Werken met documenten 
Door alle documenten op één plek op te slaan, krijgen u en uw team toegang tot actuele informatie en behouden u de controle over klantrelaties.
Documenten kunnen bijvoorbeeld brieven, offertes of memo's zijn en deze kunnen op de volgende plaatsen in SuperOffice CRM worden weergegeven.
Tip
als u een bestaand document wilt openen en bekijken, dubbelklikt u op de gewenste rij op het sectietabblad. Het document wordt geopend in het programma waarin het is gemaakt.
U kunt een document openen in bewerkingsmodus of in leesmodus. Wanneer u een document opent in de bewerkingsmodus, kunt u alleen zelf het document bewerken. Andere gebruikers kunnen het document in leesmodus openen. Als uw organisatie een documentbibliotheek zoals SharePoint gebruikt, kunnen meerdere mensen tegelijkertijd een document bewerken.
Algemene informatie
| Icoon | Eigenschap | Beschrijving |
|---|---|---|
 |
Taal | Een lijst met beschikbare vertalingen van de sjabloon. "Standaard" indien niet vertaald. |
 |
Datum | De datum van vandaag (standaard). Klik op de pijl naast het Datum-veld om een maandkalender te openen waarin u de gewenste datum kunt selecteren. |
 |
Onderwerp | De kop van het document (de tekst die wordt weergegeven in sectietabbladen en rapporten waar het document wordt vermeld). |
 |
Sjabloon | Een lijst met beschikbare documentsjablonen zoals Brief of Offerte. |
 ,  |
Bedrijf / contact | Over wie het document gaat. |
 |
Verkoop | Een verkoop gekoppeld aan het document. |
 |
Project | Een project gekoppeld aan het document. |
| Onze ref | Toegewezen documentnummer. | |
| Uw ref | De referentie van de geadresseerde uit hun communicatie. |
Nieuwe maken
Waar u ook bent in SuperOffice CRM, u kunt een nieuw document maken of uploaden door op Nieuw in de bovenste balk te klikken en Document te selecteren.
Vind uw documenten
Het Sectietabblad Activiteiten in het Agenda toont alle onvoltooide documenten plus die welke als voltooid zijn gemarkeerd nadat u voor het laatst bent ingelogd in SuperOffice CRM.
Het Sectietabblad Activiteiten in het Bedrijf-, Persoon-, Verkoop- en Project-scherm toont alle documenten die aan het huidige record zijn gekoppeld.
Het Documenten-tabblad in het scherm Selectie toont alle documenten binnen de huidige selectie (als het een documentselectie is).
Record toevoegen als een favoriet
Als u een record wilt toevoegen aan favorieten, klikt u op het sterpictogram 
in de hoek van de relevante kaart of van het relevante tabblad of dialoogvenster. Het sterretje wordt geel 
en de record wordt direct toegevoegd aan favorieten. U hoeft niet op Opslaan te klikken.
Uw documenten standaardiseren
Wanneer u met klanten werkt, zijn er vaak documenten die u herhaaldelijk maakt en verzendt. Meestal bevatten ze dezelfde basiselementen, maar verschillende inhoud. Door uw eigen sjablonen te maken, kunt u er zeker van zijn dat de documenten die uw werknemers maken er allemaal hetzelfde uitzien.
U kunt elk type documentsjabloon toevoegen aan SuperOffice CRM, of het nu gaat om een contract, een offerte, een projectbeschrijving of uw eigen versie van de e-mail met de privacybevestiging.
Door sjablonen te maken voor veelgebruikte documenten en deze voor iedereen beschikbaar te maken, bespaart u uw CRM-gebruikers tijd en zorgt u voor een uniforme uitstraling in uw hele organisatie.
In SuperOffice CRM kunt u eenvoudig documentsjablonen maken voor Word, E-mail, Excel, PowerPoint en andere bestandstypen.
Het tabblad Meer
Het tabblad Meer bevat door gebruikers gedefinieerde velden voor de document. Wanneer voor de organisatie meer velden nodig zijn dan de standaardvelden voor documenten, kan in Instellingen en onderhoud worden ingesteld dat hier extra velden worden weergegeven.