E-mailfilters
E-mailfilter maken
-
Ga naar Instellingen en onderhoud, klik op de knop Verzoeken in de navigator en selecteer het tabblad E-mail.
Selecteer het tabblad E-mailfilters.
Klik op Nieuw e-mailfilter. Het scherm Eigenschappen voor e-mailfilter wordt geopend.
Op het tabblad Filter kunt u opgeven welke e-mailberichten moeten worden gefilterd door de volgende informatie in te voeren:
- Beschrijving: Voer een korte beschrijving van het e-mailfilter in.
- Prioriteit: selecteer in deze keuzelijst de prioriteit van het filter. De waarde 100 geeft de hoogste prioriteit aan, de waarde 1 de laagste.
- Script: Hier kunt u een script of macro selecteren dat door dit filter moet worden uitgevoerd.
Selecteer waarop het filter van toepassing is:
- Alle inkomende e-mail: Als u deze optie selecteert, wordt het e-mailfilter gebruikt voor alle binnenkomende e-mails.
- E-mailberichten met deze inhoud: Als u deze optie selecteert, wordt het e-mailfilter geactiveerd door e-mailberichten die de reguliere expressies (regexp) bevatten die zijn opgegeven in de velden rechts. U kunt kiezen tussen de e-mailkoptekst en/of de hoofdtekst van de e-mail.
Op het tabblad Reguliere expressies zoeken kunt u reguliere expressies definiëren voor het zoeken van tekst in e-mailberichten en deze vervolgens opslaan als variabelen. U kunt de waarde van een reguliere expressie toewijzen aan een variabele met de naam mijnVariabele door de volgende notatie te gebruiken: mijnVariabele = <regexp>.
In het tabblad Koppelingen instellen kunt u aangeven hoe inkomende e-mail aan een verzoek en/of een persoon wordt gekoppeld op basis van de inhoud van het e-mailbericht:
- Koppelen aan persoon: Als u het gegenereerde verzoek wilt koppelen aan een persoon op basis van informatie uit de e-mail, selecteert u een van de contactvelden in de lijst en voert u vervolgens een reguliere expressie in die de waarde retourneert die de persoon identificeert.
- Koppelen aan verzoek: Met deze optie kunt u het e-mailbericht aan een bestaand verzoek koppelen op basis van een reguliere expressie waarmee informatie uit het e-mailbericht wordt opgehaald.
Op het tabblad Waarden instellen kunt u waarden toevoegen of wijzigen voor personen, bedrijven en verzoeken op basis van de inhoud van het e-mailbericht:
selecteer in de keuzelijst links het gewenste veld voor de persoon, het bedrijf of het verzoek.
Voer in het veld aan de rechterkant een van de volgende opties in:
- de reguliere expressie dat de op te geven waarde zoekt
- een vaste waarde (moet worden voorafgegaan door =)
Wanneer u de optie Vervangen selecteert, wordt een bestaande waarde vervangen door de gevonden waarde.
Klik op Toevoegen om de waarde toe te voegen.
Tip
U kunt een waarde weer verwijderen door deze te selecteren en op te klikken.
Op het tabblad Eigenschappen instellen kunt u de specifieke eigenschappen instellen voor verzoeken die worden gegenereerd door e-mails die voldoen aan het huidige filter. Zie eigenschappen hieronder.
Op het tabblad E-mailantwoord kunt u verschillende e-mailberichten maken die moeten worden verzonden wanneer het filter wordt geactiveerd. Hier kunt u de volgende informatie invoeren:
- Antwoordsjabloon verzenden: Hier kunt u selecteren welke antwoordsjabloon moet worden verzonden als het filter wordt geactiveerd.
- ... naar persoon: Wanneer u deze optie inschakelt, wordt de geselecteerde antwoordsjabloon naar de persoon verzonden.
- ... naar: Wanneer u deze optie inschakelt, wordt de geselecteerde antwoordsjabloon verzonden naar het e-mailadres dat is opgegeven in het veld rechts.
- Items uit Veelgestelde vragen voorstellen vanuit: Wanneer u deze optie inschakelt, zal het systeem op basis van de tekst in het inkomende e-mailbericht items voor Veelgestelde vragen voorstellen. De voorgestelde items zijn beschikbaar als sjabloonvariabelen en kunnen dus worden hergebruikt in de geselecteerde antwoordsjabloon. U kunt ook aangeven in welke tak van de boomstructuur voor Veelgestelde vragen moet worden gezocht door de map op te geven.
- Automatisch antwoord blokkeren: Wanneer u deze optie inschakelt, wordt dit e-mailbericht niet automatisch beantwoord door het systeem.
In het tabblad Postbussen kunt u de postbussen selecteren waarop het filter van toepassing is.
Klik op OK. Het e-mailfilter wordt gemaakt.
Eigenschappen voor gegenereerde verzoeken
Eigenaar instellen: Als u dit selecteert kunt u de gebruiker selecteren die wordt toegewezen aan de e-mails die met dit filter worden verwerkt.
Categorie instellen: Wanneer u deze optie inschakelt en een categorie selecteert, komen de e-mailberichten die met dit filter worden verwerkt in de opgegeven categorie terecht.
Verzoektype: Als u hier controleert en een type selecteert, wordt e-mail die door dit filter wordt verwerkt, toegewezen aan het gespecificeerde verzoektype.
Prioriteit instellen: Wanneer u deze optie inschakelt en een prioriteit selecteert, worden de e-mailberichten die met dit filter worden verwerkt aan de opgegeven prioriteit toegewezen.
Toegangsniveau instellen: Wanneer u deze optie inschakelt en in de keuzelijst een toegangsniveau selecteert, worden de e-mailberichten die met dit filter worden verwerkt aan het opgegeven toegangsniveau toegewezen. Als u Extern selecteert, is het gegenereerde verzoek toegankelijk in het SuperOffice Customer Centre.
Berichten instellen: wanneer u deze optie inschakelt en een antwoordsjabloon selecteert, wordt het verzoekbericht opgemaakt in overeenstemming met de geselecteerde antwoordsjabloon en samengevoegd met alle gevonden reguliere expressies. Op die manier kan een formulier dat via e-mail wordt verzonden, overzichtelijker worden weergegeven. Dit bericht vervangt de oorspronkelijke e-mail.
Verzoek sluiten: Wanneer u deze optie inschakelt, wordt het verzoek direct gesloten en de status gewijzigd in Gesloten.
Van-adres negeren: Als deze optie is ingeschakeld, negeert SuperOffice Service het oorspronkelijke afzenderadres. Het verzoek wordt dan niet aan een persoon gekoppeld, tenzij andere regels in het e-mailfilter een koppeling naar een persoon maken.
E-mail blokkeren: Als deze optie is ingeschakeld, wordt de e-mail niet geïmporteerd in SuperOffice Service. In plaats daarvan wordt het toegevoegd aan de lijst op het tabblad Geblokkeerde e-mail.
E-mail permanent verwijderen: Als deze optie is ingeschakeld, wordt de e-mail permanent verwijderd.
Note
Het is niet mogelijk e-mailberichten te herstellen die permanent zijn verwijderd.
Doorsturen naar: Wanneer u deze optie inschakelt en een e-mailadres invoert, wordt het e-mailbericht naar dit adres doorgestuurd.
Informatie voor foutopsporing opnemen in bericht: Wanneer u deze optie inschakelt, neemt het bericht informatie op voor foutopsporing die u kunt gebruiken om te controleren of het e-mailfilter correct werkt.
E-mail markeren als geretourneerd: Wanneer u deze optie inschakelt, worden de e-mailberichten die met dit filter worden verwerkt, als geretourneerd gemarkeerd. Dit kan relevant zijn voor e-mailberichten afkomstig van postmaster, mailer-daemon, enzovoort.
E-mailfilter verwijderen
Selecteer het tabblad E-mailfilters.
Selecteer het desbetreffende e-mailfilter. Het scherm Eigenschappen voor e-mailfilter wordt geopend.
Klik op de knop Verwijderen onder in het scherm.
Klik ter bevestiging op OK. Het e-mailfilter wordt verwijderd uit SuperOffice Service.