Nieuwe persoon maken
Er zijn veel manieren waarop u personen kunt toevoegen aan SuperOffice CRM:
- Voeg een contactpersoon toe vanuit de bovenste balk of het bedrijfsscherm - zie onderstaande stappen.
- Scan een visitekaartje met de SuperOffice Mobile CRM-app.
- Grotere aantallen contactpersonen bulksgewijs importeren (hiervoor zijn beheerdersrechten vereist).
Stappen
Open het scherm Persoon.
- Klik op Nieuw op de bovenste balk en selecteer Persoon.
- Ga naar het gewenste bedrijf in het scherm Bedrijf, selecteer het sectietabblad Personen en klik op de knop Toevoegen onder het sectietabblad.
Voer in het bovenste deel van het tabblad de volgende informatie in:
- Voornaam en/of achternaam van persoon. Verplicht: U moet een voornaam of een achternaam invoeren.
- Aanhef (Dhr./Mw.)
- Bedrijf. Selecteer een bedrijf uit de lijst of begin een bedrijfsnaam te typen als u wilt zoeken. Als u de persoon niet wilt verbinden met een bedrijf, selecteert u (Geen selectie).
- Afbeelding persoon. U kunt een foto toevoegen door het afbeeldingsbestand te slepen vanuit de Windows Verkenner en neer te zetten in het afbeeldingsveld linksboven in de tab.
U kunt ook een afbeelding toevoegen door met de rechtermuisknop op het afbeeldingsveld linksboven op het tabblad te klikken. Klik op de koppeling en blader naar de gewenste afbeelding en klik op Openen om de afbeelding toe te voegen.
Voer informatie over de persoon in op de tab Persoon.
Wat moet in de verschillende velden worden ingevoerd?
Tip
Typ in het veld Land het land van de persoon. De correcte adresnotatie voor het adresveld wordt automatisch bijgewerkt. U kunt uw huidige thuisland instellen via Systeem in de voorkeuren.
Voer de functie van de persoon in (functie-omschrijving op visitekaartje of positie).
In het veld E-mail kunt u meerdere e-mailadressen invoeren op dezelfde manier als voor bedrijven. Als u op het tabblad Persoon het e-mailadres van de persoon klikt, kunt u op het vereiste e-mailadres klikken in de lijst die wordt weergegeven. Er wordt een leeg e-mailbericht geopend met het e-mailadres dat is ingevoerd in het veld Aan.
Geef in de betreffende velden telefoonnummers op. Wanneer u op het telefoonpictogram naast de velden klikt, kunt u de persoon direct bellen, mits uw telefoonsysteem en SuperOffice CRM correct zijn geconfigureerd.
Vul alle benodigde informatie in de adresvelden in.
Geef in het landveld het land op waarin de persoon is gevestigd. Het is belangrijk het juiste land in te geven, aangezien dit invloed heeft op de vorm van het e-mailadres en telefoonnummer van de persoon. Het standaardland is het land dat voor het bedrijf is geregistreerd.
Schakel het selectievakje Gebruiken als postadres in als u wilt dat directe mailings naar het hierboven ingevoerde adres worden verzonden en niet naar het postadres van het bedrijf.
Als de persoon is gekoppeld aan een bedrijf, zijn de volgende velden al ingevuld met waarden van het gekoppeld bedrijf en deze velden kunnen niet worden bewerkt:
- Uw naam wordt automatisch weergegeven in het veld Onze contactpersoon. Klik op de pijl naar iemand anders uit uw organisatie.
- Selecteer in het veld Categorie de categorie waartoe de contactpersoon behoort uit een vooraf gedefinieerde lijst met categorieën. Klik op de pijl om de lijst met categorieën te openen.
- Het veld Branche bevat een lijst met diverse vooraf gedefinieerde branches. Klik op de pijl en kies de branche die het beste past bij de persoon die u invoert.
Vul desgewenst het veld Nummer in. Nummer wordt automatisch toegewezen als dit is ingesteld in Instellingen en onderhoud.
-
Drie van de door de gebruiker gedefinieerde velden op de tab Meer kunnen hier ook worden weergegeven; dit kan worden gedefinieerd in Instellingen en onderhoud. De velden die worden weergegeven, kunnen per gebruikersgroep verschillen.
Ga naar het tabblad Details. Hier kunt u aanvullende informatie invoeren over de persoon.
Wat moet in de verschillende velden worden ingevoerd?
Geef in de betreffende velden telefoonnummers en faxnummers op. Wanneer u op het telefoonpictogram naast de velden klikt, kunt u de persoon direct bellen, mits uw telefoonsysteem en SuperOffice CRM correct zijn geconfigureerd.
In het veld Website kunt u het adres van de website van de persoon of zijn pagina op LinkedIn, Facebook, Twitter enzovoort invoeren. Voer de URL en een titel voor de site in.
In het veld Chat kunt u de adressen van de persoon voor chattoepassingen invoeren, zoals voor Microsoft of Google. Voer het chatadres in en selecteer een serviceprovider in de lijst.
In het veld Internettelefoon kunt u het VOIP-adres van de persoon invoeren, bijvoorbeeld het Skype-adres.
Vul de velden Positie en Geboortedatum in zoals vereist. Positie wordt geselecteerd in een lijst die is gedefinieerd in Instellingen en onderhoud.
De volgende velden zijn alleen beschikbaar als u een licentie hebt voor SuperOffice Service of een taallicentie voor SuperOffice Customer Centre:
Selecteer in het veld Ondersteuningstaal de taal van de persoon. Dit is de voorkeurstaal voor alle antwoordsjablonen die naar de persoon worden verzonden.
Selecteer in het veld Ondersteuningsprioriteit de standaardondersteuningsprioriteit voor nieuwe verzoeken die worden gekoppeld aan deze persoon. Hier selecteert u doorgaans (Geen). In dat geval wordt de ondersteuningsprioriteit van het bedrijf gebruikt waaraan de persoon is gekoppeld. U kunt ook de prioriteiten Laag, Normaal of Hoog of een aangepaste optie selecteren.
Selecteer in het veld Onze ondersteuningsmedewerker een medewerker die de nieuwe persoon zal ondersteunen.
Selecteer het tabblad Meer. Deze tab bevat door gebruiker gedefinieerde velden voor de persoon.
Selecteer het tabblad Interesses. Hier kunt u interesses en opties voor e-marketing/abonnement instellen voor de persoon.
Ga naar de tab Opmerking. Hier kunt u elke gewenste informatie invoeren.
Ga naar de tab www. Zie details hieronder.
Klik op Rechtsgrondslag onder aan het visitekaartje.
Controleer en bewerkin het dialoogvenster Privacy de toestemmingsgegevens indien nodig. Klik op Sluiten wanneer u klaar bent.
Controleer voormalige werknemer (onderaan het visitekaartje) of deze persoon het bedrijf heeft verlaten. Een persoon die is geregistreerd als voormalige werknemer, wordt niet weergegeven in de lijsten met personen of projectleden.
Nadat u de benodigde informatie hebt ingevoerd, klikt u op de knop Opslaan.
De informatie over de persoon is nu opgeslagen in de database en wordt weergegeven op het visitekaartje. Als u de persoon aan een bedrijf hebt gekoppeld, wordt de persoon weergegeven op het tabblad Personen in het scherm Bedrijf.
Ga naar het sectietabblad Relaties. Hier kunt u relaties toevoegen tussen deze persoon en een andere persoon of een bedrijf.
Het tabblad Meer (scherm Persoon)
De tab Meer bevat door gebruiker gedefinieerde velden voor personen. Als uw organisatie bijvoorbeeld IT-producten en behoeftenvelden verkoopt voor de hardware en software van elke persoon, kunt u in Instellingen en onderhoud opgeven dat deze velden hier moeten worden ingevoegd.
Andere voorbeelden: Jaar van indiensttreding, ERP-ID's, type gebruiker, CXM-info.
Het tabblad Interesses (scherm Persoon)
De tab Interesses bevat de volgende opties:
Interesses: Hier selecteert u de interesses van een persoon. Interesses worden gebruikt om selecties te maken voor mailings en dergelijke. Deze zijn gedefinieerd in Instellingen en onderhoud.
Tip
interesses kunnen goed van pas komen bij het definiëren van selecties. Als u bijvoorbeeld Referentieaccount hebt gedefinieerd als interesse, kunt u een selectie maken met daarin alle referentieaccounts. Dit maakt het makkelijk een marketingcampagne te maken die op deze klantgroep is gericht.
E-marketing/abonnementen: Als de persoon ermee heeft ingestemd (toestemming heeft gegeven) e-marketing (mailings) te ontvangen, kunt u klikken op E-marketing. Door de optie E-marketing voor een persoon te activeren, stelt u ook de rechtsgrondslag in voor het doel E-marketing. Deze is gewijzigd in Rechtmatig belang.
U kunt ook opgeven welk type e-marketing deze persoon moet ontvangen (ook wel type abonnementen genoemd). Deze instellingen kunnen zijn aangepast door de klant zelf via een klantenportal.
De tab WWW (scherm Persoon)
Op het tabblad www kunt u een snelkoppeling opgegeven naar een URL-adres om via een URL informatie op te halen uit andere toepassingen. U kunt het URL-adres opgegeven met een sjabloonvariabele. Het tabblad www kan op verschillende plaatsen in SuperOffice CRM worden weergegeven; dit kan worden gedefinieerd in Instellingen en onderhoud. Wanneer u op een snelkoppeling klikt, wordt het gekoppelde URL-adres weergegeven.
Tip
U kunt op het tabblad Labels in het venster Opties in Instellingen en onderhoud een andere naam opgeven voor dit tabblad dan www. U kunt ook een andere locatie opgeven in GUI - Webpaneel.
U kunt op Openen in apart venster klikken om de webpagina in een apart browservenster weer te geven.
De tab ERP (scherm Persoon)
Wanneer uw organisatie een licentie heeft voor Developer Tools, wordt het tabblad ERP op de schermen Persoon en Bedrijf weergegeven.
Als een bedrijf is verbonden met het ERP-systeem, kunnen alle personen die zijn gekoppeld aan dit bedrijf, ook worden verbonden met een overeenkomend individu in het ERP-systeem.
De tab Opmerking (scherm Persoon)
Hier kunt u elke gewenste informatie invoeren. De inhoud van dit veld is doorzoekbaar via Vrije-tekstzoekbewerking.
Record toevoegen als een favoriet
Als u een record wilt toevoegen aan favorieten, klikt u op het sterpictogram 
in de hoek van de relevante kaart of van het relevante tabblad of dialoogvenster. Het sterretje wordt geel 
en de record wordt direct toegevoegd aan favorieten. U hoeft niet op Opslaan te klikken.
Nu hebt u een snelle toegang tot de record door te klikken op 
vanuit het navigatormenu. De favorieten zijn ook beschikbaar in het zijpaneel.
Tip
U kunt de startpagina van het bedrijf op internet vanuit SuperOffice CRM openen door te klikken op het desbetreffende adres in het veld Website op de bedrijfs- of projectkaart. De pagina wordt vervolgens geopend in uw standaardbrowser.