Uitgaande e-mail archiveren
Wanneer u een e-mail verzendt, kunt u deze ook archiveren (inclusief eventuele bijlagen) als een document in SuperOffice CRM. Dit is een makkelijke manier om uw uitgaande correspondentie bij te houden.
Hierin gaat u als volgt te werk:
Klik in Gmail op Opstellen.
Schrijf het e-mailbericht.
Note
Als u de e-mail verzendt naar meerdere ontvangers, wordt de e-mail alleen voor de eerste ontvanger gearchiveerd.
Klik op Verzenden en archiveren. De e-mail wordt verzonden.
In het dialoogvenster E-mail archiveren in SuperOffice worden de velden Bedrijf en Persoon automatisch ingevuld als het e-mailadres van de ontvanger is geregistreerd in SuperOffice. Vul de relevante gegevens in voor de volgende velden:
- Onderwerp: Het onderwerp wordt automatisch ingevoegd in dit veld. U kunt de tekst echter wel bewerken.
- Bedrijf: zoek naar een bedrijf door te beginnen met het typen van de bedrijfsnaam of selecteer een bedrijf uit de lijst.
- Persoon: selecteer een persoon uit de lijst. U kunt ook zoeken door te beginnen met het typen van de naam van de persoon.
- Verkoop: indien relevant, koppelt u het document aan een verkoop.
- Project: indien relevant, koppelt u het document aan een project.
- Datum: in dit veld wordt automatisch de huidige datum ingevoegd. Klik in het veld om een andere datum te selecteren.
- Tijd: klik in het veld om een andere tijd te selecteren.
- Type: Selecteer een van de beschikbare documentsjablonen.
- Zichtbaar voor: Selecteer of het document zichtbaar moet zijn voor alle gebruikers, privé alleen zichtbaar voor de eigenaar) of zichtbaar voor alle gebruikers in een gebruikersgroep waartoe de eigenaar behoort.
- Markeren als voltooid: deze optie is standaard ingeschakeld, maar u kunt de optie uitschakelen indien nodig.
Als de ontvanger van het e-mailbericht niet in SuperOffice CRM wordt weergegeven, wordt er een waarschuwing weergegeven boven aan het dialoogvenster. Er wordt ook een waarschuwing weergegeven als de ontvanger is geregistreerd onder meerdere bedrijven in SuperOffice CRM.
Klik op Opslaan. De e-mail (inclusief eventuele bijlagen) wordt gearchiveerd in SuperOffice CRM als een nieuw document. U kunt vervolgens dubbelklikken op de e-mail in het sectietabblad Activiteiten om het te openen.
Klik op de koppeling in het pop-upbericht om het document te openen in SuperOffice.
Tip
Als u het bericht niet archiveert wanneer u het verzendt, kunt u altijd nog naar de map Verzonden items gaan en het bericht archiveren.