Bijlagen archiveren
Als de bijlage het enige onderdeel van een e-mail is dat u wilt bewaren voor toekomstige referentie, is het mogelijk om een bijlage van een e-mail te archiveren in SuperOffice CRM als een document. Ga als volgt te werk:
Open in Postvak IN van Gmail een e-mail die een of meer bijlagen bevat.
Plaats de muisaanwijzer op de bijlage die u wilt archiveren.
Klik op het SuperOffice-pictogram .
In het dialoogvenster Bijlage archiveren als SuperOffice-document worden de velden Bedrijf en Contactpersoon automatisch ingevuld als de afzender is geregistreerd in SuperOffice. Vul de relevante gegevens in voor de volgende velden:
- Onderwerp: Het onderwerp wordt automatisch ingevoegd in dit veld. U kunt de tekst echter wel bewerken.
- Bedrijf: zoek naar een bedrijf door te beginnen met het typen van de bedrijfsnaam of selecteer een bedrijf uit de lijst.
- Persoon: selecteer een persoon uit de lijst. U kunt ook zoeken door te beginnen met het typen van de naam van de persoon.
- Verkoop: indien relevant, koppelt u het document aan een verkoop.
- Project: indien relevant, koppelt u het document aan een project.
- Datum: in dit veld wordt automatisch de huidige datum ingevoegd. Klik in het veld om een andere datum te selecteren.
- Tijd: klik in het veld om een andere tijd te selecteren.
- Type: Selecteer een van de beschikbare documentsjablonen.
- Zichtbaar voor: Selecteer of het document zichtbaar moet zijn voor alle gebruikers, privé alleen zichtbaar voor de eigenaar) of zichtbaar voor alle gebruikers in een gebruikersgroep waartoe de eigenaar behoort.
- Markeren als voltooid: deze optie is standaard ingeschakeld, maar u kunt de optie uitschakelen indien nodig.
Als de afzender van het e-mailbericht niet in SuperOffice CRM wordt weergegeven, wordt er een waarschuwing weergegeven boven aan het dialoogvenster. Er wordt ook een waarschuwing weergegeven als de afzender is geregistreerd onder meerdere bedrijven in SuperOffice CRM.
Klik op Opslaan. De geselecteerde bijlage wordt gearchiveerd in SuperOffice CRM als een nieuw document. U kunt vervolgens dubbelklikken op het document in het sectietabblad Activiteiten om het te openen.