Nieuwe persoon maken
U kunt op meerdere manieren een persoon toevoegen aan SuperOffice CRM:
- Vanuit de bovenste balk of het scherm Bedrijf (zie stappen hieronder).
- Scan een visitekaartje met de SuperOffice Mobile CRM-app.
- Bulksgewijs personen importeren (vereist beheerdersrechten).
Stappen
Open het scherm Persoon:
- Klik op Nieuw in de bovenste balk en selecteer Persoon.
- Of ga naar het gewenste bedrijf in het scherm Bedrijf, selecteer het sectietabblad Personen en klik op de knop Toevoegen.
Voer de essentiële contactgegevens in:
- Vul de Voornaam en/of Achternaam in (verplicht: minstens één moet ingevuld zijn).
- Optioneel: Kies een aanhef (Dhr./Mw.).
- Selecteer het Bedrijf:
- Begin te typen om een bedrijf te zoeken of kies (Geen selectie) als de persoon niet aan een bedrijf is gekoppeld.
- Optioneel: Voeg een persoonafbeelding toe door een afbeeldingsbestand naar het afbeeldingsveld te slepen of door met de rechtermuisknop een afbeelding te uploaden.
Vul de velden in het tabblad Persoon in.
- Vul het veld Land in. Dit past automatisch het adresformaat voor dat land aan. Het standaardland is het land dat voor het bedrijf is geregistreerd.
- Vul eventuele extra velden in, zoals Mobiel en E-mail.
Voeg aanvullende informatie toe op het tabblad Details (optioneel):
- Voer belangrijke details in zoals Functie, Geboortedatum en Voorkeurstaal.
- Voeg contact-specifieke communicatiedetails toe: Website, Chat en Internettelefoon (bijvoorbeeld Skype of Microsoft Teams).
- Indien van toepassing, stel de Serviceprioriteit in en selecteer een Onze servicemedewerker (vereist een SuperOffice Service- of Klantencentrum-licentie).
Ga naar het tabblad Interesses om interesses en abonnementen in te stellen:
- Vink de relevante interesses aan (deze worden beheerd in Instellingen en onderhoud).
- Configureer E-marketing/abonnementen voor wettelijk toestemmingsbeheer bij e-mailcampagnes.
Controleer privacy-instellingen:
- Klik onderaan de persoonskaart op Rechtsgrondslag om de AVG-toestemming te bekijken of bij te werken en privacygegevens te beheren. Klik op Sluiten wanneer u klaar bent.
Markeren als voormalige werknemer (optioneel):
- Vink Voormalige werknemer aan als de persoon het bedrijf heeft verlaten. Voormalige werknemers worden niet weergegeven in contactlijsten of projecten.
Klik op Opslaan om de contactgegevens op te slaan.
De persoon wordt nu opgeslagen in de database en weergegeven op de persoonskaart. Als de persoon aan een bedrijf is gekoppeld, wordt deze weergegeven in het sectietabblad Personen in het scherm Bedrijf.
Belangrijke velden uitgelegd
De volgende velden zijn beschikbaar op de persoonskaart. Sommige worden automatisch ingevuld, terwijl andere handmatig moeten worden ingevoerd.
Note
De velden en lay-out kunnen variëren op basis van schermontwerp-instellingen en andere UI-aanpassingen.
Basisgegevens:
- Voornaam / Achternaam: Minstens één van deze velden moet worden ingevuld (verplicht).
- Aanhef: Optioneel. Kies Dhr./Mw. op basis van de voorkeur van de persoon.
- Functie: Voer de functie of het beroep van de persoon in (functie-omschrijving op visitekaartje of positie).
Contactgegevens:
- E-mail: Voeg meerdere e-mailadressen toe met beschrijvingen, zoals Werk of Privé.
- Mobiel / Direct telefoonnummer: Voeg meerdere telefoonnummers toe met labels, zoals Mobiel of Werk.
- Druk op TAB of klik buiten de tabel om invoer op te slaan.
Adresgegevens:
- Privéadres: Vul de adresgegevens van de persoon in.
- Het adresformaat wordt automatisch aangepast op basis van het veld Land.
- Land: Geeft het land van de persoon aan. Standaard wordt het land gebruikt dat is gekoppeld aan het bedrijf.
- Gebruiken als postadres: Vink dit veld aan als u wilt dat post naar het privé-adres van de persoon wordt gestuurd in plaats van naar het bedrijfsadres.
Overgenomen velden:
- Onze persoon: Standaard wordt uw naam automatisch ingevuld. Klik op de pijl om een andere medewerker uit uw organisatie te kiezen.
- Categorie: Selecteer een categorie uit een vooraf gedefinieerde lijst. Als de persoon aan een bedrijf is gekoppeld, wordt de bedrijfscategorie standaard gebruikt.
- Branche: Selecteer de relevante bedrijfstak. Dit veld neemt standaard de bedrijfstak van het gekoppelde bedrijf over.
Systeemvelden:
- Nummer: Wordt automatisch gegenereerd als het is geconfigureerd in Instellingen en onderhoud. U kunt dit veld handmatig aanpassen indien nodig.
Drie van de door de gebruiker gedefinieerde velden op de tab Meer kunnen hier ook worden weergegeven; dit kan worden gedefinieerd in Instellingen en onderhoud. De velden die worden weergegeven, kunnen per gebruikersgroep verschillen.
Interesses toevoegen
Interesses zijn handig voor het maken van gerichte selecties, zoals marketingcampagnes voor specifieke doelgroepen. Bijvoorbeeld, als u referentieaccount als interesse definieert, kunt u snel een selectie maken van alle referentieaccounts.
Ga naar het tabblad Interesses.
In de bewerkingsmodus vinkt u de relevante interesses aan. Beschikbare opties worden beheerd in Instellingen en onderhoud.
Wanneer u een of meer interesses selecteert, verschijnt er een punt naast de tabbladnaam.
Klik op Opslaan om de wijzigingen op te slaan.
Tips
U kunt meerdere telefoonnummers, e-mailadressen en andere contactgegevens toevoegen met beschrijvingen (bijvoorbeeld Centrale).
Wanneer u op het e-mailadres van de persoon klikt in het tabblad Persoon, verschijnt een lijst waarin u een adres kunt kiezen. Er wordt vervolgens een leeg e-mailbericht geopend met het geselecteerde adres in het veld Aan.
Gebruik het telefoonicoon om direct te bellen als uw systeem hiervoor is geconfigureerd.
Als de persoon deel uitmaakt van een bedrijf, worden velden zoals Categorie, Branche en Onze persoon overgenomen van het bedrijf en kunnen deze niet worden bewerkt.
Ga naar het sectietabblad Relaties om deze persoon te koppelen aan andere bedrijven of contactpersonen.