Einer Person antworten
Ihre wichtigste Aufgabe bei der Anfragenbearbeitung besteht in der Beantwortung von Anfragen.
Wenn Sie eine Anfrage öffnen und Antworten auswählen, wird automatisch die von Ihnen eingerichtete E-Mail-Signatur angezeigt und Sie können Ihre Mitteilung einer Person mit der Antwort auf ihre Frage oder der Lösung ihres Problems hinzufügen.
Antworten (Mitteilung hinzufügen)
Klicken Sie auf das
der Schaltfläche Antworten oder das 
der Schaltfläche Allen antworten oder klicken Sie auf das 
der Schaltfläche Aufgabe und wählen Sie Antworten oder Allen antworten aus. Die Registerkarte Nachricht in der Ansicht Anfrage wird angezeigt. Die Person wird im Feld An automatisch als Empfänger hinzugefügt.Geben Sie die Mitteilung ein, die Sie der Anfrage hinzufügen möchten.
Weil diese Mitteilung für die Person sichtbar sein soll, müssen Sie darauf achten, dass in der Werkzeugleiste unten auf der Registerkarte Extern angezeigt wird.
Klicken Sie auf
in der Werkzeugleiste und fügen Sie alle wichtigen Dokumente als Anlagen zu der Anfrage hinzu.Klicken Sie auf Speichern. Die Mitteilung wird an die Person gesendet.
Antwortvorlagen zu Nachrichten hinzufügen
Wenn Sie auf die Anfrage einer Person antworten, können Sie Zeit sparen, indem Sie eine Antwortvorlage als Basis für eine personalisierte Antwort für eine Person verwenden. Wählen Sie aus, welche Antwortvorlage Sie dem Feld Mitteilung hinzufügen möchten, und bearbeiten Sie dann den Text und fügen Sie Anhänge hinzu oder entfernen Sie sie, um sie genau an die Situation anzupassen.
Gehen Sie wie oben beschrieben zur Registerkarte Mitteilung.
Positionieren Sie den Mauszeiger an der Stelle in der Nachricht, an der Sie die Antwortvorlage einfügen möchten.
Klicken Sie auf die Listenschaltfläche
und wählen Sie aus, was in der Mitteilung eingefügt werden soll.Klicken Sie in der daraufhin angezeigten Liste zuerst auf Antwortvorlage und dann auf den gewünschten Eintrag.
Tip
Bewegen Sie den Cursor über eine Vorlage, um eine Vorschau anzuzeigen, bevor Sie sie einfügen.
Prüfen Sie den Text und führen Sie die gewünschten Anpassungen vor.
Nachricht zu mehreren Anfragen hinzufügen
Sie können mehreren Anfragen gleichzeitig eine Nachricht hinzufügen. Dies ist zum Beispiel der Fall, wenn Sie mehrere Anfragen zum selben Problem erhalten haben und alle auf einmal beantworten möchten. Die in dieser Ansicht eingegebene Mitteilung wird zu den ausgewählten Anfragen hinzugefügt und zusätzlich per E-Mail an die Personen für die ausgewählten externen Anfragen gesendet.
Wählen Sie in der Anfrageliste die entsprechenden Anfragen aus.
Klicken Sie auf das
der Schaltfläche Aufgabe im unteren Teil links in der Anfrageliste.Wählen Sie Antwort an Kunden aus.
- Kopie an die Kunden senden (nur externe Anfragen): Wenn Sie diese Option aktivieren, wird die Mitteilung zusätzlich per E-Mail an die Personen für die verknüpften externen Anfragen gesendet.
- Anfrage abschließen: Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn Sie allen ausgewählten Anfragen in einem Arbeitsgang den Status "Bearbeitet" zuweisen möchten.
- Zugriffsstufe: Die Zugriffsstufe der hinzuzufügenden Nachricht. Wenn Sie Extern auswählen, ist die Mitteilung im SuperOffice Kundenzentrum zu den ausgewählten Anfragen sichtbar.
- Schreiben Sie Ihre Nachricht im Textbereich in der Mitte der Ansicht.
- Einfügen: Klicken Sie auf die Listenschaltfläche und wählen Sie aus, was in der Mitteilung eingefügt werden soll. Sie können eine Antwortvorlage, einen FAQ-Eintrag, eine frühere Nachricht oder eine Anlage hinzufügen. Optional: Sie können Antwortvorlagen in anderen Sprachen hinzufügen. Wählen Sie eine Sprache aus der Sprachliste aus. Sofern verfügbar, wird der Text in der ausgewählten Sprache eingefügt. Andernfalls wird die Standardsprache verwendet.
Klicken Sie abschließend auf Antworten.
Verwenden Sie die Auswahl, um Personen auf mehrere Anfragen zu antworten
- Klicken Sie auf das der Schaltfläche Aufgabe im unteren Teil links in der Anfrageselektion.
- Wählen Sie Antwort an Kunden im Bereich Verwalten aus.
- Klicken Sie abschließend auf Antworten.