Mit Verkaufsleitfäden arbeiten
Der Verkaufsleitfaden führt Sie durch die verschiedenen Stufen eines vordefinierten Verkaufsprozesses, liefert automatisch Vorschläge und Vorlagen für unterwegs erstellte Dokumente und hebt durchzuführende Folgeaktivitäten hervor.
Wenn Sie dies noch nicht getan haben, lernen Sie hier, wie Sie einen Verkaufsleitfaden einrichten. Sie können den SuperOffice Verkaufsleitfaden verwenden oder Ihren eigenen einrichten.
Sehen Sie sich dieses Video an, um zu lernen, wie einfach es ist, den Verkaufsleitfaden zu verwenden (Videolänge - 1:24):
Verhalten, wenn ein Verkauf einen Leitfaden hat
Die erste Stufe im Verkaufsleitfaden wird auf der Hauptkarte des Bereichs Verkauf im Feld Stufe ausgewählt.
Die Folgeaufgaben und/oder Dokumente für die Stufe werden auf der Bereichsregisterkarte Verkaufsleitfaden aufgelistet.
Vertriebsprozess
Klicken Sie vor dem Namen der Folgeaufgabe/des Dokuments auf die Schaltfläche Erstellen.
Erstellen Sie im daraufhin angezeigten Dialogfeld die Folgeaufgabe oder das Dokument auf die übliche Art und Weise. Viele Felder sind bereits ausgefüllt. Sie können die Informationen jedoch ändern oder weitere Informationen hinzufügen.
Wenn Sie die Folgeaufgabe abgeschlossen haben, markieren Sie im entsprechenden Dialogfeld die Option Abgeschlossen, oder aktivieren Sie das entsprechende Kontrollkästchen vor dem Namen der Folgeaufgabe auf der Bereichsregisterkarte Verkaufsleitfaden. Standardmäßig werden Dokumente als abgeschlossen gekennzeichnet.
Tip
Um mehrere Folgeaufgaben desselben Typs zu erstellen, müssen mit der rechten Maustaste auf die Aktivität klicken Weitere erstellen auswählen.
Nachdem alle Folgeaufgaben und Dokumente für eine Stufe abgeschlossen wurden, wechseln Sie zur nächsten Stufe auf der Hauptkarte Verkauf.
Note
Sie können auch zur nächsten Stufe wechseln, ohne alle Folgeaufgaben/Dokumente einer Stufe zu erstellen bzw. durchzuführen.
Wiederholen Sie die oben beschriebene Vorgehensweise für alle Folgeaufgaben/Dokumente in jeder Stufe des Verkaufsleitfadens.
Wie Sie den Status verbessern
Sie haben zwei Möglichkeiten, das Projekt in den nächsten Status zu verschieben:
Vom Verkaufsleitfaden aus :
- Klicken Sie für den nächsten Status mit der rechten Maustaste auf die Bereichsregisterkarte Verkaufsleitfaden und wählen Sie die Option Zu diesem Status wechseln.
Von der Registerkarte Verkauf aus:
- Klicken Sie auf der Registerkarte Verkauf auf Bearbeiten.
- Klicken Sie auf den Pfeil neben dem Feld Stufe.
- Wählen Sie die gewünschte Stufe aus der angezeigten Liste aus. Mit Ausnahme der Status Verkauft und Verloren werden die Optionen in der Liste in Einstellungen und Verwaltung definiert.
- Klicken Sie auf Speichern.
Warum öffnet sich das Dialogfeld Verkaufsleitfaden, wenn ich eine Folgeaufgabe als abgeschlossen kennzeichne?
In Einstellungen und Verwaltung können Sie festlegen, dass eine Folgeaufgabe in einem Verkaufsleitfaden automatisch vorgeschlagen wird, wenn die vorherige Folgeaufgabe als abgeschlossen gekennzeichnet wird. In diesem Fall öffnet sich das Dialogfeld Verkaufsleitfaden, wenn Sie die vorherige Folgeaufgabe als abgeschlossen kennzeichnen.
Das Dialogfeld Verkaufsleitfaden bietet drei Optionen:
Klicken Sie auf die Schaltfläche Erstellen, um die nächste Folgeaufgabe im Verkaufsleitfaden zu erstellen. Dadurch wird das Dialogfeld für Folgeaufgaben geöffnet.
Klicken Sie auf Abbrechen, wenn Sie die Folgeaufgabe noch nicht erstellen möchten. Das Dialogfeld Verkaufsleitfaden wird geschlossen, und Sie können die Folgeaufgabe später erstellen.
Aktivieren Sie Immer Folgeaufgabe erstellen? Diesen Dialog nicht mehr anzeigen, wenn Sie die vorgeschlagene Folgeaufgabe zukünftig immer erstellen möchten. Das Dialogfeld für Folgeaufgaben wird damit zukünftig automatisch geöffnet.
Tip
Um diese Option zurücksetzen, sodass das Dialogfeld Verkaufsleitfaden angezeigt wird, müssen Sie zu Persönliche Einstellungen > Einstellungen > Verkauf gehen und Ja für die Option Erstellung der vorgeschlagenen Folgeaufgabe bestätigen auswählen.
Beispiel
Beachten Sie, dass Ihre Verkaufsleitfäden in Einstellungen und Verwaltung anders konfiguriert sind.
Einen neuen Verkauf eingeben und einen Verkaufstyp auswählen
Sie erfassen einen neuen Verkauf und wählen den Verkaufstyp Verkauf an neuen Kunden, der mit einem Verkaufsleitfaden verknüpft ist. Der Verkaufsleitfaden enthält die folgenden Stufen, Folgeaufgaben und Dokumente:
Stufe | Folgeaufgaben | Dokumente |
---|---|---|
Interessephase | Kundenbesprechung (Meeting (extern)) | Besprechungsbestätigung (E-Mail) |
Angebot | Angebotsvorbereitung (Aufgabe) | Angebot (Brief) |
Vertragsunterzeichnung | Einberufung eines Vertragsgesprächs (Telefongespräch) Vertragsgespräch (Meeting (extern)) |
Unterschriebener Vertrag |
Stufe Interessephase
Sie haben einen Besprechungstermin festgelegt und möchten die Folgeaufgabe für die Kundenbesprechung im Kalender eintragen sowie Teilnehmer einladen.
- Klicken Sie im Verkaufsleitfaden auf Erstellen neben der Folgeaufgabe Kundenbesprechung. Das Dialogfeld Folgeaufgabe wird geöffnet, in dem Meeting (extern) als Typ angegeben ist und der Name des Verkaufs sowie die Firma bereits eingegeben sind.
- Vervollständigen Sie die Information und laden Sie Teilnehmer ein.
- Klicken Sie auf Speichern.
Versenden Sie zudem eine E-Mail-Nachricht, um zu bestätigen, wo und wann die Besprechung stattfindet.
- Klicken Sie neben dem Feld Besprechungsbestätigung auf Erstellen. Das Dialogfeld Dokument, in dem die Option E-Mail bereits als Dokumenttyp ausgewählt ist und der Name der Firma sowie des Verkaufs bereits eingetragen sind, öffnet sich.
- Geben Sie die restlichen Informationen in die Felder des Dialogfelds Dokument ein.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Erstellen, um die E-Mail zu erstellen und zu senden.
Nachdem die Besprechung stattgefunden hat, bestätigen Sie dies im Verkaufsleitfaden.
Aktivieren Sie im Verkaufsleitfaden das Kontrollkästchen neben der Folgeaufgabe Kundenbesprechung.
Tip
Dies ist auch in der Aktivitätenliste, wie zum Beispiel in den Ansichten Kalender und Firma möglich.
Stufe Angebot
Alle Folgeaufgaben und Dokumente der Stufe Interessephase wurden abgeschlossen, und Sie möchten zur nächsten Stufe im Verkaufsleitfaden wechseln.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Bearbeiten auf der Hauptkarte Verkauf.
- Klicken Sie auf den Pfeil neben dem Feld Stufe und wählen Sie Angebot in der Liste aus.
- Klicken Sie auf Speichern. Die Folgeaufgaben und Dokumente für diese neue Stufe werden nun auf der Bereichsregisterkarte Verkaufsleitfaden angezeigt.
Tip
Sie können auch mit der rechten Maustaste auf die Schaltfläche Angebot auf der Bereichsregisterkarte Verkaufsleitfaden klicken und Zu dieser Stufe wechseln auswählen.
Sie möchten eine Aufgabe in Ihrem Kalender erstellen, um Sie daran zu erinnern, dass Sie ein Angebot erstellen müssen.
- Klicken Sie neben der Folgeaufgabe Angebotsvorbereitung auf Erstellen. Das Dialogfeld Aufgabe wird geöffnet, in dem Folgeaufgabe als Aufgabentyp ausgewählt ist.
- Vervollständigen Sie die Angaben.
- Klicken Sie auf Speichern.
- Nachdem die Vorbereitung des Angebots abgeschlossen wurde, kennzeichnen Sie die Aktivität als Abgeschlossen.
Erstellen Sie nun das Angebot für die Firma.
Klicken Sie auf Erstellen neben dem Dokument Angebot und führen Sie die Option Dokument erstellen aus.
Stufe Vertragsunterzeichnung
Nachdem alle Folgeaufgaben und Dokumente, die Sie auf der Stufe Angebot verwenden möchten, abgeschlossen sind, müssen Sie zur letzten Stufe im Verkaufsleitfaden, der Vertragsunterzeichnung gehen.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Bearbeiten auf der Hauptkarte Verkauf.
- Klicken Sie auf den Pfeil rechts neben dem Feld Stufe, und wählen Sie Vertragsunterzeichnung in der Liste aus.
- Klicken Sie auf Speichern. Die Folgeaufgaben und Dokumente für diese Stufe werden nun auf der Bereichsregisterkarte Verkaufsleitfaden angezeigt.
Sie möchten die erste Folgeaufgabe dieser Stufe erstellen und durchführen.
Klicken Sie neben dem Telefongespräch Einberufung einer Vertragsbesprechung auf Erstellen und erstellen Sie das Telefongespräch auf die übliche Art und Weise.
Aktivieren Sie nach Abschluss des Anrufs das Kontrollkästchen.
Das Dialogfeld Verkaufsleitfaden bietet drei Optionen:
Klicken Sie auf Erstellen, um die Folgeaufgabe Vertragsbesprechung zu erstellen, der im Verkaufsleitfaden die nächste Folgeaufgabe darstellt. Dadurch wird das Dialogfeld für Folgeaufgaben geöffnet.
Klicken Sie auf Abbrechen, wenn Sie die Folgeaufgabe noch nicht erstellen möchten. Das Dialogfeld Verkaufsleitfaden wird geschlossen, und Sie können die Folgeaufgabe später erstellen.
Aktivieren Sie Immer Folgeaufgabe erstellen? Diesen Dialog nicht mehr anzeigen, wenn Sie die vorgeschlagene Folgeaufgabe zukünftig immer erstellen möchten. Das Dialogfeld für Folgeaufgaben wird damit zukünftig automatisch geöffnet.
Note
Das Dialogfeld Verkaufsleitfaden wird geöffnet, da die Option Diese Folgeaufgabe automatisch vorschlagen für die Folgeaufgabe Vertragsgespräch in Einstellungen und Verwaltung definiert ist. Sie können festlegen, dass dieses Dialogfeld nicht angezeigt wird, sodass die nächste Folgeaufgabe automatisch vorgeschlagen wird.
Sie möchten die Folgeaufgabe Vertragsbesprechung im Dialogfeld Verkaufsleitfaden erstellen.
Klicken Sie im Dialogfeld Verkaufsleitfaden auf die Schaltfläche Erstellen. Das Dialogfeld Folgeaufgabe wird geöffnet, in dem Sie die Besprechung auf die übliche Art und Weise erstellen können.
Nun möchten Sie den Vertrag für die Besprechung erstellen.
- Klicken Sie zum Erstellen des Vertrages auf Erstellen neben dem Dokument Unterschriebener Vertrag.
- Nach der Vertragsbesprechung und der Vertrag unterschrieben wurde, kennzeichnen Sie ie Folgeaufgabe Vertragsbesprechung als abgeschlossen.
Sie können die Stufe dann zu Verkauft ändern. Nachdem alle erforderlichen Folgeaufgaben und Dokumente für den Verkauf abgeschlossen wurden, können Sie den Verkaufsstatus auf abgeschlossen setzen.
Tip
Wenn Sie möchten, dass der Verkauf beispielsweise in der Ansicht Verkauf auf der Bereichsregisterkarte Aktivitäten und in der Ansicht Kalender auf der Bereichsregisterkarte Verkäufe sichtbar bleibt, dürfen Sie den Verkauf nicht als abgeschlossen kennzeichnen.