ist). Geben Sie in den folgenden Feldern die Daten ein, die als Parameter in den überwachten URLs hinzugefügt werden sollen.

      • Medium: Dieses Feld ist standardmäßig auf E-Mail festgelegt. Sie können dieses Feld nicht bearbeiten.

      • Nachweis: Geben Sie die Quelle der Kampagne ein, wie Superoffice-Kampagne.4

      • Kampagne: Geben Sie die Art der Kampagne ein, z. B. "Newsletter" oder "Lead-Pflege", oder geben Sie einen bestimmten Kampagnennamen wie "frühlingsverkauf-juni-21" oder "upgrade-kampagne-v9" ein.

  10. Klicken Sie auf Weiter, um zum nächsten Schritt zu gelangen.

E-Mail-Domäne-Validierung (NUR ONLINE)

Wenn Ihr Administrator die globale Einstellung Nur genehmigte E-Mail-Domänen verwenden aktiviert hat, wird das Feld Von Adresse aufgeteilt, und Sie müssen die Domäne, von der Sie senden möchten, in der Dropdown-Liste der genehmigten Domänen auswählen. Wenn Sie versuchen, von einer Domain zu senden, die keinen gültigen SPF-Eintrag hat, wird eine Warnung ausgegeben und die Sendung von dieser Domäne ist nicht möglich. Dies gilt für alle E-Mail-Domäne, auch wenn die Validierungseinstellung nicht aktiviert ist.

Note

Wenn die Unsere Kontaktadresseeine nicht validierte E-Mail-Domäne hat, wird die Kampagne automatisch von der Adresse gesendet, die in den Optionen der Dropdown-Liste Andernfalls verwenden angegeben ist.

Duration: 2 minutes.

Im zweiten Schritt, Vorlage, müssen Sie entscheiden, wie Ihre Kampagne aussehen soll. Sie können dazu eine vorhandene Vorlage, eine vorherige Kampagne oder eine Vorlage aus der Onlinebibliothek auswählen.

Eine gute Mitteilungsvorlage unterstützt nicht nur Ihre Mitteilung, sondern sieht auch auf jedem Gerät gut aus. Wenn Sie die Konsistenz des E-Mail-Designs in der gesamten Firma sicherstellen möchten, ist die Verwendung einer Vorlage die beste Wahl. Die Mitteilungsvorlage gibt Ihnen das Erscheinungsbild der Firma mit korrekten Schriftarten, Farben, Social-Media-Plattformen und dem Gesamtlayout für Ihre Kampagne.

Nachdem Sie das gewünscht Design festgelegt haben, können Sie mit wenigen Klicks die Vorlage auswählen, die als Grundlage für Ihre neue Kampagne dienen soll.

Wählen Sie Ihre Unternehmensvorlage aus einer der vielen in unserer Online-Bibliothek verfügbaren Vorlagen aus, bevor Sie Ihre Inhalte hinzufügen -screenshot

Tip

Sparen Sie sich etwas Zeit und erstellen Sie Ihre Kampagne mit einer der kostenlosen Vorlagen in der Online-Vorlagenbibliothek. Die Online-Vorlagenbibliothek in SuperOffice Marketing enthält eine große Auswahl an professionell gestalteten Mitteilungsvorlagen. Kostenlos zu verwenden!

  1. Gehen Sie zum Auswählen einer Vorlage wie folgt vor:

    • Wählen Sie eine der verfügbaren Registerkarten (Online-Vorlagenbibliothek, Neuere Vorlagen oder Alle Vorlagen usw.), um sich alle verfügbaren Kampagnen oder Vorlagen anzeigen zu lassen, die Sie als Grundlage für Ihre neue Kampagne verwenden möchten.
    • Geben Sie einen Suchbegriff in Vorlagen durchsuchen ein und drücken Sie die EINGABE-Taste oder klicken auf das Suche-Symbol Symbol.
  2. Klicken Sie in der nachstehenden Liste auf eine Vorlage, um diese auszuwählen.

    Note

    Wenn Sie eine Vorlage aus der Online-Vorlagenbibliothek verwenden, müssen Sie im Vorschaufenster der Vorlage auf Vorlage verwenden klicken. Sie werden automatisch zum Schritt Inhalt weitergeleitet.

  3. Klicken Sie auf Weiter, um zum nächsten Schritt zu gelangen.

Tip

Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern + Schließen, um die Kampagne zu speichern und zu schließen. Sie können die Arbeit an der Kampagne später wieder fortsetzen.

Duration: 3 minutes.

Im Schritt Inhalt können Sie das Layout und den Inhalt der E-Mail bearbeiten.

Der Kampagnen-Editor gibt Ihnen die Flexibilität und Freiheit, Ihre Kampagnen genau so zu gestalten, wie Sie es möchten.

Sie können Inhaltsblöcke erstellen und speichern, aus denen alle Ihre Benutzer auswählen können. Dadurch können Sie nicht nur schneller arbeiten, sondern auch die Markenkonsistenz sicherstellen. Oder Sie starten eine Kampagne komplett von Grund auf.

Schritt-für-Schritt-Anleitungen:

Tip

Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern + Schließen, um die Kampagne zu speichern und zu schließen. Sie können die Arbeit an der Kampagne später wieder fortsetzen.

Duration: 3 minutes.

Wenn Sie eine Kampagne erstellen, müssen Sie die Empfänger der Kampagne auswählen. Sie können Empfänger aus mehreren Quellen hinzufügen. Zusätzlich dazu können Sie hier verschiedene Optionen für die Kampagne einstellen und sich eine Vorschau der Kampagne anzeigen lassen.

Ihre Zielliste ist die Gruppe von Personen, von denen Sie glauben, dass sie am besten auf Ihre Mitteilung reagieren werden. Wenn Sie Ihre Marketingmitteilung speziell auf diese Gruppe zuschneiden, haben Sie bessere Erfolgschancen und vermeiden, Zeit und Mühe mit Personen zu verschwenden, die kein Interesse haben.

Sie können Selektionen, Projekte verwenden oder einzelne Personen in SuperOffice CRM hinzufügen.

Aufgrund des DSGVO-Gesetzes können nur die Personen, die ihre Zustimmung zur rechtmäßigen Speicherung in der SuperOffice CRM-Datenbank und zum Erhalt von Informationen erteilt haben, als Empfänger hinzugefügt werden.

Sie können Ihre Empfänger entweder aus der Auswahl, dem Projekt, einer einzelnen Person oder einer externen Liste hinzufügen, die Sie importieren müssen -screenshot

Empfänger aus Selektionen oder Projekten hinzufügen

Sie können Empfänger aus Selektionen (SuperOffice CRM und SuperOffice Service) sowie Projekten (aus SuperOffice CRM) hinzufügen.

  1. Klicken Sie unter Empfänger hinzufügen auf Selektion oder Projekt.

  2. Klicken Sie auf das Feld unten und geben die ersten Zeichen des Namens der Selektion oder Projektes ein, das hinzugefügt werden soll. Während der Eingabe werden in einer dynamischen Liste die Übereinstimmungen angezeigt.

  3. Klicken Sie auf eine Selektion oder ein Projekt in der Liste.

  4. Klicken Sie auf das Symbol. Die Selektion oder das Projekt wird zur Liste Empfängerquellen hinzugefügt und die Liste Empfänger wird aktualisiert.

  5. Wiederholen Sie die Schritte 1-4, um weitere Selektionen oder Projekte hinzuzufügen.

Note

Wenn Sie in Setup (Schritt 1) unter Kampagne archivieren eine Selektion ausgewählt haben, wird diese Selektion unter Empfängerquellen aufgelistet. Sie können diese Selektion gegebenenfalls löschen.

Personen aus SuperOffice hinzufügen

Sie können einzelne Personen aus SuperOffice hinzufügen.

  1. Klicken Sie unter Empfänger hinzufügen auf Person.

  2. Klicken Sie auf das Feld unten und geben Sie die ersten Zeichen des Namens der Person ein, die hinzugefügt werden soll. Sie können auch einen Firmennamen eingeben, um alle Personen dieser Firma anzuzeigen.

  3. Wählen Sie die gewünschte Person aus der angezeigten Liste aus.

  4. Klicken Sie auf das Symbol. Die Person wird zur Liste Empfängerquellen hinzugefügt. Die Liste Empfänger wird aktualisiert.

  5. Gehen Sie wie in Schritt 2 bis 5 erläutert vor, um weitere Personen hinzuzufügen. Zusätzliche Personen werden zur gleichen Zeile in der Liste Empfängerquellen hinzugefügt. Die Personenanzahl wird in der Spalte Name angezeigt.

Eine Empfängerliste (Personen) aus einer externen Datei importieren

Sie können Empfänger einer Kampagne hinzufügen, indem Sie sie aus einer externen, durch Komma getrennten Datei importieren (z. B. aus einer in Notepad erstellten .txt-Datei oder einer in Excel erstellen .csv-Datei).

Wenn Sie eine Liste mit Namen und E-Mail-Adressen importieren, versucht SuperOffice Marketing, die importierten Empfänger in der SuperOffice-Datenbank zu finden. Wenn Übereinstimmungen gefunden werden, werden die Firmen der Empfänger in der Liste Empfänger in der Spalte Firma aufgelistet. Alle Namen oder E-Mail-Adressen, die in SuperOffice nicht gefunden werden, werden herausgefiltert und nicht in die Kampagne aufgenommen. Dies liegt an den DSGVO-Vorschriften.

Schritte

  1. Klicken Sie auf Datei auswählen.

  2. Speicherort der entsprechenden Datei (.txt, .csv oder ähnliches Format) angeben.

  3. Klicken Sie auf das Symbol. Die Liste wird zur Liste Empfängerquellen hinzugefügt. Die Liste Empfänger wird aktualisiert.

  4. Wiederholen Sie die Schritte 2 bis 4, um weitere Empfänger hinzuzufügen. Zusätzliche Empfänger werden zur gleichen Zeile in der Liste Empfängerquellen hinzugefügt. Die Gesamtanzahl der Empfänger wird in der Spalte Name angezeigt.

Note

Import ist nicht für Dokumentenkampagnen verfügbar.

Dateiformat importieren

  • Jeder Empfänger steht in einer eigenen Zeile.

  • Jeder Empfänger (Zeile) besteht aus dem vollständigen Namen und der E-Mail-Adresse.

    Beispiel: "John Smith, john@company.com"

    Note

    Außerdem können Sie auch nur die E-Mail-Adresse angeben. Dann ist der Name jedoch nicht als Vorlagenvariable verfügbar.

  • Vor Ort: Jeder Empfänger (Zeile) kann auch eine Mobilfunknummer beinhalten (hinter der E-Mail-Adresse), wenn Sie SMS-Kampagnen erstellen. Zum Beispiel: "John Smith, john@company.com, 99999999". Erfordert die Marketing-SMS-Lizenz.

Note

Wenn Sie nur die Mobilfunknummer haben und eine SMS senden möchten, können Sie Folgendes eingeben: " , , 99887766".

Empfängeroptionen

Unter Optionen im unteren Teil der Ansicht Empfänger können Sie je nach dem Typ Optionen für die Kampagne auswählen.

Verfügbarkeit für Mailing-Kampagne:

Option Dokument E-Mail SMS
Einwilligung und Abonnement ignorieren x x x
Nur eine Mitteilung pro E-Mail-Adresse x x
Empfängerliste beim Senden aktualisieren x x
Firmen einbeziehen x x
Firma bevorzugen x x
  • Einwilligung und Abonnement ignorieren: Wählen Sie diese Option, um die Kampagne auch an Personen zu senden, die keine Einwilligung zum Empfangen von E-Marketing gegeben oder diesen Kampagnentyp nicht abonniert haben. Diese Personen werden mit dem Status Keine Einwilligung in der Liste Empfänger aufgeführt.

  • Nur eine Mitteilung pro E-Mail-Adresse: Wählen Sie diese Option, um doppelt vorhandene E-Mail-Adressen aus der Empfängerliste zu entfernen. Diese sind in der Spalte Status durch Duplikat gekennzeichnet. Dadurch wird die Liste Empfänger aktualisiert.

  • Empfängerliste beim Senden aktualisieren: Wählen Sie diese Option, um die Empfängerlisten vor dem Senden der Kampagne automatisch zu aktualisieren. Siehe im Folgenden Empfängerlisten aktualisieren.

  • Firmen einbeziehen: Wählen Sie diese Option, wenn Firmen als Empfänger einbezogen werden sollen.

    Note

    Wenn eine Firma keine E-Mail-Adresse hat, wird die Kampagne stattdessen an alle zugehörigen Personen in der Empfängerliste gesendet.

  • Firma bevorzugen: Wählen Sie diese Option aus, um die Kampagne nur an die Unternehmen in der Empfängerliste (und nicht an die zugehörigen Kontakte) zu senden. Jedes Unternehmen erhält nur eine Kampagne. Kontakte, die nicht zu einer Firma gehören, erhalten weiterhin die Kampagne.

    Note

    Die Option Firma bevorzugen ist nur verfügbar, wenn Sie oben genannte Option Firmen einbeziehen ausgewählt haben.

Kampagnenvorschau

Nachdem Sie Empfänger zur Liste Empfänger hinzugefügt haben, können Sie sich eine Vorschau der Kampagne so anzeigen lassen, wie sie ein Empfänger sieht. Die Vorschau ist für Dokument- und SMS-Kampagnen nicht verfügbar.

Note

Die Kampagne wird in der Vorschau nicht an den Empfänger gesendet.

  1. Klicken Sie in der Liste Empfänger auf einen Empfänger.

  2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Vorschau. Das Fenster Vorschau zeigt die Kampagne so an, wie sie für den ausgewählten Empfänger angezeigt wird. Alle Vorlagenvariablen (zum Beispiel Name und Firma) werden durch reale Personendaten ersetzt.

  3. Klicken Sie auf Links, um zu überprüfen, ob sie funktionieren. Vergessen Sie jedoch nicht, diese zurückzusetzen, falls sie überwacht werden.

  4. Klicken Sie auf Symbol, um das Fenster Vorschau zu schließen.

Liste Empfänger prüfen und aktualisieren

Wenn Sie Selektionen, Projekte und Personen hinzufügen und Listen importieren, wird die Liste Empfänger automatisch aktualisiert. Wenn Sie die Option Empfängerliste beim Senden aktualisieren ausgewählt haben, werden die Projekte und Selektionen vor dem Senden der Kampagne geprüft, falls Personen hinzugefügt, entfernt oder bearbeitet worden sind.

Zusätzlich dazu können Sie auf die Schaltfläche Liste aktualisieren unter der Liste Empfänger klicken, um die Liste manuell zu aktualisieren. Einige der Personen in der Liste haben ihre Einwilligung nach dem Hinzufügen möglicherweise geändert.

Note

In der Liste werden nur die ersten 50 Empfänger angezeigt. Klicken Sie auf Alle laden unten in der Liste, um alle Empfänger anzuzeigen.

Klicken Sie auf Weiter, um zu Schritt 5 zu gehen: Bestätigen Sie. Sie können immer noch zum Schritt Empfänger zurückkehren, um die Empfängerliste zu bearbeiten.

Tip

Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern + Schließen, um die Kampagne zu speichern und zu schließen. Sie können die Arbeit an der Kampagne später wieder fortsetzen.

Duration: 3 minutes.

Nachdem Sie Ihre Zielliste erstellt, die Kampagne vorbereitet und getestet haben, kommen Sie endlich zum spannenden Teil – es ist an der Zeit, Ihre Kampagne zu versenden.

Im letzten Schritt – Bestätigen – können Sie sich eine Zusammenfassung der Kampagne anzeigen lassen und deren Richtigkeit überprüfen. Alle in dieser Ansicht angezeigten Fehlermeldungen müssen vor dem Senden der Kampagne beseitigt werden. Die Sendeoptionen sind deaktiviert, falls noch nicht alle Schritte vollständig sind oder Informationen in der Kampagne fehlen. Diese werden in Rot angezeigt.

Sie können wählen, ob Sie Ihre Kampagne sofort versenden oder die Kampagne planen möchten. Der Vorteil bei der Planung Ihrer Kampagne besteht darin, dass Sie den Tag und die Uhrzeit für den Versand Ihrer Kampagne selbst bestimmen können. Das bedeutet, dass Sie sie versenden können, wenn Sie wissen, dass die meisten Ihrer Empfänger Ihre Kampagne öffnen und lesen werden.

Auf der Anzeige Bestätigen erhalten Sie eine Zusammenfassung der vorherigen unternommenen Schritte und Sie können Ihre Kampagne entweder versenden oder planen:

Auf der Anzeige Bestätigen erhalten Sie eine Zusammenfassung der vorherigen unternommenen Schritte und Sie können Ihre Kampagne entweder versenden oder planen -screenshot

Kampagne jetzt senden

Klicken Sie auf Jetzt senden, um die Kampagne sofort zu senden. Der Workflow wird abgeschlossen und Sie gelangen wieder zur Registerkarte Kampagnen.

Klicken Sie auf die Kampagne in der Liste, um sich den Sendestatus und die Statistiken anzeigen zu lassen. Wie man die Kampagne überwacht und Statistiken anzeigt.

Geplanter Versand

Um Ihre E-Mail-Server während der Arbeitszeit nicht zu überlasten, wird empfohlen, die Uhrzeit auf den Abend festzulegen. Diese Option ist für Kampagnen, die bereits gestartet, vorübergehend gestoppt oder beendet wurden, nicht verfügbar.

  1. Klicken Sie auf Zeitplan.
  2. Wählen Sie unter Geplanter Versand am eine der folgenden Optionen:
    • Klicken Sie auf das Symbol Datum auswählen Symbol und wählen Sie das Datum und die Uhrzeit für den Start der Kampagne.
    • Klicken Sie auf Auf jetzt festlegen, um das heutige Datum und die aktuelle Uhrzeit einzugeben.
  3. Klicken Sie auf OK. Der Workflow wird abgeschlossen und Sie gelangen wieder zur Registerkarte Kampagnen.

Was geschieht jetzt?

Durch einen Klick auf die Kampagne in der Liste können sich den Sendestatus und die Statistiken anzeigen lassen.

Klicken Sie auf Stopp oder Start, um die geplante Kampagne anzuhalten oder vorzeitig zu starten.