Importinstellingen configureren

Audience:
settings
• 10 minutes to read
 • 10 minutes to read

Het aanpassen van de importinstellingen bespaart u tijd en maakt het gemakkelijker om uw gegevens correct te importeren.

Caution

We raden u aan contact op te nemen met SuperOffice Support voor het maken van een back-up van de SuperOffice-database voordat u grote hoeveelheden informatie importeert.

In het dialoogscherm Importinstellingen kunt u het importeren dusdanig aanpassen dat exact wordt opgenomen wat u wilt. Om te garanderen dat de kwaliteit van de geïmporteerde gegevens optimaal is, is het van belang de juiste importinstellingen op te geven.

Dit geldt bijvoorbeeld in de volgende gevallen:

  • Duplicaten: Selecteer de gewenste methode voor het beheren van informatie die zowel in het importbestand als in de database voorkomt.
  • Personen die niet aan bedrijven zijn gekoppeld.
  • Rechtsgrondslag en toestemmingsbron voor personen.
  • Lijsten: Selecteer de gewenste methode voor het beheren van lijstelementen in de import. Bijvoorbeeld nieuwe categorieën, bedrijfstypen en telefoonnummers, nieuwe productcategorieën, productfamilies en producttypen.

Waar u rekening mee moet houden voordat u uw persoons- of productgegevens importeert

  • U kunt definiëren wat het systeem moet doen als u personen importeert die al bestaan in SuperOffice CRM. Het systeem kan het bijwerken overschrijven of overslaan - het is uw keuze.

  • U kunt ervoor kiezen om het systeem automatisch nieuwe categorieën te laten maken, als u een categorie gebruikt die niet bestaat in SuperOffice CRM in uw importbestand.

Gebruikelijke scenario's

  • Ik wil informatie importeren die nog niet aanwezig is in SuperOffice, maar ik wil niet de bestaande informatie overschrijven. Selecteer de optie Samenvoegen - lege velden bijwerken. Alleen lege velden in SuperOffice worden dan bijgewerkt met geïmporteerde informatie.

  • De kwaliteit van de data die ik wil importeren is gewaarborgd, en ik wil de SuperOffice-database bijwerken. Selecteer de optie Vervangen - bestaande overschrijven. De gegevens van de import zullen bestaande velden in SuperOffice overschrijven.

  • Ik wil alleen nieuwe bedrijven en personen in SuperOffice importeren. Selecteer de optie Record overslaan - niet importeren. Bedrijven en personen die al bestaan in SuperOffice worden niet bijgewerkt.

  • Ik wil alleen nieuwe producten in de geselecteerde prijslijst importeren. Selecteer de optie Record overslaan - niet importeren. Reeds aanwezige producten in de geselecteerde prijslijst worden overgeslagen.

  • Ik wil alle bedrijven en personen in SuperOffice importeren, en eventuele duplicaten zelf beheren. Selecteer de optie Altijd toevoegen.

  • Ik wil alle producten in de geselecteerde prijslijst importeren, en eventuele duplicaten zelf beheren. Selecteer de optie Altijd toevoegen.

Voorbeeld

Bestaande gegevens:

Bedrijf Adres BTW-nr. Code
Excel/Outlook/Gmail importeren ACME Inc Broadway 123 11223344 -
SuperOffice ACME Inc. Main street 456 - ACME1

Actie:

Actie Bedrijf Adres BTW-nr. Code
Samenvoegen ACME Inc. Broadway 123 11223344 ACME1
Vervangen ACME Inc. Main street 456 11223344 -
Record overslaan ACME Inc. Broadway 123 - ACME1

Duplicaten beheren (bedrijf/persoon)

Er is sprake van een duplicaat als dezelfde record zowel in het importbestand als in de database voorkomt. In de importinstellingen moet u altijd regels opgeven voor het beheren van duplicaten.

Onder Bedrijf en Persoon en Persoon in het dialoogvenster Importinstellingen geeft u aan hoe duplicaten moeten worden beheerd.

  1. Klik op de keuzelijst Duplicaat en selecteer de velden die gebruikt moeten worden om duplicaten van bedrijven en personen te identificeren.

    Note

    Om het gevaar van het overschrijven van gegevens te vermijden moet u de optie kiezen die uniek is voor ieder bedrijf, iedere persoon en ieder product.

    De geselecteerde data voor duplicaatcontrole MOETEN aanwezig zijn in het importbestand. Als u naam+code selecteert, moet uw importbestand tenminste deze kolommen bevatten.

  2. Klik op de keuzelijst Actie en kies hoe de resultaten van duplicaten moeten worden beheerd:

    • Altijd toevoegen:

      • Nieuwe bedrijven, personen en producten worden altijd toegevoegd, zelfs als er duplicaten zijn.
      • Nieuwe producten worden altijd toegevoegd, ook als er duplicaten zijn.

    • Samenvoegen, lege velden bijwerken:

      • Als bestaande bedrijven en personen lege velden hebben in SuperOffice, worden deze lege velden gevuld met gegevens van de importbron. Bestaande gegevens in SuperOffice-velden worden niet overschreven.

      • Als bestaande producten in de geselecteerde prijslijst lege velden hebben worden deze lege velden gevuld met gegevens van de importbron. Bestaande gegevens in de geselecteerde prijslijst worden niet overgeschreven.

    • Vervangen - bestaande overschrijven:

      • Importgegevens zullen bestaande gegevens in SuperOffice-velden overschrijven.
      • De geïmporteerde gegevens zullen de bestaande velden in de geselecteerde prijslijst overschrijven.

    • Overslaan, niet importeren:

      • Als bedrijven en personen al bestaan in SuperOffice, worden ze niet geïmporteerd.
      • Reeds aanwezige producten in de geselecteerde prijslijst worden niet geïmporteerd.

Opties voor duplicaten

Bedrijf:

  • Naam: De bedrijfsnaam moet identiek zijn.
  • Naam+afdeling: De bedrijfsnaam en het departement moeten identiek zijn.
  • Nummer: Het bedrijfsnummer moet identiek zijn.
  • Code: De bedrijfscode moet identiek zijn.
  • BTW-nummer: Het BTW-nummer van het bedrijf moet identiek zijn.
  • ID: De bedrijfs-ID moet identiek zijn.

Contactpersoon:

  • Naam: De volledige naam van de persoon (voornaam+achternaam) moet identiek zijn.
  • E-mailadres: Het e-mailadres van de persoon moet identiek zijn.
  • Mobiel nummer: Het nummer van de mobiele telefoon van de persoon moet identiek zijn.
  • Nummer: Het contactnummer moet identiek zijn.
  • Geen - persoon niet importeren: Selecteer deze optie als u geen personen wenst te importeren.
  • ID: De persoon-ID moet identiek zijn.

Product:

  • Naam: De productnaam moet identiek zijn.
  • Code: De productcode moet identiek zijn.
  • Naam + Code: Zowel de productnaam als de productcode moeten identiek zijn.

Personen beheren die niet aan een bedrijf zijn gekoppeld

Als personen in de importbron niet worden vermeld met een bedrijf, hebt u drie opties in de keuzelijst Indien geen bedrijfsnaam:

  • Bedrijf maken met naam persoon: Er wordt een bedrijf gemaakt met de naam van de persoon, met hem-/haarzelf als de enige persoon.

  • Overslaan - geen bedrijf of persoon aanmaken: De persoon wordt niet geïmporteerd.

  • Personen zonder bedrijf importeren: De persoon wordt geïmporteerd zonder koppeling naar een bedrijf. Deze optie is alleen mogelijk als de algemene voorkeur Verplicht bedrijf bij persoon is ingesteld op Nee.

Privacy-opties voor geïmporteerde personen

Wanneer u personen importeert, moet u ook de rechtsgrondslag en de toestemmingsbron instellen voor het doel Verkopen en service:

  • Rechtsgrondslag: Selecteer een rechtsgrondslag uit de lijst of selecteer Gebruik standaard om de standaardwaarde te gebruiken die is gedefinieerd op het scherm Privacy.

  • Toestemmingsbron: Deze waarde is standaard ingesteld op Importeren, maar u kunt een andere waarde selecteren in de lijst.

Lijstwaarden beheren die niet bestaan in SuperOffice

De importbron kan bijvoorbeeld branches bevatten die niet bestaan in SuperOffice. Vervolgens moet u kiezen hoe nieuwe categorieën, branches, posities, aangepaste lijstwaarden en interesses beheerd moeten worden. In de keuzelijsten onder Lijsten vindt u de volgende opties:

  • Nieuw item aan lijst toevoegen: Nieuwe waarden worden toegevoegd aan SuperOffice.

  • Negeren, standaardwaarde gebruiken: Nieuwe waarden worden niet geïmporteerd, en de standaardwaarden voor categorie of branche worden gebruikt. U specificeert de standaardwaarde onder Voorkeuren > Standaardwaarden.

    Note

    Positie heeft geen standaardwaarde.

  • Negeren, instellen op leeg: Er worden geen nieuwe waarden geïmporteerd in SuperOffice.

Nieuwe telefoonnummers, koppelingen en e-mailadressen beheren

De importbron kan bijvoorbeeld telefoonnummers, koppelingen en e-mailadressen bevatten die niet zijn geregistreerd in SuperOffice. Aangezien het mogelijk is diverse telefoonnummers, koppelingen en e-mailadressen te registreren voor één bedrijf/persoon, moet u opgeven hoe nieuwe waarden moeten worden beheerd. In de lijsten Telefoonnummer en URL's + e-mail onder Lijsten, heeft u de volgende opties:

  • Nieuw item toevoegen, bestaand item behouden: Nieuwe waarden worden toegevoegd aan SuperOffice en bestaande waarden worden behouden.
  • Vervangen - bestaande overschrijven: Bestaande waarden in SuperOffice worden overgeschreven door de bestaande waarden. Bijvoorbeeld: Dit kan relevant zijn als u weet dat de import de juiste e-mailadressen voor uw personen bevat. Wanneer de e-mailadressen die in SuperOffice zijn geregistreerd, verouder zijn, kunt u ze overschrijven om het systeem op te schonen.
  • Negeren, bestaand item behouden: Er worden geen nieuwe waarden geïmporteerd in SuperOffice.

Beheer van productcategorieën, productfamilies en producttypes die niet aanwezig zijn in SuperOffice

De importbron kan bijvoorbeeld productcategorieën bevatten die niet bestaan in SuperOffice. Nu moet u kiezen hoe nieuwe productcategorieën, productfamilies en producttypes beheerd worden. In de keuzelijsten Nieuwe waarden voor... heeft u de volgende opties:

  • Nieuw item aan lijst toevoegen: Nieuwe waarden worden toegevoegd aan SuperOffice.
  • Negeren, instellen op leeg: Er worden geen nieuwe waarden toegevoegd aan SuperOffice.