Een e-mailsjabloon toevoegen
E-mailsjablonen kunnen worden gebruikt om nieuwe e-mails te maken in het Postvak IN van SuperOffice en voor het verzenden van offertes, opdrachtbevestigingen en privacybevestigingen.
Sjablonen worden weergegeven als items in de lijst E-mail - Sjabloon en u kunt nieuwe sjablonen toevoegen aan SuperOffice CRM door deze als een item in te voeren in de lijst.
De velden in het dialoogvenster Item in lijst bewerken invullen wanneer de items e-mailsjablonen zijn:
Typ de gewenste naam voor het item in het veld Sjabloonnaam.
Selecteer in het veld Sjabloontype het type sjabloon dat u maakt. Selecteer Normaal als u wilt dat de sjabloon beschikbaar is in Postvak IN. U kunt de sjabloon ook beschikbaar stellen als een offertesjabloon, een opdrachtbevestigingsjabloon of een privacybevestigingssjabloon.
Als u wilt kunt u aangeven waar de documentsjabloon wordt opgeslagen in de lijst Sjabloon opslaan in.
U hebt nu drie opties:
- Een nieuwe e-mailsjabloon maken
- Een bestaand e-mail-sjabloonbestand kopiëren.
- Klik op de lijst Sjabloon kopiëren.
- Selecteer de gewenste sjabloon in de lijst.
- Een nieuwe e-mailsjabloon uploaden vanaf een schijf (.md/.md)
- Klik op de knop Uploaden.
- Klik op Bestand uploaden in het dialoogvenster Bestand uploaden.
- Selecteer het gewenste bestand en klik op Openen. De naam van het bestand wordt weergegeven in het dialoogvenster Item in lijst bewerken.
Klik op Opslaan in het dialoogvenster Item in lijst bewerken. Het dialoogvenster wordt bijgewerkt.
Optioneel: De sjabloonnaam bewerken, indien nodig.
Klik op Bewerken om het sjabloonbestand zelf te bewerken. Als u een nieuwe e-mailsjabloon hebt gemaakt, voegt u inhoud toe aan de sjabloon.
Geef de vereiste informatie op in de tabbladen Details en Talen.
Klik op Opslaan. De sjabloon wordt als een afzonderlijk item toegevoegd aan de lijst Items. Herhaal deze procedure voor alle sjablonen die u wilt toevoegen.
Tabblad Details
Geef de volgende informatie op op het tabblad Details:
(optioneel) Bewerk de naam van de sjabloon in het veld Naam. U kunt de sjabloonnaam ook in andere talen toevoegen door op
te klikken.Voer in het veld Onderwerp de titel van de e-mail in. U kunt het onderwerp ook in andere talen toevoegen door op
te klikken.Selecteer Handtekening gebruiken in nieuwe e-mail om uw handtekening toe te voegen aan nieuwe e-mails. Als u geen persoonlijke handtekening hebt, wordt de systeemhandtekening gebruikt.
Selecteer E-maildialoogvenster weergeven om het dialoogvenster Nieuwe e-mail weer te geven wanneer u een nieuwe e-mail maakt op basis van deze sjabloon. In dit dialoogvenster kunt u gegevens invoeren zoals bedrijf, persoon en project. Dit is noodzakelijk als de e-mailsjabloon sjabloonvariabelen bevat.
Typ zo nodig een beschrijving voor de sjabloon in het veld Beschrijving.
Geef in het veld Richting op of de sjabloon binnenkomend of uitgaand is door te klikken op de pijl (
) en een keuze te maken in de keuzelijst. Selecteer Uitgaand als u wilt dat de sjabloon beschikbaar is in Postvak IN.Klik in het veld Intentie op de pijl (
) en selecteer een van de vooraf gedefinieerde opties in de keuzelijst. Deze items worden gebruikt samen met statuscontroles (vereist een licentie voor Sales Intelligence).Tip
U kunt nieuwe opties maken en toevoegen aan de vooraf gedefinieerde opties door deze toe te voegen aan de lijst Vervolgactiviteit - Intentie in Instellingen en onderhoud.
In het veld Document opgeslagen in kunt u kiezen om het document op een andere plaats dan op de standaardplaats op te slaan.
Geef met behulp van de sjabloonvariabelen de standaardinstelling op voor het veld Onze referentie, bijvoorbeeld auteur voor de voor- en achternaam van de afzender.
Note
U kunt de sjabloon rechtstreeks bewerken vanuit het dialoogvenster Item in lijst bewerken door te klikken op de knop Bewerken. Alleen htm/html-bestanden kunnen direct in deze editor worden bewerkt. Het bestandstype wordt weergegeven in het veld Bestandsnaam in het tabblad Details. Klik op de knop Downloaden om andere bestandstypen te downloaden en deze in de relevante toepassing te bewerken.
Tabblad Talen
Hier kunt u vertaalde versies van de documentsjabloon toevoegen.
- Klik op Toev.
- Selecteer in het dialoogvenster item in lijst bewerken gewenste taal in de lijst Taal toevoegen.
- Voeg het vertaalde documentsjabloon toe zoals hierboven beschreven.
- Klik op Toevoegen. De taal is toegevoegd aan het tabblad Talen.
- Herhaal de stappen hierboven om extra talen toe te voegen.
Tip
Klik op het naast het relevante veld om vertalingen van de sjabloonnaam en het e-mailonderwerp toe te voegen.