Importeren uit Outlook

Some tooltip text!

• 4 minutes to read

 • 4 minutes to read

Caution

We raden u aan contact op te nemen met SuperOffice Support voor het maken van een back-up van de SuperOffice-database voordat u grote hoeveelheden informatie importeert.

A. Bedrijven/personen importeren vanuit Outlook

1. Open het scherm Import door te klikken op de knop Import in de Navigator.

2. Klik op het Outlook- onder Een importbron selecteren. Outlook wordt geopend en een dialoogvenster wordt weergegeven terwijl het exporteren vanuit Outlook bezig is.

   Note

   De bedrijven/personen uit Outlook zullen nog niet in de SuperOffice-database geïmporteerd worden. SuperOffice uploadt alleen de bedrijven-/personenlijst van Outlook, zodat u de importinstellingen kunt opgeven.

   Wanneer het importeren vanuit Outlook is voltooid, zullen de bedrijven/personen getoond worden in het scherm Importeren.

Wordt er een foutbericht weergegeven?

U dient SuperOffice Web Tools te installeren en configureren om bedrijven te importeren vanuit Outlook. In SuperOffice CRM gaat u naar Bestand > Downloaden > SuperOffice Web Tools. Neem contact op met gebruikersondersteuning als u problemen ondervindt.

B. Stel de import bij

Standaard worden alle kolommen met bedrijven/personen vanuit de desbetreffende e-mailtoepassing (Outlook of Gmail) gekoppeld aan een SuperOffice-veld, maar als u wilt:

• klik op een kolomkop en bewerkt u het SuperOffice-veld waarin de gegevens in de kolom moeten worden geïmporteerd.
• klik op een kolomkop en selecteer (Geen geselecteerd) als u geen gegevens wilt importeren in de kolom.

1. Klik op Importinstellingen configureren en pas de importinstellingen aan.

2. Voer in het veld Toestemmingscommentaar een commentaar in voor de reden waarom u deze personen in SuperOffice (doel) registreert en hoe/waar u de toestemming hiertoe hebt verkregen

1. Klik op Volgende. Het venster Voorbeeld van import wordt weergegeven.

2. In het venster Voorbeeld van import kunt u bladeren door de importgegevens voordat de import begint.

   Pictogram	Beschrijving
   	Het bedrijf bestaat niet en zal worden toegevoegd.
   	Het bedrijf bestaat al en zal worden bijgewerkt.
   	De persoon bestaat niet en zal worden toegevoegd.
   	De persoon bestaat al en zal worden bijgewerkt.
   legen	Niet bijwerken.

Troubleshooting

Veel personen worden weergegeven zonder pictogram. Betekent dit dat ze niet worden geïmporteerd?

Rijen zonder pictogrammen worden niet geïmporteerd. Als u constateert dat veel personen niet worden geïmporteerd, kan dit komen omdat ze niet zijn gekoppeld aan een bedrijf. In dat geval kunt u het volgende doen:

• Als de persoon echt is gekoppeld aan een bedrijf, moet u teruggaan naar de importbron (Gmail, Outlook of Excel) en een bedrijf specificeren voor de persoon. Daarna moet u opnieuw importeren.

• Als de persoon niet is gekoppeld aan een bedrijf, maar onder zijn/haar eigen naam in SuperOffice moet worden geregistreerd, moet u de persoon instellen als een bedrijf:

  1. Klik op Vorige en Importinstellingen configureren.
  2. Klik op de lijst Indien geen bedrijfsnaam onder Persoon.
  3. Selecteer Bedrijf maken met persoonsnaam.
  4. Klik op Opslaan.
  5. Klik op Volgende en controleer of het Pictogram nieuw bedrijf pictogram wordt weergegeven naast de persoon. De persoon wordt geregistreerd als een bedrijf in SuperOffice CRM met zichzelf als enige persoon.

C. Het importeren voltooien

Als de import gereed is, worden er twee lijsten weergegeven:

• Nieuwe bedrijven en contactpersonen die werden geïmporteerd.
• Bestaande bedrijven en contactpersonen die zijn gewijzigd als gevolg van de import.

Boven elke lijst is een koppeling naar de selectie met de nieuwe/gewijzigde bedrijven/personen.

Tip

Als u nieuwe bedrijven/personen hebt geïmporteerd en er doen zich problemen voor met de geïmporteerde gegevens, open dan deze selectie in SuperOffice CRM en verwijder de nieuwe bedrijven/personen.