Projektleitfaden-Tutorial

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Beachten Sie, dass Ihre Projektleitfäden in Einstellungen und Verwaltung unterschiedlich konfiguriert sein können.

Ein neues Projekt eingeben und einen Projekttyp auswählen

Sie erfassen ein neues Projekt und wählen den Projekttyp Konferenz, der mit einem Projektleitfaden verknüpft ist. Der Projektleitfaden enthält die folgenden Status, Folgeaufgaben und Dokumente:

Status Folgeaufgaben Dokumente
Geplant Recherche (Meeting (intern)) Konferenzprogramm (Memo)
In Bearbeitung Liste mit Projektmitgliedern erstellen (Folgeaufgabe) Konferenz (Meeting (extern))
Wird beendet Auswertungsmeeting (Meeting (intern)) Auswertungsbericht (Memo)

Status Geplant

  1. Sie haben einen Besprechungstermin vereinbart und möchten die Folgeaufgabe *Recherche im Kalender eintragen sowie Teilnehmer einladen.

    1. Klicken Sie im Projektleitfaden auf Erstellen neben der Folgeaufgabe Recherche. Das Dialogfeld Folgeaufgabe wird geöffnet, wobei Meeting (intern) als Typ und der Projektname bereits vorgegeben sind.
    2. Vervollständigen Sie die Informationen und laden Sie Teilnehmer ein.
    3. Klicken Sie auf Speichern.

  2. Während der Besprechung legen Sie das Konferenzprogramm (Zeitplan) fest und möchten dieses in einem Memo festhalten.

    1. Klicken Sie auf Erstellen neben Konferenzprogramm. Das Dialogfeld Dokument wird geöffnet, wobei Memo als Dokumentvorlage vorausgewählt und der Projektname bereits eingetragen ist.
    2. Füllen Sie die restlichen Informationen im Dokument-Dialog aus.
    3. Klicken Sie auf Erstellen, um das Memo zu speichern.

  3. Nach Abschluss der Besprechung und Fertigstellung des Konferenzprogramms möchten Sie den Projektstatus aktualisieren.

    Aktivieren Sie im Projektleitfaden das Kontrollkästchen neben der Folgeaufgabe Recherche.

    Tip

    Sie können dies auch aus der Aktivitätenliste im Kalender oder in der Firmenansicht tun.

    1. Das Dialogfeld Projektleitfaden – Projekt in den nächsten Status verschieben wird geöffnet.
    2. Bestätigen Sie den Statuswechsel zu In Bearbeitung.
    3. Klicken Sie auf Ja, um das Projekt weiterzuführen.
    Note

    Dieses Dialogfeld erscheint, da es für den Projekttyp in Einstellungen und Verwaltung definiert wurde.

Status In Bearbeitung

  1. Nachdem alle Folgeaufgaben und Dokumente im Status Geplant abgeschlossen wurden, wurde das Projekt automatisch in den nächsten Status verschoben. Die neuen Aufgaben und Dokumente sind nun in der Bereichsregisterkarte Projektleitfaden sichtbar.

    Note

    Falls das Dialogfeld Projektleitfaden – Projekt in den nächsten Status verschieben nicht erscheint, können Sie den Status manuell ändern.

  2. Beim Planungsmeeting wurde vereinbart, dass ein Kollege eine Teilnehmerliste erstellen soll. Sie möchten eine Aufgabe in seinem Kalender anlegen.

    1. Klicken Sie auf Erstellen neben der Folgeaufgabe Liste mit Projektmitgliedern erstellen. Das Dialogfeld Aufgabe zu Projektmitglied zuweisen wird geöffnet.

    2. Wählen Sie aus der Liste der Projektmitglieder die Person aus und klicken Sie auf OK.

    3. Geben Sie die erforderlichen Informationen ein und klicken Sie auf Speichern. (In der Registerkarte Details ist Ihr Kollege bereits als Eigentümer definiert.)

    4. Die Folgeaufgabe erscheint im Kalender Ihres Kollegen. Sobald die Liste erstellt wurde, wird die Aufgabe als Abgeschlossen markiert.

      Note

      Dieses Dialogfeld erscheint, da es in Einstellungen und Verwaltung definiert wurde.

  3. Nun möchten Sie eine Einladung für die Konferenz erstellen.

    Klicken Sie auf Erstellen neben dem Dokument Konferenzeinladung und erstellen Sie das Dokument.

  4. Schließlich findet die Konferenz statt. Sie müssen die Besprechung Konferenz eintragen.

    1. Klicken Sie auf Erstellen neben der Folgeaufgabe Konferenz. Das Dialogfeld Folgeaufgabe wird geöffnet, wobei Meeting (extern) als Typ voreingestellt ist.
    2. Vervollständigen Sie die Informationen und laden Sie die Konferenzteilnehmer ein.
    3. Klicken Sie auf Speichern.

Status Wird beendet

  1. Nachdem die Konferenz stattgefunden hat und alle relevanten Aufgaben im Status In Bearbeitung erledigt wurden, wechselt das Projekt in den letzten Status Wird beendet.

    • Klicken Sie auf Ja im Dialogfeld Projektleitfaden – Projekt in den nächsten Status verschieben.
    • Oder klicken Sie auf in der Projekt-Ansicht, wählen Sie unter Status den Wert Wird beendet und klicken Sie auf OK.

  2. Sie möchten eine interne Nachbesprechung zur Konferenz halten.

    1. Klicken Sie auf Erstellen neben der Folgeaufgabe Auswertungsmeeting. Geben Sie die erforderlichen Informationen ein und klicken Sie auf Speichern.
    2. Nach Abschluss des Meetings setzen Sie das Kontrollkästchen neben der Aufgabe.

  3. Schließlich möchten Sie einen Bericht über die Konferenz und die Besprechung erstellen.

    Klicken Sie auf Erstellen neben Auswertungsbericht, um das Dokument zu generieren.

Nachdem alle erforderlichen Folgeaufgaben und Dokumente abgeschlossen wurden, können Sie den Projektstatus auf Abgeschlossen setzen.

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