Massenlöschung von Datensätzen (unwiederbringlich)
Gemäß den Anforderungen der DSGVO müssen Sie eine Rechtsgrundlage für die Speicherung der Daten aller Ihrer Personen haben. Und wenn Sie keine Rechtsgrundlage mehr dafür haben, müssen Sie ihre Daten aus allen Ihren Systemen entfernen.
Das bedeutet, dass Sie die Details einer Person nicht für immer speichern dürfen. Als Firma müssen Sie darüber nachdenken und begründen können, wie lange Sie personenbezogene Daten aufbewahren, bevor Sie die von Ihnen gespeicherten Daten löschen oder überprüfen.
Um mehrere Datensätze (Personen, Firmen, Verkäufe, Projekte usw.) zu löschen, können Sie eine Selektion dieser Datensätze erstellen und in einem Arbeitsgang löschen.
Note
Diese Aufgabe ist nur für Benutzer mit Administratorrechten verfügbar. Diese Aufgabe sollten Sie vor der Ausführung auch sorgfältig überdenken, da alle ausgewählten Datensätze unwiederbringlich gelöscht werden, und war sowohl aus der Ansicht Selektion als auch aus der SuperOffice-Datenbank.
Festlegen, welche personenbezogenen Daten wann gelöscht werden müssen
Wie lange Sie Daten aufbewahren können, hängt von einer Anzahl von firmenbezogenen Dingen ab und zu jenen Dingen gehören, die Sie als Teil Ihrer Datenschutzstrategie definieren.
Sie können zum Beispiel entscheiden, dass Sie es rechtfertigen können, die personenbezogenen Daten von Interessenten Kunden für drei Jahre und die verlorener Kunden für fünf Jahre zu speichern oder etwas Ähnliches.
Vielleicht entscheiden Sie, dass die Zeit für die Speicherung personenbezogener Daten für Personen, die ihre Zustimmung zum Erhalt von Marketinginformationen gegeben haben, und für verlorene Kunden, die Ihrem Unternehmen weiterhin Supportfragen stellen, länger ist.
All diese Bedingungen und Konditionen müssen Sie im Rahmen Ihrer DSGVO-Strategie klären und definieren. Es wird empfohlen, sich in solchen Angelegenheiten rechtlich beraten zu lassen, um die Einhaltung zu gewährleisten.
Nachdem Sie die Regeln festgelegt haben, die für Ihre Firma gelten, können Sie die Auswahl- und die SAINT-Funktion in SuperOffice CRM verwenden, um die zu löschenden Personen zu finden und eine Massenlöschung aller Personen durchzuführen, die Sie nicht mehr im System behalten möchten.
Mit Selektionen zu löschende oder zu überprüfende Personen suchen
Die Selektion ist ein Tool, mit dem Sie Daten in Ihrer CRM-Datenbank suchen können, die einem bestimmten Kriteriensatz entsprechen.
Die Löschung aller Personen einer bestimmten Kundenkategorie, mit denen Sie für einen bestimmten Zeitraum nicht in Kontakt standen, wird Ihnen helfen, Ihre Datenbank auf dem neuesten Stand zu halten.
Sie können zum Beispiel eine Selektion aller Personen erstellen, die wie folgt definiert werden:
- Interessenten
- Erfasst vor einem bestimmten Datum
- Die keine expliziten Einwilligungen dokumentiert haben
- Die in einem bestimmten Zeitraum keine Interaktion mit Ihrer Firma hatten
Sie können Personen suchen und finden, die mehr als ein Kriterium erfüllen, oder Sie können mehrere Selektionen erstellen und dann nach den Daten suchen, die gemeinsam oder unterschiedlich sind, indem Sie eine kombinierte Selektion erstellen.
Die Selektion ist ein sehr flexibles und mächtiges Tool, nachdem Sie gelernt haben, wie man es verwendet.
SuperOffice SAINT für die Überprüfung Ihrer Personen verwenden
Sie können SAINT auch verwenden, um mögliche Personen zu identifizieren, die gelöscht werden müssen.
SAINT steht für "SAles INTelligence" und funktioniert, indem es Ihren CRM-Daten einige intelligente Algorithmen hinzufügt.
Einfach ausgedrückt überwacht SuperOffice SAINT die Daten, die Sie in Ihrer CRM-Lösung gespeichert haben, und benachrichtigt Sie über verschiedene Status oder Aktionsanfragen, die Sie als wichtig definiert haben. Dies kann alles sein, was mit Aktionen verbunden ist, die in einem bestimmten Zeitraum noch nicht stattgefunden haben. Dazu gehören auch Werte, die erfüllt oder nicht erfüllt werden und über die Sie benachrichtigt werden möchten, damit Sie entsprechend handeln können.
SAINT kann auch zur Überwachung von Personeninformationen verwendet werden.
Das bedeutet, dass Sie zum Beispiel mit SAINT Personen identifizieren können, mit denen Sie über einen bestimmten Zeitraum überhaupt keinen Kontakt hatten. Auf diese Weise erhalten Sie eine Liste von Personen, die Sie möglicherweise gemäß den DSGVO-Richtlinien Ihrer Firma aus Ihrer CRM-Datenbank entfernen oder auf eine bestimmte Weise behandeln möchten.
Hier finden Sie weitere Informationen darüber, wie man eine SAINT-Selektion einrichtet.
Wenn Sie ganz neu bei SAINT sind, kann es hilfreich sein, sich von einem SuperOffice CRM-Experten beim Einstieg helfen zu lassen. Ihr lokaler SuperOffice-Ansprechpartner kann Ihnen dabei behilflich sein.
Massenabgleich oder -löschung von Personen
Nachdem Sie eine Liste aller zu aktualisierenden oder zu löschenden Personen erstellt haben, ist es an der Zeit, die gewünschten Änderungen tatsächlich vorzunehmen.
Um einen Massenabgleich bezüglich der Rechtsgrundlage usw. durchzuführen, müssen Sie Massenabgleich auf der Registerkarte Aufgabe in Ihrer Selektion auswählen.
Um eine Massenlöschung von Personen aus einer Selektion durchzuführen, können Sie die Funktion Alle Kontakte löschen über die Schaltfläche Aufgabe in der unteren rechten Ecke der Hauptansicht auswählen.
Öffnen Sie die Ansicht Selektion:
- Durch Klicken auf die Schaltfläche Selektion im Navigator.
- Verwenden Sie dazu die Verlaufsliste oder die Navigatorsuche.
- Doppelklicken Sie auf eine Selektion in einem Suchergebnis.
Wechseln Sie zu einer Selektion. Zum BeispielSuchansicht verwenden.
Wählen Sie die Selektionsmitglieder in der Mitgliederliste aus, wenn Sie nur einige von ihnen löschen möchten.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Aufgabe und wählen Sie Alle löschen.
Wenn Sie gefragt werden, ob Sie die Datensätze löschen möchten, bestätigen Sie dies mit Ja.
Wenn Sie gefragt werden, ob Sie die Datensätze wirklich aus der Datenbank löschen möchten, bestätigen Sie dies mit Ja.
Note
Sie können Firmen und Personen wiederherstellen, die von Ihnen oder einem anderen Benutzer versehentlich gelöscht wurden. Gelöschte Firmen und Personen bleiben standardmäßig 14 Tage lang im Papierkorb erhalten. Danach werden sie endgültig gelöscht.
Was ist, wenn Sie versehentlich Personen löschen?
Das Löschen von Personen kann manchmal schwierig sein. Wenn eine Person oder eine Firma versehentlich gelöscht wird, können Sie dies mithilfe des Papierkorbs rückgängig machen.
Auch wenn eine gelöschte Person oder eine gelöschte Firma sofort für alle Benutzer verborgen wird, sind sie dennoch bis zu 14 Tage im Papierkorb verfügbar, von wo aus Sie eine Firma oder eine Person wiederherstellen können, die versehentlich gelöscht wurde.
Der Papierkorb befindet sich in Ihrem Menü persönlichen Menü Einstellungen. Sie können alle gelöschten Personen, aber auch alle Personen sehen, die von anderen Benutzern gelöscht wurden.
