Deelnemers en bronnen toevoegen aan afspraken
Wanneer u een vervolgactiviteit maakt die niet alleen op uzelf betrekking heeft, kunt u de betrokken personen als deelnemers aan de vervolgactiviteit toevoegen. U kunt ook een vergaderruimte en apparatuur reserveren. Mensen die beschikbaar zijn als deelnemers worden gedefinieerd in Instellingen en onderhoud.
Stappen
Note
Alleen de eigenaar van de opvolging kan deelnemers toevoegen (en verwijderen).
Klik op de Uitnodigen-knop. Dit breidt het dialoogvenster uit.
Klik op het vak Deltakere toevoegen. Kies vervolgens een of meer personen uit de lijst.
- Begin met typen om te zoeken naar een persoon in heel SuperOffice.
- Selecteer een persoon uit de historielijst () of je favorieten ().
- Klik op om te zoeken naar een collega of om personen te selecteren die aan een bedrijf zijn gekoppeld.
- U kunt ook belanghebbenden bij de verkoop selecteren () en projectleden ().
Tip
Om iemand uit te nodigen die niet is geregistreerd in SuperOffice, voert u hun volledige e-mailadres in.
Als een deelnemer niet beschikbaar is, wordt er een uitroepteken weergegeven naast hun naam. Kies een van de voorgestelde tijdvakken of klik op Beschikbaarheid controleren om een geschiktere tijd te vinden.
Optioneel, voeg locaties, kamers en/of middelen toe.
Optioneel, selecteer Stuur e-mailuitnodiging naar deelnemers. (Dit wijzigt de Opslaan-knop naar Opslaan en versturen.)
Klik op Opslaan om alle wijzigingen op te slaan.
Planningsassistent
De planningsassistent maakt deel uit van de Vervolgactiviteit-dialoog. De gedetailleerde kalender toont de beschikbaarheid van elke interne deelnemer (collega). De bovenste rij toont de geaccumuleerde beschikbaarheid. De beschikbaarheid van externe deelnemers en e-maildeelnemers is onbekend.
In de Vervolgactiviteit-dialoog, klik op Controleer beschikbaarheid.
Klik en sleep de aanwijzer naar links of rechts om een vergadertijd te selecteren. Bijvoorbeeld, van 13:30 tot 15:00, zoals getoond in het groen op dit scherm. Gebruik de schuifbalk om tussen dagen te bewegen.
Als alternatief kunt u de geselecteerde datum en tijd bovenaan in het dialoogvenster bijwerken.
Voeg optioneel deelnemers en middelen toe of verwijder ze. Overweeg de tijd opnieuw aan te passen als er een conflict is.
Klik op OK wanneer je klaar bent.
Klik op Opslaan om alle wijzigingen op te slaan.
Voorbeeld en bijwerken van de uitnodigingse-mail
Wanneer je op Opslaan en verzenden klikt, wordt er een voorbeeld van de e-mail getoond op basis van de titel en agenda. Eventuele interne notities toegevoegd aan de fvervolgactiviteit worden uitgesloten.
Werk het onderwerp en de inhoud van de e-mail bij zoals nodig. Gebruik de rich-text-werkbalk onderaan om je uitnodiging op te maken.
Note
Wijzigingen die in de voorvertoning worden gemaakt, worden niet teruggezet naar de vervolgactiviteit.
Als je klaar bent, klik op Verzenden.
Wat gebeurt er hierna
Wanneer u de vervolgactiviteit opslaat, ontvangt de andere persoon een melding.
Als de andere persoon de uitnodiging weigert, ontvangt u een melding van uitnodiging geweigerd. Klik op Duidelijk om dit te bevestigen.
Optioneel, zoek een nieuwe geschikte tijd en plan de vervolgactiviteit opnieuw in.
Hoe geef ik aan dat een externe persoon heeft geaccepteerd of geweigerd?
Externe deelnemers krijgen een bericht via e-mail (als u dit alternatief hebt geselecteerd). Uitnodigingsmails die naar externe contactpersonen worden verzonden, bevatten een iCal-bestand (.ics) met de uitnodigingsgegevens. Wanneer er op uw uitnodiging wordt gereageerd, wordt de status automatisch bijgewerkt in SuperOffice.
Als u handmatig een uitnodiging namens iemand wilt accepteren of weigeren, selecteert u de naam in de lijst en klikt u vervolgens eenmaal op de knop Status in-/uitschakelen om een groen vinkje te plaatsen dat een geaccepteerde uitnodiging aangeeft of klikt u tweemaal om een rood kruisje te plaatsen voor een geweigerde uitnodiging.
Troubleshooting
Waarom gebeurt er niets wanneer ik op E-mailuitnodiging klik?
Wanneer voor de geselecteerde persoon geen geldig e-mailadres in SuperOffice CRM is geregistreerd, gebeurt er niets wanneer u op E-mailuitnodiging klikt.
Waarom is de knop E-mailuitnodiging uitgeschakeld?
Postvak IN in SuperOffice gebruiken: Als u de vereiste informatie niet hebt ingevoerd in het scherm Aanmelden dat wordt weergegeven als u de eerste keer op de knop Postvak IN klikt in SuperOffice CRM, wordt de knop E-mailuitnodiging uitgeschakeld.