Mit externen Dokumenten arbeiten (Wissensdatenbank)

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Sie können Dokumente hinzufügen (einschließlich Bilder und anderen Dateien), damit diese für alle Personen (einschließlich nicht registrierten Kunden) verfügbar sind, die SuperOffice CRM verwenden. Die von Ihnen in der Wissensdatenbank hochgeladenen Dokumente sind verfügbar, wenn Sie Nachrichten an einen Kunden senden.

Dies ist beispielsweise der Fall, wenn Sie die Registerkarte Mitteilung bei der Beantwortung von Anfragen einsetzen. Hier können Sie wie bei der Eingabe von Text in einem Textverarbeitungsprogramm vorgehen. Außerdem können Sie Bilder einfügen, indem Sie auf der Symbolleiste auf die Schaltfläche Bild klicken. Dafür muss das Bild aber vorher in Externe Dokumente hochgeladen worden sein. Beim Senden der Nachricht werden Verknüpfungen zu den Dateien unter Externe Dokumente erstellt. Dies ist zum Beispiel auch der Fall, wenn Sie eine Antwortvorlage und SuperOffice Marketing-Nachrichten erstellen.

Dokument anzeigen

  1. Gehen Sie zum Symbol Hauptmenü in der oberen Leiste und wählen Sie Wissensdatenbank > Externe Dokumente aus.

  2. Wechseln Sie zum gewünschten Ordner.

  3. Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:

    • Klicken Sie auf den Dokumentnamen, um zur Ansicht Eigenschaften des Dokuments zu gelangen. Hier können Sie auch den Inhalt von bestimmten Dokumenttypen wie html, txt und das native ejr-Format sehen und bearbeiten.
    • Klicken Sie auf Symbol Herunterladen, um Dokumente herunterzuladen, die nicht im Browser angezeigt werden können, wie PDF- und Microsoft Office-Dateien. Ein Symbol in der Dokumentliste gibt den Dokumenttyp an.

Dokument hinzufügen

Note

Sie müssen das physische Dokument selbst erstellen, bevor Sie es zu SuperOffice hinzufügen können. Für die Erstellung einer Preisliste können Sie zum Beispiel Microsoft Word oder Excel verwenden, um die Inhalte niederzuschreiben.

  1. Gehen Sie zum Symbol Hauptmenü in der oberen Leiste und wählen Sie Wissensdatenbank > Externe Dokumente aus.

  2. Wechseln Sie zu dem Ordner, in den Sie das Dokument stellen möchten. Wenn er noch nicht vorhanden ist, können Sie einen neuen Ordner erstellen, wie folgend beschrieben ist..

  3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Neues Dokument. Sie gelangen zur Ansicht Eigenschaften des Dokuments.

  4. Geben Sie einen aussagekräftigen Namen für das Dokument in das Feld Name ein.

  5. Das Feld In Ordner zeigt automatisch den Namen des von Ihnen ausgewählten Ordners an. Wenn Sie es sich anders überlegen, können Sie auf die Listenschaltfläche Symbol klicken und einen anderen Ordner aus der daraufhin angezeigten Liste auswählen.

  6. Wählen Sie im Feld Zugriff, wer Zugriffsrechte zum Lesen und Bearbeiten des Dokuments erhalten soll.

  7. Um das Dokument in einem webbasierten Kundenzentrum zu verwenden, können Sie im Feld ID-Zeichenfolge eine eindeutige ID-Zeichenfolge hinzufügen.

  8. Geben Sie im Feld Beschreibung eine kurze Beschreibung des Dokumentinhalts ein.

  9. Klicken Sie auf die Schaltfläche Datei auswählen neben der Datei und wählen Sie im angezeigten Dialogfeld das neue Dokument aus.

  10. Klicken Sie auf Speichern. Wenn der Dokumenttyp im Browser bearbeitet werden kann, wird das Feld Inhalt mit dem Inhalt des Dokuments gefüllt.

  11. Klicken Sie auf OK. Das Dokument wird dem festgelegten Ordner hinzugefügt.

Den Inhalt des Dokuments bearbeiten

Bestimmte Dokumenttypen wie html, txt und das native ejr-Format können in der Ansicht Eigenschaften des Dokuments direkt bearbeitet werden. Für andere Typen, wie PDF, benötigen Sie die Anwendung, in der das Dokument ursprünglich erstellt wurde.

  1. Gehen Sie zum Symbol Hauptmenü in der oberen Leiste und wählen Sie Wissensdatenbank > Externe Dokumente aus.
  2. Wechseln Sie zu dem Ordner, in dem sich das Dokument befindet.
  3. Klicken Sie auf Symbol Herunterladen, um ein Dokument herunterzuladen.
  4. Bearbeiten und speichern Sie das Dokument mit der Anwendung, in der das Dokument ursprünglich erstellt wurde.
  5. Klicken Sie auf den Dokumentnamen, um zur Ansicht Eigenschaften des Dokuments zu gelangen.
  6. Klicken Sie auf die Schaltfläche Datei auswählen neben Datei und wählen Sie im angezeigten Dialogfeld das von Ihnen bearbeitete Dokument aus.
  7. Klicken Sie auf OK, um das Dokument hochzuladen.

Eigenschaften des Dokuments bearbeiten

Durch die Bearbeitung der Eigenschaften des Dokuments können Sie beispielsweise die Zugriffsrechte für das Dokument ändern.

  1. Gehen Sie zum Symbol Hauptmenü in der oberen Leiste und wählen Sie Wissensdatenbank > Externe Dokumente aus.
  2. Wechseln Sie zu dem Ordner, in dem sich das Dokument befindet.
  3. Klicken Sie auf den Dokumentnamen, um zur Ansicht Eigenschaften des Dokuments zu gelangen.
  4. Nehmen Sie die erforderlichen Änderungen vor (siehe oben).
  5. Klicken Sie auf OK. Die Änderungen werden gespeichert.
Tip

Um das Dokument in einen anderen Ordner zu verschieben, können Sie den neuen Ordner im Feld Im Ordner auswählen.

Dokument löschen

  1. Gehen Sie zum Symbol Hauptmenü in der oberen Leiste und wählen Sie Wissensdatenbank > Externe Dokumente aus.
  2. Wechseln Sie zu dem Ordner, in dem sich das Dokument befindet.
  3. Klicken Sie auf den Dokumentnamen, um zur Ansicht Eigenschaften des Dokuments zu gelangen.
  4. Klicken Sie unten in der Ansicht auf die Schaltfläche Löschen.
  5. Klicken Sie zur Bestätigung auf OK. Das Dokument wird aus SuperOffice Service entfernt.

Ordner erstellen

Sie können eine Ordnerstruktur für Dokumente erstellen, um diesen dadurch eine logische Struktur zu verleihen und anderen die Suche nach Informationen zu erleichtern. Sie können in allen Ordnern Unterordner erstellen und die Dokumente in jedem dieser Ordner ablegen.

  1. Gehen Sie zum Symbol Hauptmenü in der oberen Leiste und wählen Sie Wissensdatenbank > Externe Dokumente aus.

  2. Gehen Sie zu dem Ordner, unter dem Sie einen Unterordner erstellen möchten. Sie können diesen direkt unter dem Ordner Dokumente oder unter einem seiner Unterordner erstellen.

  3. Klicken Sie oben in der Ansicht auf die Schaltfläche Neuer Ordner. Sie gelangen zur Ansicht Eigenschaften des Dokumentordners.

  4. Geben Sie einen aussagekräftigen Namen für den Ordner in das Feld Name ein.

  5. Das Feld In Ordner zeigt automatisch den Namen des von Ihnen ausgewählten Ordners an. Wenn Sie es sich anders überlegen, können Sie auf die Listenschaltfläche Symbol klicken und einen anderen Ordner aus der daraufhin angezeigten Liste auswählen.

  6. Im Listenfeld Zugriff können Sie wählen, wer Zugriffsrechte zum Lesen und Bearbeiten des Ordners erhalten soll.

  7. Klicken Sie auf OK. Der neue Ordner wird erstellt. Sie können dem neuen Ordner nun Dokumente hinzufügen.

Ordner löschen

Wenn Sie einen Ordner löschen, werden auch alle darin enthaltenen Dokumente aus SuperOffice entfernt.

  1. Gehen Sie zum Symbol Hauptmenü in der oberen Leiste und wählen Sie Wissensdatenbank > Externe Dokumente aus.
  2. Wechseln Sie zum gewünschten Ordner.
  3. Klicken Sie auf Ordner bearbeiten. Sie gelangen zur Ansicht Eigenschaften des Dokumentordners.
  4. Klicken Sie auf Löschen.
  5. Klicken Sie zur Bestätigung auf OK. Der Ordner wird mit seinem Inhalt aus SuperOffice entfernt.