Een e-mail archiveren
Wanneer u op de knop E-mail archiveren op de werkbalk van de e-mailclient klikt, wordt er een menu met archiveeropties weergegeven.
Note
Deze knop wordt ook weergegeven in het e-mailvenster wanneer u een e-mail opent die u hebt ontvangen.
Opties:
- E-mails archiveren op bedrijven/personen
- E-mails archiveren als activiteiten
- Bijlagen archiveren
- E-mails archiveren als verzoeken
Voor alle verschillende archiveeropties kunt u de optie Waarschuw mij wanneer een e-mail groter is dan (in kB) selecteren in het deelvenster Algemene instellingen van het dialoogvenster SuperOffice CRM-opties. Wanneer u dus een e-mail probeert te archiveren met een bijlage die de opgegeven limiet overschrijdt, zal een dialoogvenster u hierover informeren en u vragen of u deze toch wilt archiveren.
Verschillen tussen Outlook, Notes en SuperOffice CRM
U kunt op verschillende manieren e-mails maken, zowel vanuit Outlook als vanuit SuperOffice CRM. Als het dialoogvenster Document wordt weergegeven, wordt de e-mail behandeld als een SuperOffice-document en wordt deze gearchiveerd. Als het dialoogvenster Document niet wordt weergegeven, wordt de e-mail gearchiveerd op basis van de instellingen in het dialoogvenster SuperOffice CRM-opties.
Het dialoogvenster Document wordt automatisch geopend als u:
Klikt op de knop Schrijven in SuperOffice CRM.
Klikt op de pijl-omlaag rechts van de knop Nieuwe e-mail op de werkbalk Microsoft Outlook en een van de sjablonen selecteert in het submenu SuperOffice-bericht.
Het dialoogvenster Document wordt niet automatisch geopend als u:
Klikt op de knop Nieuwe e-mail in de e-mailclient. De e-mails worden echter gearchiveerd als de optie E-mail standaard archiveren wanneer: gemaakt vanaf optie e-mailclient in het dialoogvenster SuperOffice CRM-opties is geselecteerd.
Klik op de knop E-mail in SuperOffice CRM. De e-mails worden echter gearchiveerd als de optie E-mail standaard archiveren wanneer: gemaakt uit SuperOffice CRM in het dialoogvenster SuperOffice CRM-opties is geselecteerd.
Wanneer u een e-mail maakt met de knop E-mail in SuperOffice CRM, is het mogelijk om standaard een vooraf gedefinieerde e-mailtekstsjabloon te gebruiken als de optie SuperOffice-e-mailtekst gebruiken in het dialoogvenster SuperOffice CRM-opties is geselecteerd.
Note
Dit geldt ook als u op een e-mailadres klikt in SuperOffice CRM, een e-mail verzendt vanaf het tabblad Contactpersonen of een e-mail beantwoordt/doorstuurt vanaf het sectietabblad Activiteiten.
De e-mail is al gearchiveerd in SuperOffice CRM
Wanneer een e-mail wordt gearchiveerd door een gebruiker, wordt deze getagd met een unieke ID in SuperOffice CRM. Dit betekent dat de volgende keer dat iemand dezelfde e-mail probeert te archiveren, er een waarschuwing verschijnt die hen hierover informeert; Op deze manier is het mogelijk om duplicaten in de database te voorkomen.
Als u een e-mail opent die al is gearchiveerd, wordt de knop E-mail archiveren 
groen weergegeven met een wit vinkje. Als u met de muisaanwijzer over de knop gaat, wordt een infovak weergegeven waarin staat wanneer en door wie de e-mail is gearchiveerd. Dit veronderstelt dat u de optie Controleren op duplicaten wanneer een e-mail wordt geopend hebt geselecteerd in het dialoogvenster SuperOffice CRM-opties.