Antwoorden op een chat
Binnenkomende chats worden op de volgende manieren aangekondigd:
Een pictogram met getal op het tabblad Dashboard. Het getal geeft aan hoeveel binnenkomende chats nog niet zijn beantwoord door een agent.- In de lijst Binnenkomende chat in het tabblad Dashboard. U kunt dubbelklikken op een rij om op een chat te antwoorden.
- In het tabblad Chats wordt in het veld In wachtrij aangegeven hoeveel onbeantwoorde chats zich in de wachtrij bevinden.
- Een pop-up met een waarschuwing als een chat nog niet is beantwoord binnen een vastgestelde tijd. U kunt de waarschuwing alleen zien als uw status Aanwezig is.
Uw status instellen (Aanwezig/Afwezig)
In de rechterbovenhoek op het scherm Chat kunt u uw aanwezigheid instellen:
U wordt weergegeven als aanwezige agent en zult waarschuwingen ontvangen voor onbeantwoorde chats.
U wordt niet weergegeven als aanwezige agent en zult geen waarschuwingen ontvangen voor onbeantwoorde chats. U kunt echter nog steeds antwoorden op binnenkomende chats.
Note
Als alle agents de status Afwezig hebben, zal de klant alleen het offline-formulier zien wanneer hij/zij de chat start.
Antwoorden op de volgende chat in de wachtrij
Klik op Chat in de navigator.
Zorg ervoor dat uw status in de rechterbovenhoek is ingesteld op Aanwezig.
Klik op Volgende in wachtrij ophalen om te antwoorden op de volgende chat in de wachtrij.
Note
Om te antwoorden op een specifieke chat (bijvoorbeeld van een terugkerende klant), kunt u dit doen door te dubbelklikken op de desbetreffende rij in de lijst Binnenkomende chat in het tabblad Dashboard.
Probeer de klant te vinden in SuperOffice, zodat u de relevante gegevens over de persoon kunt zien in het zijpaneel en u de vragen beter kunt beantwoorden.
Als u wilt chatten, geeft u de tekst op in het onderste deel van het scherm en drukt u op ENTER of klikt u op Verzenden.
Als u emojis/stickers wilt gebruiken, klikt u op
naast het tekstveld.Als u de klant niet kunt helpen met zijn vraag, voert u een van de volgende handelingen uit:
- De chat overbrengen naar een andere agent.
- Een verzoek maken van de chat.
De klant aanvullende informatie sturen:
Wanneer het gesprek is afgesloten, kunt u op
klikken en Chat beëindigen selecteren (tenzij de klant als eerste het chatvenster sluit). De chat is verplaatst naar Recente chatsessies. U kunt ook een record van de chat zoeken in het sectietabblad Activiteiten in SuperOffice CRM.
Note
Als het post-chatformulier voor dit chatkanaal actief is, kan de klant teruggaan naar de chat. De chat wordt opnieuw geactiveerd.
Wees efficiënt met chatantwoorden
Om ervoor te zorgen dat u snelle en professionele antwoorden biedt op de chatvragen van uw klanten, biedt SuperOffice Chat een aantal opties om uw chatantwoorden te versnellen en te verbeteren.
Bespaar tijd door vooraf gedefinieerde teksten te gebruiken bij het beantwoorden van vragen van klanten via chat. U kunt een snel antwoord op een veelgestelde vraag maken en verzenden. In andere situaties, waarin snelle antwoorden niet voldoende zijn, kunt u veelgestelde vragen, aangepaste antwoordsjablonen, of bestanden opnemen.
