Overzicht
Uw CRM-implementatie voorbereiden
Voordat u begint met het importeren van gegevens en het configureren van het systeem, raden we u aan te evalueren wat u wilt wijzigen in de gebruikersinterface. Het CRM-systeem moet uw bedrijfsprocessen ondersteunen en uw gebruikers ondersteunen, evenals de rapportage in uw bedrijf verbeteren.
Het voorbereiden van de implementatie van het CRM-systeem houdt in de eerste plaats in dat u nadenkt over uw plannen en doelen voor uw CRM-initiatief en ervoor zorgt dat uw CRM-systeem die doelen ondersteunt.
Uw rol als beheerder is hierbij van groot belang, omdat het de belangrijkste rol is in het succesvol maken van een CRM-implementatie.
Wanneer u uw CRM-configuratie plant, is het belangrijk om uw wensen op het gebied van gegevenssegmentatie te definiëren. U moet ook aangeven welke gegevensvelden u in verschillende rapporten wilt bijhouden.
Note
U kunt alle informatie die u in het systeem registreert gebruiken als zoekcriteria wanneer u doelgroepen maakt voor oproeplijsten of mailings. Daarom moet u beslissen op welke criteria u uw contactpersonen wilt segmenteren.
Algemene zaken om te bewerken
Categorieën: Misschien wilt u bedrijven indelen in de belangrijkste doelgroepen. Het kan hierbij gaan om klant, prospect, leverancier, partner. (Als u ze wilt bewerken, gaat u naar Lijsten en bewerkt u de lijst Categorie).
Branche: U kunt de lijst met sectoren waarin u bedrijven registreert, bewerken. Het kan transport, IT, service, productie enzovoort zijn. (Als u sectoren wilt bewerken, gaat u naar Lijsten en bewerkt u de Branchelijst).
Interesses: Zowel op bedrijf als op contactpersoon kunt u de lijst voor interesses bewerken. Het kunnen verschillende soorten accounts voor het bedrijf en type rollen voor de contactpersonen zijn.
Type abonnement: Alle contactpersonen in uw SuperOffice CRM kunnen hun eigen type abonnementen behouden. Deze typen worden veel gebruikt bij het maken van selecties en het verzenden van mailings.
Als u belangrijke overwegingen voor de configuratie wilt bekijken, download dan uw configuratievoorbereidingsdocument. Na het beantwoorden van de vragen in het document, beschikt u over de informatie die u nodig hebt om uw systeem te configureren.
Nadat u zich hebt voorbereid op uw CRM-implementatie, is het tijd om uw CRM-gebruikers te maken en te beheren.
Uw eigen workflowhandleidingen maken
Workflowhandleidingen, zoals de verkoopgids en projectgids helpen gebruikers de controle te behouden en te werken volgens best practices.
Help uw gebruikers om controle te houden over elke stap in het proces, zorg ervoor dat alle projecten op tijd worden opgeleverd en dat alle verkoopkansen worden opgevolgd. Zonder een vooraf gedefinieerde workflowgids is het gemakkelijk om de controle te verliezen, vooral wanneer u tegelijkertijd met meerdere projecten of verkopen jongleert. U kunt de dingen die tijdens elke fase van uw project of verkoop moeten worden gedaan uit het oog verliezen en als gevolg daarvan uw deadline missen.
Elk project en elke verkoopkans heeft een status die aangeeft hoe ver u in uw proces bent. Een projectstatus kan bijvoorbeeld "Gepland", "Lopend" of "Voltooid" zijn. En een verkoop kan de fase hebben: "Lead", "Eerste gesprek", "Offerte" of "Mondeling akkoord".
Elke status in uw workflowgids bevat de nodige vervolgactiviteiten en documenten om de gebruiker door het hele proces te leiden.
U kunt een andere gids maken voor elk type project of verkoop dat u gebruikt. Uw gids is beschikbaar wanneer een nieuwe verkoop of project wordt gemaakt.
Wanneer een van de fasen in uw gids is voltooid, zal SuperOffice CRM automatisch de volgende stap vragen, zodat u uw volgende activiteit meteen kunt plannen. Zo houdt u de controle en mist u nooit meer een mijlpaal.
In de sectie Workflow kunt u uw eigen workflows voor uw project- en verkoophandleidingen ontwerpen en implementeren.
Wanneer u uw eigen gids maakt, kunt u de statussen bepalen, evenals de activiteiten en documenten die u per status wilt gebruiken.
De beste manier om uw eigen project- of verkoopgidsen te definiëren, is door uw best practice-statussen met uw collega's te bespreken en af te stemmen. Verschillende verkopen en projecten hebben misschien een andere aanpak en misschien een andere gids nodig. Vergeet niet dat u meerdere handleidingen kunt maken voor zowel verkoop als projecten.
Mobile CRM
Note
Als u de taal in Mobile CRM wilt wijzigen, klikt u op de knop Taak in de linkerbenedenhoek. Selecteer Instellingen, klik op Taal en selecteer uit de opties.
Krijg uw gebruikers aan boord - tips en best practices
Een CRM-systeem is alleen succesvol als het wordt gebruikt door de mensen voor wie het bedoeld is. Om u te helpen de veranderingen binnen uw organisatie te beheren die een introductie van een CRM-systeem met zich meebrengt en de acceptatiegraad van CRM-gebruikers te maximaliseren, hebben we een paar tips verzameld die u helpen gebruikers aan boord te krijgen.
Stel een CRM-ambassadeur aan
Begin met het aanstellen van een persoon in uw organisatie die een ambassadeur voor CRM zou zijn. Deze persoon, ook wel beheerder (supergebruiker) genoemd, kan verantwoordelijk zijn voor het maken van routines en richtlijnen, het waarborgen van de gegevenskwaliteit en het opvolgen van gebruikers als ze vragen hebben of iets verkeerd doen.
Indien nodig kan deze persoon bijvoorbeeld workshops organiseren die best practices introduceren en de resultaten documenteren. Deze persoon moet een expert zijn in het systeem en een bepaalde autoriteit hebben in het bedrijf om het CRM-initiatief te kunnen uitvoeren.
Betrek gebruikers vanaf het begin
Het zit in de menselijke natuur om weerstand te bieden tegen verandering. De redenen voor weerstand tegen verandering kunnen angst voor het onbekende zijn, om meer werk te moeten doen en ongewenste veranderingen in dagelijkse taken en routines.
U kunt al deze onzekerheid wegnemen door de eindgebruikers vanaf het begin te betrekken, door duidelijk te laten zien hoe het nieuwe systeem hen ten goede zal komen, door feedback van gebruikers te vragen. Zorg ervoor dat u naar de feedback luistert en waar nodig suggesties opneemt.
Zorg ervoor dat het systeem gemakkelijk te gebruiken is
SuperOffice CRM moet het leven van uw gebruikers gemakkelijker maken, niet moeilijker. Pas de oplossing daarom aan de manier waarop uw gebruikers werken aan en niet andersom. Wanneer u de workflows implementeert die resultaten opleveren, is uw CRM-oplossing gemakkelijker te gebruiken.
Gebruikers hebben een hekel aan interfaces vol met irrelevante informatie, dus laat alleen de informatie achter die uw team vandaag nodig heeft. U kunt later meer toevoegen, indien nodig. Zorg er bovendien voor dat alle gebruikers WebTools hebben geïnstalleerd.
Maak een gebruikershandleiding
Een CRM-gebruikershandleiding schetst wat voor soort informatie en hoe de gebruikers moeten vastleggen in het CRM-systeem, evenals wie verantwoordelijk is voor wat. Dit versterkt ook de acties en gedragingen die u wilt dat uw eindgebruikers aannemen om bedrijfsdoelen te bereiken.
Zorg ervoor dat u deze gebruikershandleiding voortdurend bijwerkt om wijzigingen weer te geven, hetzij in de CRM (mogelijk als gevolg van upgrades) of de nieuwe routines die u hebt gekozen. Meer informatie over het maken van een CRM-gebruikershandleiding.
Train uw medewerkers
Maak voldoende tijd vrij voor het trainen van uw medewerkers. U kunt ook contact opnemen met onze ervaren consultants die u zullen helpen uw gebruikers te trainen. Neem gerust contact met ons op voor meer informatie.
Gebruikers belonen
Bekijk hoe uw werknemers het CRM-systeem hebben gebruikt en denk na over het belonen van degenen die het goed en vaak gebruiken. Het beloningssysteem is een geweldige manier om alle gebruikers in dezelfde richting te laten bewegen.
U kunt bijvoorbeeld kijken naar hoeveel uitgaande oproepen een gebruiker in het systeem heeft geregistreerd, hoeveel leads ze hebben omgezet in een verkoop en hoe nauwkeurig hun gegevensinvoer is. Dan kunt u de beste gebruiker belonen en anderen laten weten wat ze hebben gedaan om deze beloning te bereiken.
Samenvatting
Heel goed dat u een CRM-systeem hebt aangeschaft en geïmplementeerd. U zult veel voordelen van de oplossing krijgen. Het enige wat u nu hoeft te doen, is ervoor zorgen dat uw gebruikers het gebruiken op de manier waarop het bedoeld is om te worden gebruikt en op een manier die uw bedrijfsprocessen ondersteunt.
Begin met zelf een goed voorbeeld te zijn, gebruik SuperOffice CRM elke dag en pas het toe aan uw dagelijkse routine. Door de zes best practices hierboven te volgen, zijn we er zeker van dat u ver zult komen. Succes!
Installeer WebTools voor uw gebruikers
WebTools moet voor alle gebruikers worden geïnstalleerd om de integratie tussen SuperOffice en MS Office Outlook en documenten te garanderen. Elke gebruiker ontvangt een e-mail met instructies wanneer ze beginnen met SuperOffice, maar als beheerder is het belangrijk om ervoor te zorgen dat het klaar is.
Een geweldige manier om relevante e-mailcommunicatie met klanten bij te houden, is door deze op te slaan in SuperOffice. Op die manier kan iedereen zien of iemand de laatste tijd contact heeft gehad met een bepaalde klant, en waar deze communicatie over ging.
Door WebTools te installeren, krijgt u uw e-mail en documenten geïntegreerd met SuperOffice. U kunt elke inkomende of uitgaande e-mail met één klik opslaan. De gebruikers hebben beheerdersrechten nodig om WebTools te installeren, dus help hen het correct te installeren.