Gebruikers toevoegen
Nadat uw SuperOffice CRM-oplossing is geconfigureerd en aangepast, is het tijd om uw gebruikers toegang te geven tot hun CRM-oplossing.
Beheerders zijn verantwoordelijk voor het verstrekken van nieuwe gebruikers met een gebruikersplan, een gebruikersnaam, een wachtwoord en de gebruikersgroep waartoe de gebruiker behoort. U kunt gebruikers toevoegen aan SuperOffice CRM in Instellingen en onderhoud.
Note
Als u informatie over gebruikers hebt opgegeven toen u SuperOffice CRM bestelde, hoeft u geen gebruikers toe te voegen. Gebruikers hebben aanmeldingsgegevens van SuperOffice per e-mail ontvangen. Controleer of gebruikers zich in het systeem bevinden in het menu Gebruikers in Instellingen en onderhoud.
Deze procedure beschrijft hoe u één gebruiker tegelijk kunt toevoegen. Zie Gebruikers importeren om meerdere gebruikers toe te voegen.
Volg de begeleide stappen of bekijk de onderstaande video om te zien hoe u een nieuwe gebruiker kunt toevoegen in SuperOffice CRM (videolengte - 1:46):
Een nieuwe SuperOffice CRM-gebruiker toevoegen
Open het scherm Gebruikers.
Selecteer het tabblad Medewerkers.
Klik op de knop Toevoegen onder de lijst.
Voer de naam en het e-mailadres van de nieuwe gebruiker in het bovenste deel van de kaart in.
Als er meer dan één bedrijf beschikbaar is als eigenaar in uw SuperOffice-installatie, kunt u dit selecteren onder het veld E-mail.
Voer de relevante informatie in de tabbladen Details en Licenties in.
Klik op Opslaan. De naam van de nieuwe gebruiker wordt nu weergegeven in de lijst.
Tip
Als actieve gebruikers een ander gebruikersplan nodig hebben, kunt u gebruikersplannen toewijzen in Instellingen en onderhoud.
Het tabblad Details
Het tabblad Details bevat de volgende opties:
Gebruikers-ID: Bewerk in het veld Gebruikers-ID de voorgestelde ID voor de gebruiker (als u de automatisch gegenereerde ID niet wilt gebruiken). U kunt geen gebruikers-ID opgeven die al bestaat in de database. Er gelden geen beperkingen op de tekens die in de gebruikers-ID kunnen worden gebruikt.
Note
De gebruikers-ID mag niet teveel tekens bevatten, aangezien deze wordt weergegeven in de ID-kolommen in SuperOffice CRM en de ruimte in deze kolommen mogelijk beperkt is.
Bijnaam: De bijnaam is de naam die zichtbaar is voor andere gebruikers van SuperOffice en wordt alleen gebruikt voor gebruikers van SuperOffice Service. U kunt de voorgestelde bijnaam voor de gebruiker bewerken (als u de automatisch gegenereerde naam niet wilt gebruiken).
Verificatie: als er meerdere verificatiemethoden beschikbaar zijn, kunt u hier een verificatiemethode selecteren.
Gebruikersnaam: voer de gebruikersnaam van SuperOffice in. Dit moet dezelfde naam zijn als in het systeem van uw identiteitsprovider (als u Office 365 of Gmail gebruikt voor verificatie). Wanneer u SuperOffice gebruikt voor authenticatie, vult u gewoon uw e-mailadres in. Zorg ervoor dat het e-mailadres geldig is, omdat dit wordt gebruikt voor accountbevestiging.
Rol: Selecteer de rol voor de gebruiker in de keuzelijst Rol. De rol bepaalt de gegevenstoegang en functionele rechten van de gebruiker. U kunt uw eigen rol niet wijzigen.
Gebruikersplan: Selecteer het relevante gebruikersplan voor de gebruiker. Dit bepaalt welke SuperOffice-functies de gebruiker kan openen.
Voormalige werknemer: Als een gebruiker geen toegang meer heeft tot SuperOffice, selecteert u deze optie om het gebruikersplan en de aanmeldingsrechten van de gebruiker te verwijderen.
Primaire groep: Selecteer een van de vooraf gedefinieerde opties voor groepslidmaatschap in de keuzelijst Primaire groep. Deze personen kunnen worden gedefinieerd in het scherm Lijsten. De gebruiker krijgt toegang tot gegevens die het eigendom zijn van andere gebruikers in dezelfde primaire groep. Toegangsrechten (bijvoorbeeld schrijf- en verwijdertoegang) tot deze gegevens worden gedefinieerd in de rol waartoe de gebruiker behoort. Zie Zichtbaarheid voor meer informatie over het delen van gegevens met uw primaire groep.
Andere groepen: Klik in het veld Andere groepen en selecteer tot welke andere groepen de gebruiker behoort. Als de lijst veel groepen bevat, begint u met het typen van een groepsnaam in het zoekveld om de lijst te filteren.
Service-categorieën: Deze categorieën worden gebruikt om gebruikers toegang te geven tot specifieke verzoekcategorieën.
Service-categorieën van gebruikersgroepen: Geeft de categorieën weer die de gebruiker ontvangt binnen een gebruikersgroep.
Voorbeeld
Joop Jansen werkt op de verkoopafdeling van een groot bedrijf. De primaire groep is ingesteld op "Verkoop", zodat Joop toegangsrechten heeft voor gegevens die zijn gemaakt door gebruikers op de verkoopafdeling. De toegangsrechten voor de primaire groep worden gedefinieerd door de rol waartoe Joop behoort. Deze rol bepaalt of Joop gegevens die door andere gebruikers op de verkoopafdeling zijn gemaakt, kan bewerken of verwijderen (zie Gegevensrechten voor een rol definiëren).
Joe heeft ook beperkte rechten voor documenten van de marketingafdeling en de ontwikkelingsafdeling nodig. Deze twee afdelingen worden toegevoegd onder Andere groepen. In de rol waar Joop toe behoort, is opgegeven dat hij alleen leestoegang tot deze gegevens heeft.
Het tabblad Licenties
In het tabblad Licenties kunt u extra licenties selecteren, naast de licenties die zijn gedefinieerd via het geselecteerde gebruikersplan.
Vertrouwelijke activiteiten: schakelt de lijst Zichtbaar voor in voor vervolgactiviteiten, documenten en verkoop, om records zichtbaar te maken voor alleen de gebruiker, de primaire groep van de gebruiker, of iedereen.
Kan aanmelden
In het onderste deel van de gebruikerskaart kunt u aanmeldrechten van de geselecteerde gebruiker activeren of deactiveren door op de knop Kan aanmelden te klikken. Deze optie wordt standaard geactiveerd wanneer u een gebruikersplan voor de gebruiker selecteert.
Gebruiker / medewerker bewerken
-
Selecteer
Gebruikers in de Navigator. - Selecteer het tabblad Medewerkers.
- Selecteer de gewenste gebruiker in de lijst met gebruikers.
- Breng de gewenste wijzigingen aan en klik op Opslaan.