Vervolgactiviteiten toevoegen
Het maken van Vervolgactiviteiten en het plannen van alle vergaderingen en activiteiten in uw SuperOffice Agenda helpt u om altijd een volledig overzicht te hebben van wat er gebeurt, een solide communicatiegeschiedenis op te bouwen en uw collega's op de hoogte te houden.
Stappen
Er zijn veel manieren om een vervolgactiviteiten te maken. Deze methode werkt overal in SuperOffice CRM en voor alle soorten vervolgactiviteiten.
Klik op Nieuw in de bovenste balk en selecteer Vergadering, Vervolgactiviteit of Taak.
Geef de juiste gegevens op in de velden.
Sommige informatie wordt automatisch ingevoegd op basis van de context, bijvoorbeeld de datum van vandaag.
Klik op de knop Opslaan.
Andere opties:
| Startpunt | Vergadering (afspraak) | Vervolgactiviteit (telefoongesprek) | Taak |
|---|---|---|---|
| Sectietabblad Activiteiten | x | x | x |
| Knop Taak op de persoonskaart | x | x | |
| Agenda | x |
Hoe informatie in te voeren
Note
Veel velden hebben een lijst met vooraf gedefinieerde waarden waaruit u kunt kiezen. Klik op om de lijst uit te vouwen. Selecteer vervolgens een waarde voor dat veld. Typ alternatief in het veld om te zoeken naar een specifieke waarde, zoals een bedrijfsnaam.
Als uw SuperOffice tijdzones heeft ingeschakeld, kunt u de tijdzone selecteren waarin de opvolging zal worden gemaakt. De tijdzones worden weergegeven per land, en u kunt zowel op land als op stad direct in het veld Tijdzone zoeken.
Als u Hele dag aanvinkt, wordt de tijd van de opvolging ingesteld op de periode die is gespecificeerd als de standaard werkdag (voorkeur voor Hele dag starttijd en Hele dag eindtijd).
Voer een titel in.
Klik op de gekleurde bal en selecteer een opvolgingstype.
Optioneel, selecteer een bedrijf of contact waarop de opvolging betrekking heeft. Als u ze en anderen wilt uitnodigen voor uw vergadering, klik dan op Uitnodigen.
- Voeg deelnemers toe.
- Optioneel, voeg ruimters, locaties, of resources toe.
- Optioneel, voeg een adres toe.
Specificeer tijd en datum. Klik op Meer weergeven om herhaling, "de hele dag", "bezet/vrij" en tijdzone in te stellen. Klik op het belicoon in de kop om de wekker in te stellen.
Optioneel, selecteer een project en/of verkoop om het te koppelen aan de opvolging. U kunt elk project/verkoop kiezen, ongeacht welk bedrijf u eerder heeft gekozen.
Selecteer het tabblad Agenda om aanvullende informatie toe te voegen, zoals een agenda, een beschrijving van de opvolging, bestanden, afbeeldingen en links. Gebruik de knoppen in de voettekst om opgemaakte tekst en inhoud toe te voegen.
Tip
Als u de toegang wilt beperken tot alleen medewerkers, plaats dan die inhoud in het tabblad Interne notities. Wat hier wordt toegevoegd, wordt niet naar externe deelnemers verzonden. Klik op het klokicoon om een tijdstempel toe te voegen. Een stip op het tabblad geeft aan dat iemand een notitie heeft toegevoegd.
Vervolgactiviteiten maken van sectietabblad Activiteiten
Klik op de knop Toevoegen op de sectietabblad Activiteiten.
Of, dubbelklik op een lege rij onder de laatste activiteit in de lijst. Als geen lege rij zichtbaar is onder aan de activiteitenlijst, moet u de lijst groter maken: Plaats de muisaanwijzer tussen de sectietabbladen en de kaart erboven. De muisaanwijzer verandert in een pijl met twee punten. Klik en sleep de lijn omhoog totdat u onder aan de activiteitenlijst lege rijen ziet staan.
Note
Als u een tijd of duur opgeeft voor een vervolgactiviteit die u maakt vanuit de activiteitenlijst, wordt deze ingevoerd in de agenda.
Vervolgactiviteiten maken van knop Taak
Klik op op de persoonskaart.
Om een vergadering te maken, selecteer Vergadering aanvragen.
Om een telefoongesprek te registreren, selecteer Gesprekken aanvragen.
Geef in het dialoogvenster de details op en klik op de knop Opslaan.
Een vervolgactiviteit maken vanuit het scherm Agenda
Om een tijdsperiode te kiezen: Klik op de tijd waarop de vervolgactiviteit moet beginnen, houd de muisknop ingedrukt en sleep de muis naar de gewenste eindtijd voor de taak. Er wordt een blauw gebied weergegeven terwijl u het tijdslot definieert voordat het vervolgdialoogvenster wordt geopend.
Om de standaardduur te gebruiken: Dubbelklik op een tijdsinterval in de agenda, of klik met de rechtermuisknop op een tijd in de agenda en selecteer Nieuw.
Note
Als u de vergadering maakt op het tabblad Weergave, kunt u ervoor kiezen om deelnemers automatisch te laten invullen met de leden in de weergave. Als u deze optie wilt instellen, gaat u naar Persoonlijke instellingen > Voorkeuren > Functies en stelt u de voorkeur Deelnemers uit groepsweergave in op Ja. Klik op Opslaan.
Vervolgactiviteit maken voor een medewerker
U kunt ook de agenda van een andere gebruiker openen of de agenda voor een beschikbare bron, om te kijken wanneer iemand tijd heeft of als u rechtstreeks vervolgactiviteiten wilt registreren voor een gebruiker.
Klik op het tabblad Weergave in het scherm Agenda.
Klik op de lijst met agenda-eigenaars en zoek de agenda van de persoon.
Maak met de muis een nieuwe vergadering in deze agenda.
In het dialoogvenster Vervolgactiviteit, geef de juiste gegevens op in de velden.
Kies de gewenste deelnemers als deze niet automatisch worden opgenomen.
Klik op de knop Opslaan. De vergadering wordt weergegeven in de agenda van de geselecteerde persoon.
Vervolgactiviteit naar de agenda kopiëren
U kunt ook een nieuwe follow-up maken door een bestaande follow-up naar een andere tijd of dag in de agenda te kopiëren.
Open de agenda en zoek de follow-up die u wilt kopiëren.
Als de follow-up is voltooid, klik er met de rechtermuisknop op en kies Voltooid om bewerken mogelijk te maken. (Vergeet niet om de status na het kopiëren opnieuw in te stellen.)
Houd de Shift-toets ingedrukt terwijl u de follow-up naar een andere tijd versleept.