Importeren uit Excel
U kunt uw klantgegevens in één keer importeren met Excel, Outlook, Gmail of uw ERP Synchronizer in SuperOffice CRM.
De Excel-spreadsheet kan bijvoorbeeld het volgende bevatten:
Een lijst met leads/prospects die u wilt importeren in SuperOffice.
Tip
Voeg een kolom toe met bijvoorbeeld de tekst "Prospect" voor alle personen, waardoor u hen makkelijk kunt koppelen aan de juiste categorie in SuperOffice CRM.
Een lijst met bedrijven/contactpersonen met "opgeschoonde" gegevens (geëxporteerd en gecontroleerd op kwaliteit, en wordt opnieuw geïmporteerd).
Bedrijven en contacten van andere applicaties en indelingen, zoals financiële systemen, andere CRM-clients, e-mail-clients (anders dan Gmail en Outlook) en Windows-installaties van SuperOffice CRM.
Voordat u begint
Caution
We raden u aan contact op te nemen met SuperOffice Support voor het maken van een back-up van de SuperOffice-database voordat u grote hoeveelheden informatie importeert.
Voordat u begint met importeren, bereidt u het Excel-bestand voor. Controlelijst:
De Excel-spreadsheet moet minimaal kolommen bevatten met bedrijfsnamen en namen van personen (voornaam en achternaam).
Controleer of de gegevens up-to-date zijn. Zijn bijvoorbeeld de postadressen en telefoonnummers correct?
Bedrijven/personen importeren vanuit een Excel-bestand
Bekijk deze video of volg de onderstaande stappen om te leren hoe u uw contactpersonen importeert in SuperOffice CRM met behulp van onze importsjabloon (videolengte - 4:02):
Stappen
-
Open het scherm Import door te klikken op de knop Import () in de navigator.
Zorg ervoor dat Personen is geselecteerd onder Een importbron selecteren en klik vervolgens op het Excel-
.Klik in het dialoogvenster Bestand uploaden op Bestand uploaden om de Excel-spreadsheet te selecteren die u wilt importeren.
Blader naar de gewenste Excel-spreadsheet en klik op Openen. De gegevens van de spreadsheet worden in de tabel weergegeven.
Note
In deze fase zijn bedrijven/personen uit Excel nog niet geïmporteerd in de SuperOffice-database. SuperOffice uploadt alleen de bedrijven-/personenlijst van de spreadsheet, zodat u de importinstellingen kunt opgeven.
Stel de import bij
Aangezien de Excel-spreadsheet alles kan bevatten van slechts enkele tot een grote hoeveelheid kolommen, is het belangrijk dat de kolommen met de gegevens die u wilt importeren aan het juiste SuperOffice-veld zijn gekoppeld.
Note
Als de Excel-spreadsheet bovenaan een rij met koppen had, wordt deze ook weergegeven in de lijst. U kunt deze weghalen wanneer u de gegevens bekijkt in de volgende stap.
Zoek de kolom met de namen van bedrijven, klik op de kolomtitel (Geen selectie) en selecteer Bedrijf: Naam.
Zoek de kolom met de voor- en achternamen, klik op de kolomtitel (Geen selectie) en selecteer Persoon: Voornaam en Persoon: Achternaam. Als er één kolom is met zowel voor- als achternamen, selecteer dan Persoon: Volledige naam.
Selecteer de SuperOffice-velden voor de resterende kolommen in de tabel. Sla de kolommen over die u niet wilt importeren.
-
Klik op Importinstellingen configureren en pas de importinstellingen aan.
-
Voer in het veld Toestemmingscommentaar een commentaar in voor de reden waarom u deze personen in SuperOffice (doel) registreert en hoe/waar u de toestemming hiertoe hebt verkregen
Klik op Volgende. Het venster Voorbeeld van import wordt weergegeven.
In het venster Voorbeeld van import kunt u bladeren door de importgegevens voordat de import begint.
Pictogram Beschrijving 
Het bedrijf bestaat niet en zal worden toegevoegd. 
Het bedrijf bestaat al en zal worden bijgewerkt. 
De persoon bestaat niet en zal worden toegevoegd. 
De persoon bestaat al en zal worden bijgewerkt. legen Niet bijwerken.
Verwijder de vinkjes voor de rijen die u NIET wilt importeren. Als de Excel-spreadsheet een rij met een kolomkop bevat, kunt u deze hier verwijderen.
Als u hebt gecontroleerd of dit echt de gegevens zijn die u wilt importeren, klikt u op Importeren.
Troubleshooting
Veel personen worden weergegeven zonder pictogram. Betekent dit dat ze niet worden geïmporteerd?
Rijen zonder pictogrammen worden niet geïmporteerd. Als u constateert dat veel personen niet worden geïmporteerd, kan dit komen omdat ze niet zijn gekoppeld aan een bedrijf. In dat geval kunt u het volgende doen:
Als de persoon echt is gekoppeld aan een bedrijf, moet u teruggaan naar de importbron (Gmail, Outlook of Excel) en een bedrijf specificeren voor de persoon. Daarna moet u opnieuw importeren.
Als de persoon niet is gekoppeld aan een bedrijf, maar onder zijn/haar eigen naam in SuperOffice moet worden geregistreerd, moet u de persoon instellen als een bedrijf:
- Klik op Vorige en Importinstellingen configureren.
- Klik op de lijst Indien geen bedrijfsnaam onder Persoon.
- Selecteer Bedrijf maken met persoonsnaam.
- Klik op Opslaan.
- Klik op Volgende en controleer of het Pictogram nieuw bedrijf pictogram wordt weergegeven naast de persoon. De persoon wordt geregistreerd als een bedrijf in SuperOffice CRM met zichzelf als enige persoon.
Ik kom niet verder!
U moet alle verplichte SuperOffice-velden aan de bijbehorende kolommen koppelen om door te gaan. De verplichte velden worden boven de tabel weergegeven. Als u hebt gespecificeerd dat personen zonder bedrijven moeten worden toegevoegd als nieuwe bedrijven, is alleen het SuperOffice-veld Bedrijf: Naam verplicht.
Het importeren voltooien
Als de import gereed is, worden er twee lijsten weergegeven:
- Nieuwe bedrijven en contactpersonen die werden geïmporteerd.
- Bestaande bedrijven en contactpersonen die zijn gewijzigd als gevolg van de import.
Boven elke lijst is een koppeling naar de selectie met de nieuwe/gewijzigde bedrijven/personen.
Tip
Als u nieuwe bedrijven/personen hebt geïmporteerd en er doen zich problemen voor met de geïmporteerde gegevens, open dan deze selectie in SuperOffice CRM en verwijder de nieuwe bedrijven/personen.