Groepsweergave
Met de groepsweergave in de agenda kunt u de agenda's van meerdere gebruikers of bronnen bekijken en beheren in één gedeelde weergave. Gebruik groepsweergaven om planningen te stroomlijnen, beschikbaarheid te controleren en vervolgactiviteiten direct voor teamleden of bronnen te maken.
Meerdere agenda's weergeven
Ga naar het tabblad Weergave in het scherm Agenda.
Selecteer een groep in de lijst ().
- Voorgedefinieerde groepen zijn gebaseerd op de indeling van uw organisatie en bevatten gebruikersgroepen of bronnen, zoals afdelingen of vergaderruimten.
De agenda's van de geselecteerde groep worden weergegeven in het tabblad Weergave, waar u planningen kunt controleren of vervolgactiviteiten kunt plannen.
Een nieuwe groepsweergave maken
Ga naar het tabblad Weergave in het scherm Agenda.
Klik op en selecteer Nieuwe groepsweergave.
U kunt ook Kopiëren selecteren om een nieuwe weergave te baseren op een bestaande.
In het dialoogvenster Nieuwe groepsweergave voert u een Naam en optioneel een Beschrijving in.
Kies wie en welke bronnen u in de groepsweergave wilt opnemen. U hebt verschillende opties:
Medewerkers: Selecteer een gebruiker uit uw organisatie en klik op om deze toe te voegen. U kunt de lijst filteren op gebruikersgroep om sneller de juiste personen te vinden.
Project: Kies een project, selecteer een projectlid en klik op om deze toe te voegen.
Bron: Selecteer een bron, zoals een vergaderruimte of apparatuur, en klik op om deze toe te voegen.
Tip
Klik op Alles selecteren om in één keer alle gebruikers in de lijst toe te voegen.
Pas de volgorde van de groep aan indien nodig: selecteer een persoon of bron en gebruik en om de positie te wijzigen. Deze volgorde bepaalt hoe ze in het tabblad Weergave worden weergegeven.
Klik op Opslaan om de groepsweergave te voltooien of Annuleren om wijzigingen te verwerpen.
Tip
Gebruik het Taak-menu om bestaande weergaven te beheren. U kunt voorgedefinieerde groepen kopiëren en groepen die u hebt gemaakt bewerken of verwijderen.
Welke agenda's kan ik toevoegen?
Bij het maken van een groepsweergave kunt u een combinatie van medewerkers, bronnen of projectdeelnemers opnemen:
- Medewerkers: Voeg teamleden of collega's toe om hun planningen te volgen.
- Projectdeelnemers: Voeg deelnemers van een specifiek project toe om teamplanning te centraliseren.
- Bronnen: Voeg gedeelde bronnen toe, zoals vergaderruimten of apparatuur. De bronnenlijst wordt gedefinieerd in Instellingen en onderhoud.
Opties in het Taakmenu
Het Taak-menu biedt de volgende opties voor het beheren van groepsweergaven:
| Optie | Beschrijving |
|---|---|
| Bewerken | Wijzig een groepsweergave die u hebt aangemaakt. Voorgedefinieerde weergaven kunnen niet worden bewerkt. |
| Nieuwe groepsweergave | Maak een nieuwe aangepaste groepsweergave. |
| Kopiëren | Dupliceer een bestaande groepsweergave. |
| Groepsweergave verwijderen | Verwijder een door u gemaakte groepsweergave. |
| Deelnemers uitnodigen | Voeg deelnemers toe aan een vervolgactiviteit direct vanuit de groepsweergave. |
| Help | Open de gebruikershandleiding (deze pagina). |
Groepsweergave bewerken
U kunt alleen groepsweergaven bewerken die u zelf hebt aangemaakt. Voorgedefinieerde groepsweergaven kunnen niet worden gewijzigd. Volg deze stappen om een groepsweergave bij te werken:
Klik op en selecteer Bewerken.
In het dialoogvenster Groepsweergave bewerken:
Om personen of bronnen toe te voegen: selecteer ze in de lijst en klik op .
Om gebruikers of bronnen te verwijderen: selecteer ze in het rechterpaneel en klik op .
Om de volgorde te wijzigen: selecteer een item en gebruik en .
Klik op Opslaan om uw wijzigingen toe te passen, of klik op Annuleren om ze te verwerpen.
Waarom is de optie Bewerken niet beschikbaar?
U kunt alleen groepsweergaven bewerken die u zelf hebt aangemaakt. Voorgedefinieerde groepsweergaven, zoals die door beheerders zijn gemaakt of gedefinieerd in Instellingen en onderhoud, kunnen niet worden gewijzigd. Om wijzigingen aan te brengen:
Klik op de knop Taak () en selecteer Kopiëren.
Sla de nieuwe groepsweergave op onder een andere naam.
Bewerk de gekopieerde groepsweergave zoals gewenst.
Groepsweergave verwijderen
U kunt alleen groepsweergaven verwijderen die u zelf hebt aangemaakt. Voorgedefinieerde groepsweergaven kunnen niet worden verwijderd.
Klik op de knop Taak () in het tabblad Weergave.
Selecteer Groepsweergave verwijderen in het menu.
Bevestig de verwijdering in het dialoogvenster door Ja te kiezen.