Mit Antwortvorlagen arbeiten
Eine Antwortvorlage kann z. B. ein bestimmtes Layout sein, das bei den Antworten verwendet wird, oder ein vorbereiteter Text, der in eine von Ihnen verfasste Nachricht an einen Kunden eingefügt werden kann. Sie kann zudem eine Anlage enthalten, die der Nachricht hinzugefügt wird. Bevor Sie die Antwort an den Kunden senden, können Sie den Text bearbeiten und Anlagen hinzufügen oder entfernen. Mit anderen Worten stellt eine Antwortvorlage die Grundlage für eine individuell angepasste Antwort an einen Kunden dar. Die Verwendung von Antwortvorlagen spart Zeit. Und dennoch können die Antwortvorlagen auf die jeweilige Situation angepasst werden.
Was ist der Unterschied zwischen einem FAQ-Eintrag und einer Antwortvorlage?
Wenn Sie eine Antwortvorlage auswählen, wird diese als gewöhnlicher Text eingefügt, den Sie vor dem Senden der Antwort bearbeiten können. Der Vorteil bei der Verwendung von Antwortvorlagen besteht darin, dass sie an die jeweilige Situation angepasst werden können.
Wenn Sie einen FAQ-Eintrag auswählen, wird ein Link zum FAQ-Eintrag im Kundenzentrum eingefügt. Das bedeutet, dass Sie den FAQ-Eintrag nicht bearbeiten können, bevor Sie Ihre Antwort an den Kunden senden. Der Vorteil bei der Verwendung von FAQ-Einträgen besteht darin, dass Sie den Kunden informieren, dass FAQ-Einträge verfügbar sind, die später einmal nützlich sein können.
Antwortvorlage anzeigen
Auf der Ansicht Antwortvorlagen finden Sie die verfügbaren Antwortvorlagen. Die Ordnerhierarchie der Antwortvorlagen können Sie selbst erstellen.
- Gehen Sie zum
Hauptmenü in der oberen Leiste und wählen Sie Wissensdatenbank > Antwortvorlagen aus. - Wechseln Sie zum gewünschten Ordner.
- Klicken Sie auf die gewünschte Antwortvorlage. Die Ansicht Antwortvorlagen anzeigen mit Informationen zu Zugriffsebene, Sprache und Eigentümer wird geöffnet. Auf den Registerkarten darunter werden der eigentliche Text der Antwortvorlage und alle Anlagen angezeigt.