Een e-mailbericht schrijven

• 6 minutes to read
 • 6 minutes to read
Tip

In de onderstaande procedure wordt beschreven hoe u een e-mailbericht opstelt via Postvak IN. U kunt ook een e-mailbericht opstellen door te klikken op Nieuw > E-mail op de bovenste balk.

E-mail maken vanuit het Postvak IN van SuperOffice

  1. Selecteer Nieuw > e-mail.

  2. Klik in het dialoogvenster E-mail in het veld Aan en typ de naam van de persoon naar wie u het bericht wilt verzenden.

  3. Selecteer een persoon in de lijst met resultaten. U kunt ook klikken op pictogram om een recente persoon te selecteren.

  4. Herhaal stappen 2 en 3 om extra ontvangers toe te voegen.

  5. Optioneel: Klik op Cc/Bcc om kopieën of blinde kopieën te verzenden naar andere ontvangers.

  6. Voer in het veld Onderwerp een korte beschrijving in van het onderwerp van het bericht.

  7. Klik op het berichtveld en voer het bericht in.

  8. Als u een bijlage in het bericht wilt opnemen, klikt u op pictogram onder aan het venster. In de sectie Bijlage die boven aan het venster wordt weergegeven, hebt u de volgende opties:

    • Klik op Bestand uploaden (of hierheen slepen) om naar een bestand op een schijf of server te bladeren en het toe te voegen.
    • Gebruik slepen en neerzetten om een bestand te verplaatsen vanuit Windows Explorer naar de sectie Bijlage.
    • Klik op Selecteer een CRM-document om een document te selecteren in SuperOffice CRM.
    Tip

    Als u het bericht tijdelijk wilt opslaan en later wilt voltooien, klikt u op pictogram in de rechterbovenhoek. Het bericht wordt dan opgeslagen in de map Concepten.

  9. Als u een veelgestelde vraag, een antwoordsjabloon of een snel antwoord in het e-mailbericht wilt opnemen, klikt u op pictogram onder aan het venster.

    Selecteer een van de volgende opties en blader door de mappen. U kunt ook zoektekst opgeven in het bovenste veld of op de relevante pictogrammen klikken om toegang te krijgen tot de historie en favorieten.

    • Veelgestelde vragen: voegt een koppeling in naar veelgestelde vragen in SuperOffice Customer Centre. Alleen veelgestelde vragen die voor iedereen toegankelijk zijn en die worden gepubliceerd, zijn hier beschikbaar.
    • Antwoordsjablonen: voegt de sjabloontekst in.
    • Snelle antwoorden: voegt een snel antwoord in.

Snel antwoorden

Een snel antwoord is een voorgedefinieerde tekst die u kunt gebruiken in een e-mailbericht. Het is hetzelfde als een antwoordsjabloon, maar het is veel makkelijker en sneller te maken. De snelle antwoorden die u maakt zijn alleen beschikbaar voor u.

Stappen:

  1. Klik op pictogram Bewerken.
  2. Klik in het venster Snelle antwoorden op Toevoegen. Er wordt een nieuw antwoord aan de lijst toegevoegd.
  3. Klik in het veld Nieuwe naam en geef een titel op voor het snelle antwoord. Deze zal niet zichtbaar zijn voor de klant.
  4. Klik op het veld Nieuwe inhoud en geef de antwoordtekst op die u wilt verzenden naar klanten.
  5. Klik op Opslaan. Het venster sluit en het nieuwe snelle antwoord wordt opgeslagen.

Informatie invoeren in het dialoogvenster Nieuwe e-mail

Als u een nieuwe e-mail maakt op basis van een sjabloon, wordt het dialoogvenster Nieuwe e-mail in sommige gevallen weergegeven omdat u met een instelling in de sjabloon aanvullende informatie aan de e-mail kunt toevoegen. Dit is vooral relevant bij het gebruik van sjablonen met sjabloonvariabelen voor verkoop en projecten, waarbij u de relevante verkoop of het desbetreffende project moet selecteren voor de variabelen die moeten worden ingevuld wanneer u de e-mail verzendt.

Vul de velden hieronder in, klik op Maken en stel de e-mail samen zoals hierboven beschreven.

Veld Beschrijving
Documentsjabloon Klik op de pijl pictogram naast het typeveld boven in het dialoogvenster, zodat een lijst met documentsjablonen wordt weergegeven waaruit u een keuze kunt maken. De beschikbare sjablonen worden gedefinieerd in Instellingen en onderhoud.
Bedrijf Typ hier de naam van het bedrijf waarvoor u een document wilt schrijven.
Persoon Als u klikt op de pijl achter dit veld, wordt een lijst weergegeven met contactpersonen die zijn geregistreerd voor het bedrijf.
Project Voer de naam in van het project waaraan de e-mail moet worden gekoppeld.
Verkoop Voer de naam in van de verkoop waaraan de e-mail moet worden gekoppeld.
Zichtbaar voor Klik op het veld Zichtbaar voor om een lijst weer te geven waarin u kunt kiezen of de e-mail voor alle gebruikers zichtbaar moet zijn, alleen voor uzelf of voor alle gebruikers in een van de gebruikersgroepen waartoe de eigenaar behoort.
Taal Als de geselecteerde sjabloon vertaalde versies bevat, kunt u een taal voor de sjabloon selecteren.

Verzenden

Wanneer u klaar bent met het bericht en het wilt verzenden, hebt u de volgende opties:

  • Klik op de knop Verzenden als u het bericht direct wilt verzenden.
  • Als u het bericht wilt verzenden en het wilt archiveren als een document in SuperOffice CRM, klikt u opVerzenden en archiveren. Het dialoogvenster Document wordt geopend. Een document maken.
Tip

Als u het bericht niet archiveert wanneer u het verzendt, kunt u altijd nog naar de map Verzonden items gaan en het bericht archiveren.

De handtekeningsjabloon aan de onderkant van het bericht kan worden bewerkt in pictogram Persoonlijke instellingen > Persoonlijke e-mailhandtekening bewerken.