Uw medewerkers uitnodigen voor een vervolgactiviteit
Uitnodigingen worden aangemaakt wanneer er bijeenkomsten of andere vergadering worden georganiseerd tussen verschillende leden van een bedrijf. Je nodigt verschillende collega's of bronnen uit om deel te nemen. Wanneer een uitnodiging geaccepteerd wordt, wordt deze weergegeven in de agenda van de gebruiker.
Als u tijd wilt reserveren voor een vergadering met een of meer medewerkers, gebruikt u het tabblad Weergave in het scherm Agenda. Hier kunt u de agenda's van de medewerkers openen om te controleren of uw collega's beschikbaar zijn voor een vergadering. Bovendien kunt u hulpmiddelen selecteren zoals vergaderingszalen, om te zien of deze vrij zijn en om deze gezamenlijk te reserveren met iedereen in uw agenda.
U stelt vervolgactiviteiten met andere medewerkers in door de medewerkers als deelnemers te koppelen aan de vervolgactiviteit.
Wanneer we de vergadering opslaan, wordt er een uitnodiging toegevoegd aan de persoon die we hebben uitgenodigd, en deze wordt getoond in de agenda van de persoon op de juiste datum en tijd. Dit gebeurt alleen als de uitgenodigde persoon ook een collega is. Je kunt ook personen uitnodigen die tot andere bedrijven behoren; zij zullen geen eigen agenda hebben waar de vergadering wordt getoond, maar deze zal in plaats daarvan worden weergegeven in het sectietabblad Activiteiten van de persoonskaart.
Status
De gebruikers die u hebt gekozen voor koppeling aan een vervolgactiviteit, ontvangen hierover een bericht op hun schermen. Als u het tabblad Deelnemers van de vervolgactiviteit opent, wordt een lijst met deelnemers en bronnen weergegeven die u aan de vervolgactiviteit hebt gekoppeld. De symbolen naast de namen geven aan wie de uitnodiging heeft geaccepteerd of geweigerd en welke bronnen zijn gereserveerd:
| Symbolen | Beschrijving |
|---|---|
| Uitnodiging wordt geaccepteerd. | |
| Uitnodiging is afgewezen. | |
| Uitnodiging is gelezen, maar nog niet beantwoord. | |
| geen symbool | De uitnodiging is nog niet gelezen. |
Bronnen
Wanneer u bronnen koppelt, wordt de status ingesteld op geaccepteerd omdat een bron de uitnodiging zelf niet kan beantwoorden.
Het is mogelijk om een bron dubbel te boeken. Als een bron op een bepaald tijdstip niet vrij is, wordt Conflict weergegeven in de kolom Status. Er wordt ook een uitroepteken weergegeven in het dialoogvenster Afspraak. In dit geval moet u de tijd van de vervolgactiviteit wijzigen. Het veld Eerst beschikbaar geeft de eerst beschikbare vergadertijd weer.
Antwoorden op uitnodigingen verwerken
Wanneer u een uitnodiging verzendt, kan de ontvanger deze accepteren of weigeren.
Wanneer de ontvanger de uitnodiging weigert, ontvangt u een melding van uitnodiging geweigerd. Klik op Duidelijk om dit te bevestigen. Optioneel, zoek een nieuwe geschikte tijd en plan de vervolgactiviteit opnieuw in of opnieuw toewijzen.
Als de persoon de uitnodiging accepteert, wordt deze op de normale manier vastgelegd in SuperOffice CRM.