Importeren uit Excel

Audience:
settings
•
Version: 10.5
• 7 minutes to read
 • 7 minutes to read

U kunt uw klantgegevens in één keer importeren met Excel, Outlook, Gmail of uw ERP Synchronizer in SuperOffice CRM.

De Excel-spreadsheet kan bijvoorbeeld het volgende bevatten:

  • Een lijst met leads/prospects die u wilt importeren in SuperOffice.

    Tip

    Voeg een kolom toe met bijvoorbeeld de tekst "Prospect" voor alle personen, waardoor u hen makkelijk kunt koppelen aan de juiste categorie in SuperOffice CRM.

  • Een lijst met bedrijven/contactpersonen met "opgeschoonde" gegevens (geëxporteerd en gecontroleerd op kwaliteit, en wordt opnieuw geïmporteerd).

  • Bedrijven en contacten van andere applicaties en indelingen, zoals financiële systemen, andere CRM-clients, e-mail-clients (anders dan Gmail en Outlook) en Windows-installaties van SuperOffice CRM.

Voordat u begint

Caution

We recommend that you contact SuperOffice Support to back up the SuperOffice database before you import large amounts of data.

Voordat u begint met importeren, bereidt u het Excel-bestand voor. Controlelijst:

  • De Excel-spreadsheet moet minimaal kolommen bevatten met bedrijfsnamen en namen van personen (voornaam en achternaam).

  • Controleer of de gegevens up-to-date zijn. Zijn bijvoorbeeld de postadressen en telefoonnummers correct?

Bedrijven/personen importeren vanuit een Excel-bestand

Bekijk deze video of volg de onderstaande stappen om te leren hoe u uw contactpersonen importeert in SuperOffice CRM met behulp van onze importsjabloon (videolengte - 4:02):

Stappen

  1. Open the Import screen by clicking Import in the Navigator.

  2. Zorg ervoor dat Personen is geselecteerd onder Een importbron selecteren en klik vervolgens op het Excel-pictogram.

  3. Klik in het dialoogvenster Bestand uploaden op Bestand uploaden om de Excel-spreadsheet te selecteren die u wilt importeren.

  4. Blader naar de gewenste Excel-spreadsheet en klik op Openen. De gegevens van de spreadsheet worden in de tabel weergegeven.

Note

In deze fase zijn bedrijven/personen uit Excel nog niet geïmporteerd in de SuperOffice-database. SuperOffice uploadt alleen de bedrijven-/personenlijst van de spreadsheet, zodat u de importinstellingen kunt opgeven.

Stel de import bij

Aangezien de Excel-spreadsheet alles kan bevatten van slechts enkele tot een grote hoeveelheid kolommen, is het belangrijk dat de kolommen met de gegevens die u wilt importeren aan het juiste SuperOffice-veld zijn gekoppeld.

Note

Als de Excel-spreadsheet bovenaan een rij met koppen had, wordt deze ook weergegeven in de lijst. U kunt deze weghalen wanneer u de gegevens bekijkt in de volgende stap.

  1. Zoek de kolom met de namen van bedrijven, klik op de kolomtitel (Geen selectie) en selecteer Bedrijf: Naam.

  2. Zoek de kolom met de voor- en achternamen, klik op de kolomtitel (Geen selectie) en selecteer Persoon: Voornaam en Persoon: Achternaam. Als er één kolom is met zowel voor- als achternamen, selecteer dan Persoon: Volledige naam.

  3. Selecteer de SuperOffice-velden voor de resterende kolommen in de tabel. Sla de kolommen over die u niet wilt importeren.

  4. Click Configure import settings and adjust the import settings.

  5. In the Consent comment field, enter a comment about why you are registering these contacts in SuperOffice (purpose) and how/where you obtained their consent

  1. Click Next. The Preview import window will appear.

  2. In Preview import you can browse through the import data before the import begins.

    Icon Description
    Icon - company new The company does not exist and will be added.
    Icon - company changed The company already exists and will be updated.
    Icon - person new The contact does not exist and will be added.
    Icon - person changed The contact already exists and will be updated.
    empty No updating.

  1. Verwijder de vinkjes voor de rijen die u NIET wilt importeren. Als de Excel-spreadsheet een rij met een kolomkop bevat, kunt u deze hier verwijderen.

  2. Als u hebt gecontroleerd of dit echt de gegevens zijn die u wilt importeren, klikt u op Importeren.

Troubleshooting

Many contacts are shown without an icon. Does this mean they will not be imported?

Rows without icons are not imported. If you see that many contacts are not being imported, this may be because they are not linked to a company. In that case, you can do one of the following:

  • If the contact is actually linked to a company, you return to the import source (Gmail, Outlook or Excel) and specify a company for the contact. Then start the import afresh.

  • If the contact is not linked to a company, but should be registered under their own name in SuperOffice, set up the person as a company:

    1. Click Previous and Configure import settings.
    2. Click the If no company name list under Contact.
    3. Select Create company using contact name.
    4. Click Save.
    5. Click Next, and check that the New company icon icon is displayed next to the contact. The person is registered as a company in SuperOffice CRM with themselves as the only contact.

Ik kom niet verder!

U moet alle verplichte SuperOffice-velden aan de bijbehorende kolommen koppelen om door te gaan. De verplichte velden worden boven de tabel weergegeven. Als u hebt gespecificeerd dat personen zonder bedrijven moeten worden toegevoegd als nieuwe bedrijven, is alleen het SuperOffice-veld Bedrijf: Naam verplicht.

Het importeren voltooien

When the import finishes, two lists are displayed:

  • New companies and contacts that were imported.
  • Existing companies and contacts that were changed as a result of the import.

Above each list is a link to the selection with the new/changed companies/contacts.

Tip

If you have imported new companies/contacts and there are problems with the imported data, you can open this selection in SuperOffice CRM and delete the new companies/contacts.

Gerelateerde inhoud