Anfrage erstellen
Eine Anfrage kann per E-Mail vom Kunden im System eingehen oder manuell über den Bildschirm Neue Anfrage registriert werden. Dies ist zum Beispiel der Fall, wenn ein Kunde eine Anfrage telefonisch stellt.
Schritte
Klicken Sie in der oberen Leiste auf Neu und wählen Sie Anfrage.
Alternativ können Sie in der Bereichsregisterkarte Anfragen eines Persons auf Hinzufügen klicken, um eine Anfrage mit dem vorausgefüllten Person zu erstellen.
Geben Sie im Feld Titel eine aussagekräftige Bezeichnung für die Anfrage ein.
Fügen Sie eine Person im Feld Suche nach Person hinzu (wenn nicht vorausgefüllt). Beginnen Sie mit der Eingabe des Namens (oder der Telefonnummer) und wählen Sie aus den Ergebnissen.
- Optional: Sie können diesen Schritt überspringen und die Person später hinzufügen.
Nutzen Sie das Eigenschaften-Panel auf der rechten Seite, um die Anfrage zuzuweisen und zu priorisieren.
- Wählen Sie Anfragetyp, Status, Eigentümer, Kategorie, Priorität und weitere Eigenschaften aus.
Note
Der Anfragetyp beeinflusst Standardwerte sowie verfügbare Status und Prioritäten.
Gehen Sie zur Registerkarte Nachrichten, um die Mitteilung zu verfassen:
- Geben Sie im Feld An die Empfänger ein. Beginnen Sie mit der Eingabe des Namens oder der E-Mail-Adresse und wählen Sie sie aus der Liste aus.
- Optional: Klicken Sie auf Cc/Bcc, um weitere Empfänger hinzuzufügen.
- Schreiben Sie die Nachricht, fügen Sie Anhänge hinzu oder verwenden Sie Antwortvorlagen.
Note
Die Standardanfragesignatur wird der Nachricht hinzugefügt. Sie können die Signatur direkt bearbeiten oder Ihre E-Mail-Signatur anpassen.
Wechseln Sie zur Registerkarte Details, um die Anfrage optional mit einem bestehenden Verkauf oder Projekt zu verknüpfen.
Klicken Sie auf Senden, um die Anfrage zu speichern und zu versenden.
Erklärung wichtiger Felder
Die folgenden Felder sind im Anfrageansicht verfügbar. Einige Felder werden automatisch ausgefüllt, während andere manuelle Eingaben erfordern.
Note
Felder und Layout können basierend auf Ansichtsdesigner und anderen UI-Anpassungen variieren.
Hier verfassen und verwalten Sie die Anfrage-Nachricht.
- Empfänger im Feld An hinzufügen.
- Empfänger werden automatisch als Kontakt der Anfrage registriert. Der erste Empfänger wird zur Hauptperson.
- Mehrere Empfänger hinzufügen und per Drag & Drop anordnen.
- Eine E-Mail-Adresse eingeben, um jemanden zu benachrichtigen, ohne ihn als Kontakt hinzuzufügen.
- Das Feld leer lassen, wenn keine Nachricht gesendet werden soll.
- Cc/Bcc verwenden, um zusätzliche Empfänger hinzuzufügen.
- Nachrichtentext, Anhänge, Antwortvorlagen oder FAQ-Einträge hinzufügen.
- Intern/Extern festlegen, um zu bestimmen, ob die Nachricht im Kundenzentrum sichtbar ist.
- Zeiterfassungstool zur Nachverfolgung der Bearbeitungszeit nutzen.
Der Nachrichteneditor bietet ähnliche Funktionen wie ein Textverarbeitungsprogramm. Hier sind die wichtigsten Tools:
| Symbol | Aktion | Beschreibung |
|---|---|---|
| Werkzeugleiste | Formatierungsoptionen ein- oder ausblenden. | |
| Anhänge | Dateien oder CRM-Dokumente zur Nachricht hinzufügen. | |
| Einfügen | Antwortvorlage, FAQ-Eintrag, frühere Nachricht oder Anhang einfügen. |
Anhänge
Dateien oder CRM-Dokumente anhängen:
- Klicken Sie auf . Ein Anhänge-Feld erscheint unter An.
- Anhänge hinzufügen:
- Klicken Sie auf Dateien hochladen (oder hier ziehen), um eine Datei auszuwählen.
- Dateien per Drag & Drop ins Anhänge-Feld ziehen.
- Ein CRM-Dokument auswählen, um eine Datei aus SuperOffice CRM hinzuzufügen.
Einfügen
Zusätzlichen Inhalt in die Nachricht aufnehmen:
- Klicken Sie auf .
- Wählen Sie aus:
- Antwortvorlage: Vorgefertigten Text einfügen.
- FAQ-Eintrag: Einen Wissensdatenbankartikel hinzufügen.
- Frühere Nachricht: Text aus vorheriger Kommunikation übernehmen.
- Anhang: Direkt eine Datei anhängen.
- Falls Antwortvorlagen in mehreren Sprachen verfügbar sind, kann die gewünschte Sprache ausgewählt werden.
Aufgewendete Zeit
Die Zeitmessung startet automatisch bei der Erstellung der Anfrage. Zum Stoppen auf klicken, zum Fortsetzen auf . Weitere Informationen zur Zeiterfassung finden Sie unter Zeiterfassung.
Automatische Speicherung
Wenn Sie an einer Anfrage arbeiten und plötzlich eine dringendere Anfrage eingeht, können Sie nicht weiter an der ersten Anfrage arbeiten und kümmern sich um die vorrangige Anfrage.
Mit der automatischen Speicherung werden Ihre Änderungen automatisch gespeichert, bis Sie auf Senden klicken, um die Änderungen an der Anfrage zu senden, oder die Änderungen verwerfen. Automatisch gespeicherte Informationen befinden sich im lokalen Speicher des Browsers, sodass die Daten sogar bei Browser-Absturz, Neustart, Ab- und Anmeldung bestehen bleiben.
Die automatische Speicherung wird standardmäßig aktiviert, wenn Sie Anfragen ansehen und bearbeiten und beantworten/alle beantworten.
Einschränkungen
- Automatisch gespeicherte Daten werden nicht von einem Computer auf einen anderen übertragen. Das heißt, Sie können nicht im Büro an der Antwort auf eine Anfrage arbeiten und dann zuhause fortfahren.
- Automatisch gespeicherte Daten werden zwischen zwei verschiedenen Browsern nicht weitergegeben.
- Die automatische Speicherung ist sehr nützlich, kann aber das ordnungsgemäße Speichern Ihrer Arbeit nicht ersetzen.