Vervolgactiviteiten
Een vervolgactiviteit is een verzamelnaam voor vergaderingen en taken. Een telefoongesprek is een combinatie van beide. Vervolgactiviteiten zijn nauw verbonden met het scherm Agenda en werken grotendeels op dezelfde manier.
U opent een bestaande vervolgactiviteit door erop te dubbelklikken in de agenda of op het sectietabblad Activiteiten.
Algemene informatie
| Pictogram | Eigenschap | Beschrijving |
|---|---|---|
| Eigenaar | Aan wie de vervolgactiviteit toebehoort. De oorspronkelijke maker of de medewerker aan wie de vervolgactiviteit is toegewezen/gedelegeerd. | |
| Titel | Een beschrijvend label. Extra details worden in de agenda vermeld. | |
| (een gekleurde stip) | Type | Een vooraf gedefinieerde lijst van activiteiten zoals Vergadering (extern) en Telefoongesprek. |
| , | Bedrijf / persoon | Op wie de vervolgactiviteit betrekking heeft. |
| Tijd en datum | Wanneer de vervolgactiviteit begint of moet worden afgerond. | |
| Herhaling | Of en hoe de vervolgactiviteit zich herhaalt. | |
| (geen pictogram) | Beschikbaarheid | Vrij/bezet. Beïnvloedt conflicthantering. |
| Alarm | Of en wanneer de persoon moet worden geïnformeerd. | |
| Verkoop | Een verkoop gekoppeld aan de vervolgactiviteit. | |
| Project | Een project gekoppeld aan de vervolgactiviteit. | |
| Deelnemers | Deelnemers gekoppeld aan de vervolgactiviteit. | |
| Hulpmiddel | Vergaderruimtes, locaties of hulpmiddelen. | |
| Locatie | De locatie of het adres waar de vergadering plaatsvindt. |
Nieuwe vervolgactiviteit maken
Waar u zich ook bevindt in SuperOffice CRM, u kunt een nieuwe vervolgactiviteit maken door op Nieuw te klikken in de bovenste balk en vervolgens te kiezen voor Vergadering, Taak, of Vervolgactiviteit.
Note
Vervolgactiviteiten die worden aangemaakt vanuit het scherm Agenda zijn standaard vergaderingen. U kunt echter het type wijzigen voordat u opslaat.
Uw vervolgactiviteiten vinden
In het scherm Agenda verschijnen afspraken en telefoongesprekken op de tabbladen Dag, Week, Maand en Weergave, evenals in de zijpanelen Dag, Maand, Volgende dag en Week.
Het sectietabblad Activiteiten (in de schermen Bedrijf, Persoon, Verkoop, Project en Agenda) toont alle vervolgactiviteiten, inclusief taken.
Soorten vervolgactiviteiten
| Type | Starttijd | Eindtijd | Duur | Deadline | Weergegeven in | Beschrijving | Voorbeeld |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Vergadering (afspraak) | ✓ | ✓ | Berekend | Agenda | Activiteit met vaste begin- en eindtijd | Externe meeting met leverancier | |
| Taak | ✓ | Sectietabblad Activiteiten | Vervolgactiviteit zonder starttijd | Herinnering voor een taak met deadline | |||
| Gesprek | ✓ | ✓ | Sectietabblad Activiteiten | Telefoongesprek | Inkomend gesprek van een klant |
Vergadering (afspraak)
Vergaderingen zijn vervolgactiviteiten met een vaste begin- en eindtijd en worden weergegeven in de agenda.
Een vergadering kan een enkele gebeurtenis zijn of deel uitmaken van een herhalende reeks. Vergaderingen waarbij hulpmiddelen en/of extra deelnemers betrokken zijn, worden uitnodigingen genoemd.
Achterstallige en voltooide vergaderingen verschijnen in het sectietabblad Activiteiten, naast de kalender.
Gangbare scenario's
| Scenario | Hulpmiddel | 2+ deelnemers | Beschrijving |
|---|---|---|---|
| Eigen tijd gereserveerd | U hebt tijd vrijgemaakt om alleen aan iets te werken | ||
| Eigen tijd en hulpmiddel gereserveerd | ✓ | Zoals hierboven, plus de behoefte aan ruimte of apparatuur | |
| Vergadering met meerdere deelnemers | ✓ | ✓ | Een vergadering, meestal ook met een hulpmiddel of locatie |
Taak
Een taak is een vervolgactiviteit zonder starttijd. Meestal heeft het ook geen vaste duur, maar het heeft altijd een deadline. Taken worden doorgaans gebruikt voor herinneringen aan dingen die u op een bepaald moment moet afronden.
Standaard vindt u taken in de takenlijst van de agenda, waar ze kunnen worden afgevinkt zodra ze zijn voltooid. Als u een begin- en eindtijd specificeert, wordt de taak ingepland op de aangegeven datum en tijd.
Gesprek
Een gesprek vertegenwoordigt een telefoongesprek en is een hybride tussen een vergadering en een taak:
- Wanneer u een gesprek inplant, verschijnt het in de takenlijst met een deadline, net als een taak.
- Wanneer u het gesprek voert, krijgt het een vaste tijd en gedraagt het zich als een vergadering.
- De starttijd wordt de huidige tijd en datum.
- De standaardduur is 15 minuten.
Standaard duur
De standaardduur is 1 uur voor een vergadering en 15 minuten voor een gesprek. U kunt deze waarden aanpassen:
- Ga naar Persoonlijke instellingen en selecteer Voorkeuren.
- Selecteer Standaardwaarden.
- Voer een nieuwe waarde in voor een of beide instellingen en klik op Opslaan.
- Duur van nieuwe vergadering
- Duur van nieuw gesprek
Het tabblad Meer
Het tabblad Meer toont gebruikers gedefinieerde velden voor de vervolgactiviteit.