E-mails archiveren op bedrijven/personen
Het is mogelijk om een e-mail (inclusief eventuele bijlagen) te archiveren op bedrijf/persoon in Postvak IN van uw e-mailclient in SuperOffice CRM. Dit is een makkelijke manier om informatie die u ontvangt via e-mail samen met andere informatie van het bedrijf of de persoon op te slaan in SuperOffice CRM.
Stappen
Selecteer de e-mail(s) die u wilt archiveren.
Klik op de knop E-mail archiveren op de werkbalk en op E-mail archiveren in de vervolgkeuzelijst. Als u meer dan één e-mail selecteert, wordt de onderstaande procedure voor elke e-mail herhaald.
Als de afzender van het e-mailbericht niet in SuperOffice wordt weergegeven, wordt er een waarschuwing weergegeven boven aan het dialoogvenster voor archivering van e-mail: "Het e-mailadres van deze afzender wordt niet herkend. Klik hier om SuperOffice bij te werken met dit e-mailadres."
In het veld Onderwerp wordt het onderwerp uit de e-mail automatisch ingevoegd. U kunt echter elke onderwerptekst invoeren die u wilt weergeven op het sectietabblad Activiteiten van SuperOffice CRM.
In het verplichte veld Bedrijf kunt u naar een bedrijf zoeken door te beginnen met het typen van de bedrijfsnaam en vervolgens te selecteren uit de weergegeven overeenkomsten.
In het veld Persoon kunt u de vervolgkeuzelijst gebruiken om een van de personen te selecteren die tot het bedrijf behoren dat u in de vorige stap hebt geselecteerd. U kunt ook zoeken door te beginnen met het typen van de naam van de persoon.
Als u de e-mail naar een bepaald project wilt archiveren, kunt u het project selecteren in het veld Project.
Als u de e-mail naar een bepaalde verkoop wilt archiveren, kunt u de verkoop selecteren in het veld Verkoop.
In de vervolgkeuzelijst Type kunt u een van de beschikbare documenttypen selecteren.
Klik in het veld Zichtbaar voor op de pijl naast het veld. Er wordt een lijst weergegeven waarin u kunt aangeven of het document voor iedereen zichtbaar is, privé is (alleen zichtbaar voor de persoon die is gedefinieerd als eigenaar) of zichtbaar is voor iedereen in de gebruikersgroep waarvan de eigenaar deel uitmaakt.
Note
Het veld Zichtbaar voor is alleen beschikbaar als dit recht aan u is toegewezen in Instellingen en onderhoud.
Alleen Outlook: Vink het vakje Verwijderen uit Postvak IN aan als u de e-mail uit het Postvak IN wilt verwijderen en naar de map Verwijderde items in de e-mailclient wilt verplaatsen nadat deze met succes is gearchiveerd in SuperOffice CRM.
Vink het vakje Bijlagen bijvoegen aan als u de e-mail inclusief bijlagen wilt archiveren. Als u deze optie uitschakelt, wordt de e-mail zonder bijlagen opgeslagen.
Klik op OK. De geselecteerde e-mail en eventuele bijlagen worden gearchiveerd in SuperOffice CRM als nieuwe documenten. U kunt vervolgens dubbelklikken op een van deze documenten in het sectietabblad Activiteiten om de e-mail in uw e-mailclient te openen.