Het dialoogvenster Document (onsite)
De centrale voorziening in de documentfunctie is het dialoogvenster Document, dat u op verschillende manieren kunt openen:
- Selecteer Nieuw > Document.
- Open een bestaand document.
Het dialoogvenster bestaat uit een hoofdonderdeel met algemene informatie over het document, en de volgende tabbladen met aanvullende informatie:
- Details
- Koppelingen
- Meer
Note
De beschrijvingen op deze pagina hebben betrekking op het klassieke Documentdialoogvenster (onsite). Als u SuperOffice CRM Online gebruikt, raadpleeg de sectie Velden in de handleiding voor uitleg over dialoogvensters en velden.
Hoofdonderdeel
Het hoofdonderdeel bevat de volgende essentiële informatie over het document:
Documentsjabloon
Klik op de pijl 
naast het typeveld boven in het dialoogvenster, zodat een lijst met documentsjablonen wordt weergegeven waaruit u een keuze kunt maken.
Deze zijn gedefinieerd in Instellingen en onderhoud.
Note
Wanneer u een document maakt, wordt de sjabloon geopend in het programma waarin de sjabloon is gemaakt. DOCX-bestanden worden bijvoorbeeld geopend in Word.
Bedrijf
Typ hier de naam van het bedrijf waarvoor u een document wilt schrijven. U kunt rechtstreeks vanuit dit veld zoeken.
Persoon
Als u klikt op de pijl achter dit veld, wordt een lijst weergegeven met contactpersonen die zijn geregistreerd voor het bedrijf.
Project
Typ hier de naam van het project waaraan het document is gekoppeld of waaraan u het wilt koppelen. U kunt rechtstreeks vanuit dit veld zoeken.
Verkoop
Typ de naam van de eventuele verkoop waaraan het document is gekoppeld. U kunt rechtstreeks vanuit dit veld zoeken.
Voer hier het onderwerp in
Voer de tekst in die als kop voor het document moet worden gebruikt (de tekst die wordt weergegeven in sectietabbladen en rapporten waarin het document wordt weergegeven).
Taal
Selecteer een taal voor de sjabloon. Deze optie is alleen beschikbaar als de geselecteerde sjabloon vertaalde versies bevat.
Datum
In dit veld wordt automatisch de huidige datum weergegeven. Wanneer u op de pijl naast het veld Datum klikt, wordt een maandkalender weergegeven waarin u de gewenste datum kunt selecteren.
Note
U kunt de datum alleen wijzigen wanneer u het document maakt. Dit veld is niet toegankelijk in de bewerkingsmodus.
Onze ref
Typ hier de referentie die u wilt gebruiken. De standaardinvoer voor elke sjabloon wordt gedefinieerd in Instellingen en onderhoud, maar u kunt de inhoud van dit veld ook bewerken.
Uw ref
Typ hier eventueel een referentie van het bedrijf waarvoor het document is bedoeld.
Zichtbaar voor
Klik naast het veld Zichtbaar voor om een lijst weer te geven waarin u kunt aangeven of het document voor iedereen zichtbaar is, privé (alleen zichtbaar voor de persoon die is gedefinieerd als eigenaar) of zichtbaar is voor iedereen in een van de gebruikersgroepen waarvan de eigenaar deel uitmaakt.
Note
Als u zichtbaarheid instelt op Alleen eigenaar, wordt het document cursief weergegeven op het sectietabblad Activiteiten.
Afgemeld voor bewerking
Voltooid
Standaard wordt dit document gemarkeerd als voltooid 
, maar u kunt het vinkje eventueel verwijderen. Het document wordt vervolgens weergegeven op het sectietabblad Activiteiten in het scherm Agenda totdat het als voltooid wordt gemarkeerd.
Note
voltooide documenten kunt u pas bewerken als u de optie Voltooid ongedaan hebt gemaakt. De status Voltooid voor een activiteit wijzigen.
Door gebruiker gedefinieerde velden
Drie van de door de gebruiker gedefinieerde velden op de tab Meer kunnen hier ook worden weergegeven; dit kan worden gedefinieerd in Instellingen en onderhoud. De velden die worden weergegeven, kunnen per gebruikersgroep verschillen.
Note
Gebruikersgroeplidmaatschap wordt gedefinieerd in het scherm Gebruikers in Instellingen en onderhoud.
Taak
Als u op deze knop klikt, worden de volgende opties weergegeven:
- Verwijderen: verwijdert de huidige invoer.
- Help: opent het Help-onderwerp voor het actieve dialoogvenster.
- Snelkoppeling kopiëren: Kopieert een snelkoppeling naar het actieve item.
- Herstellen naar opgeslagen versie: Selecteer deze optie om een afmelding te annuleren. Bijvoorbeeld als u het document per ongeluk hebt afgemeld en het niet opnieuw kunt aanmelden.
Onder deze opties bevinden zich snelkoppelingen naar andere relevante taken die voor het actieve item kunnen worden uitgevoerd. In Instellingen en onderhoud kunt u ook uw eigen taken definiëren en toevoegen onder de knop Taak.
Het tabblad Details
Het tabblad Details bevat gedetailleerde informatie over het document.
Beschrijving: Hier kunt u een beschrijving van het document invoeren. Dit kan handig zijn voor het uitvoeren van vrije-tekstzoekbewerkingen.
Document: Klik op de koppeling om het document te uploaden of gebruik Slepen en neerzetten om het document vanuit Windows Verkenner naar het dialoogvenster Document te verplaatsen.
Zie Nieuwe documenten maken en Documenten bewerken voor meer informatie.
Publiceren: Schakel deze optie in als u het document zichtbaar wilt maken voor externe gebruikers in Audience (hiervoor is een afzonderlijke licentie vereist).
Het tabblad Koppelingen
Dit tabblad bevat informatie over activiteiten (documenten en vervolgactiviteiten) en verkopen die aan het betreffende document zijn gekoppeld. Als iets op dit tabblad wordt geregistreerd, wordt een stip weergegeven naast Koppelingen.
Lees meer over het toevoegen van koppelingen.
Het tabblad Meer
Dit tabblad bevat alle velden die in Instellingen en onderhoud zijn gedefinieerd door de gebruikers.
Het tabblad www
Op het tabblad www kunt u een snelkoppeling opgegeven naar een URL-adres om via een URL informatie op te halen uit andere toepassingen. U kunt het URL-adres opgegeven met een sjabloonvariabele. Het tabblad www kan op verschillende plaatsen in SuperOffice CRM worden weergegeven; dit kan worden gedefinieerd in Instellingen en onderhoud. Wanneer u op een snelkoppeling klikt, wordt het gekoppelde URL-adres weergegeven.
Tip
U kunt op het tabblad Labels in het venster Opties in Instellingen en onderhoud een andere naam opgeven voor dit tabblad dan www. U kunt ook een andere locatie opgeven in GUI - Webpaneel.
U kunt op Openen in apart venster klikken om de webpagina in een apart browservenster weer te geven.