Antwoorden op een chat

Audience:
person
•
Version: 10.5
• 5 minutes to read
 • 5 minutes to read

Binnenkomende chats worden op de volgende manieren aangegeven:

  • Een pictogram met getal op het tabblad Dashboard toont hoeveel binnenkomende chats nog niet zijn beantwoord door een agent.
  • In de lijst Binnenkomende chat in het tabblad Dashboard. U kunt dubbelklikken op een rij om op een chat te antwoorden.
  • In het tabblad Chats wordt in het veld In wachtrij aangegeven hoeveel chats wachten op antwoord.
  • Een waarschuwing wordt weergegeven als een chat niet is beantwoord binnen een bepaalde tijd. Deze waarschuwing wordt alleen getoond als uw status Aanwezig is.

Om ervoor te zorgen dat u snelle en professionele antwoorden biedt op de chatvragen van uw klanten, biedt SuperOffice Chat een aantal opties om uw chatantwoorden te versnellen en te verbeteren.

Bespaar tijd door vooraf gedefinieerde teksten te gebruiken bij het beantwoorden van vragen van klanten via chat. U kunt een snel antwoord op een veelgestelde vraag maken en verzenden. In andere situaties, waarin snelle antwoorden niet voldoende zijn, kunt u veelgestelde vragen, aangepaste antwoordsjablonen, of bestanden opnemen.

Uw status instellen (Aanwezig/Afwezig)

Stel uw aanwezigheid in rechtsboven op het Chat-scherm.

pictogram

  • Aanwezig: U ontvangt waarschuwingen voor onbeantwoorde chats.
  • Afwezig: U ontvangt geen waarschuwingen maar kunt nog steeds chats beantwoorden. Als alle agents afwezig zijn, zien klanten het offline formulier wanneer ze een chat starten.

Antwoorden op de volgende chat in de wachtrij

  1. Klik op Chat in de navigator.

  2. Zorg ervoor dat je status in de rechterbovenhoek is ingesteld op Aanwezig.

  3. Klik op Volgende in wachtrij ophalen om de volgende onbeantwoorde chat op te pakken.

    Wil je een specifieke klant helpen, ga dan naar het tabblad Dashboard, zoek de chat in de lijst Binnenkomende chats, en dubbelklik op de rij.

  4. Typ je antwoord in het berichtveld en druk op ENTER of klik op Verzenden om te chatten.

    • Om je antwoord te personaliseren, probeer de klant in SuperOffice te vinden. Je ziet dan relevante informatie in het zijpaneel.
    • Om emoji's of stickers toe te voegen, klik op naast het tekstveld.

  5. Om extra informatie te versturen tijdens de chat:

  6. Als je de klant niet kunt helpen, doe dan een van het volgende:

  7. Als het gesprek is afgelopen, klik op en selecteer Chat beëindigen, tenzij de klant het chatvenster eerder sluit. De chat wordt verplaatst naar Recente chatsessies, en een kopie wordt ook opgeslagen op het tabblad Activiteiten in SuperOffice CRM.

Note

Als het post-chatformulier voor dit chatkanaal actief is, kan de klant teruggaan naar de chat. De chat wordt opnieuw geactiveerd.

FAQ's, antwoordsjablonen of snelle antwoorden invoegen

Om tijd te besparen, voegt u vooraf gedefinieerde tekst in plaats van volledige antwoorden te typen.

  1. Klik op in het chatvenster.

  2. Selecteer een van de volgende opties:

    • FAQ: Voegt een koppeling in naar een gepubliceerde FAQ in het klantcentrum.
    • Antwoordsjablonen: Voegt herbruikbare berichtinhoud in.
    • Snelle antwoorden: Voegt een persoonlijk tekstfragment in.

    U kunt zoeken, door mappen bladeren of de pictogrammen voor historie en favorieten gebruiken.

  3. Druk op ENTER of klik op Verzenden om het bericht te verzenden.

Een snel antwoord maken

  1. Klik tijdens een lopende chat op in het onderste deel van het chatvenster.
  2. Klik op .
  3. Klik in het venster Snelle antwoorden op Toevoegen. Er wordt een nieuw antwoord aan de lijst toegevoegd.
  4. Klik in het veld Nieuwe naam en geef een titel op voor het snelle antwoord. Deze zal niet zichtbaar zijn voor de klant.
  5. Klik op het veld Nieuwe inhoud en geef de antwoordtekst op die u wilt verzenden naar klanten.
  6. Klik op Opslaan. Het venster sluit en het nieuwe snelle antwoord wordt opgeslagen. U kunt het snelle antwoord nu selecteren tijdens een chat.

Via de knop voor het toevoegen van vooraf gedefinieerde tekst kunt u tekst kiezen uit veelgestelde vragen, antwoordsjablonen en snelle antwoorden -screenshot

Bestanden verzenden in chat

U kunt documenten of bestanden verzenden tijdens een chatsessie.

  1. Klik op in het chatvenster.
  2. Kies een van de volgende opties:
    • Klik op Selecteer een CRM-document, zoek naar een bestand uit SuperOffice en selecteer dit.
    • Klik op Bestanden uploaden, selecteer het bestand en klik op Openen.
    • Sleep een bestand rechtstreeks naar het uploadgebied. Zorg ervoor dat →Verplaatsen naast uw muisaanwijzer verschijnt wanneer u het bestand neerzet.

Het bestand wordt onmiddellijk verzonden.

Gerelateerde inhoud