Bijlagen archiveren
Als de bijlage het enige onderdeel van een e-mail is dat u wilt bewaren voor toekomstige referentie, is het mogelijk om een bijlage van een e-mail in het Postvak IN van uw e-mailclient te archiveren in SuperOffice CRM. Ga als volgt te werk:
Stappen
Selecteer de e-mail die de bijlage(en) bevat die u wilt archiveren.
Klik op de knop E-mail archiveren op de werkbalk en op Bijlage(n) archiveren in de vervolgkeuzelijst.
Een van de volgende situaties doet zich voor:
- Als er maar één bijlage is, wordt het dialoogvenster Bijlage archiveren onmiddellijk geopend.
- Als er meer dan één bijlage is, wordt er een dialoogvenster met de bijlagen weergegeven. Selecteer de gewenste bijlage en klik op OK om deze te archiveren. Het dialoogvenster Bijlage archiveren wordt vervolgens geopend en de onderstaande procedure wordt voor elke bijlage herhaald.
Als de afzender van het e-mailbericht niet in SuperOffice CRM wordt weergegeven, wordt er een waarschuwing weergegeven boven aan het dialoogvenster. Omgaan met niet-vermelde afzenders.
In het veld Onderwerp wordt automatisch de bestandsnaam van de bijlage ingevoegd. U kunt echter elke onderwerptekst invoeren die u wilt weergeven op het sectietabblad Activiteiten van SuperOffice CRM.
In het veld Bedrijf kunt u naar een bedrijf zoeken door te beginnen met het typen van de bedrijfsnaam en vervolgens te selecteren uit de weergegeven overeenkomsten.
In het veld Persoon kunt u de vervolgkeuzelijst gebruiken om een van de personen te selecteren die tot het bedrijf behoren dat u in de vorige stap hebt geselecteerd. U kunt ook zoeken door te beginnen met het typen van de naam van de persoon.
Als u de bijlage aan een bepaald project wilt koppelen, kunt u het project selecteren in het veld Project.
Als u de bijlage aan een bepaalde verkoop wilt koppelen, kunt u de verkoop selecteren in het veld Verkoop.
In de vervolgkeuzelijst Type kunt u een van de beschikbare documentsjablonen selecteren.
Klik in het veld Zichtbaar voor op de pijl naast het veld. Er wordt een lijst weergegeven waarin u kunt aangeven of de bijlage voor iedereen zichtbaar is, privé is (alleen zichtbaar voor de persoon die is gedefinieerd als eigenaar) of zichtbaar is voor iedereen in de gebruikersgroep waarvan de eigenaar deel uitmaakt.
Note
Het veld Zichtbaar voor is alleen beschikbaar als dit recht aan u is toegewezen in Instellingen en onderhoud.
Klik op OK. De geselecteerde bijlage wordt gearchiveerd in SuperOffice CRM als een nieuw document. U kunt het document vervolgens openen door erop te dubbelklikken in het sectietabblad Activiteiten.