Afzenders beheren

• 5 minutes to read
 • 5 minutes to read

Wanneer u een e-mail of een bijlage archiveert, voert SuperOffice CRM een zoekopdracht uit om te zien of de afzender overeenkomt met een van de opgenomen bedrijven of personen.

Zoeken naar de afzender van een e-mail

U kunt de knop Zoeken naar afzender gebruiken om te zoeken naar het exacte e-mailadres van de afzender in de SuperOffice-client van uw voorkeur.

  1. Selecteer de e-mail in het Postvak IN van de e-mailclient (u kunt er slechts één selecteren) waarvan u de afzender wilt zoeken in SuperOffice.

  2. Klik op de knop Afzender zoeken.

  3. Wat er nu gebeurt, hangt af van het feit of de afzender wordt gevonden in SuperOffice:

    • Als het e-mailadres van een bedrijf/persoon is gevonden, wordt de bedrijfskaart/de persoon in SuperOffice CRM geopend.
    • Als het e-mailadres bij meerdere bedrijven/personen is geregistreerd, wordt er een dialoogvenster weergegeven met de alternatieven waarvan u er een kunt kiezen.
    • Als het e-mailadres niet is geregistreerd in SuperOffice, kunt u het toevoegen.
    • Alleen SuperOffice CRM: Als de afzender van de geselecteerde e-mail is gemarkeerd als een voormalige werknemer, wordt het bedrijf/de persoon nog steeds geopend, maar wordt de afzender niet weergegeven in SuperOffice CRM, tenzij u ervoor hebt gekozen om voormalige werknemers weer te geven.

E-mail van een afzender met meerdere aanbiedingen afhandelen

Als de afzender meerdere keren wordt vermeld in SuperOffice CRM, verschijnt er een dialoogvenster waarin u hierover wordt geïnformeerd en waarin u de juiste vermelding kunt selecteren.

Een e-mail afhandelen van een afzender die niet wordt vermeld in SuperOffice

Als de afzender helemaal niet wordt vermeld in SuperOffice CRM, kunt u zijn e-mailadres toevoegen aan SuperOffice CRM.

  1. Voer een van de volgende handelingen uit:

  2. Als de afzender van het e-mailbericht of de bijlage niet in SuperOffice CRM wordt weergegeven, wordt er een waarschuwing weergegeven boven aan het dialoogvenster voor archivering van e-mail wanneer u probeert te archiveren: "Het e-mailadres van deze afzender wordt niet herkend. Klik hier om SuperOffice bij te werken met dit e-mailadres." Klik op de waarschuwing.

  3. Selecteer in het dialoogvenster E-mailadres opslaan een van de volgende keuzerondjes:

  4. Klik op OK. De persoon en het e-mailadres worden nu weergegeven op het sectietabblad Personen van de opgegeven bedrijfskaart.

Note

Als u meer dan één e-mail tegelijk probeert te archiveren, wordt u om toestemming gevraagd voor elke afzender die niet wordt vermeld in SuperOffice CRM.

Een e-mailadres aan een nieuwe persoon toevoegen

  1. Open het dialoogvenster E-mailadres opslaan.

  2. Selecteer de optie Nieuwe persoon maken.

  3. Selecteer in het veld Bedrijfhet bedrijf waarvoor u de nieuwe persoon wilt opslaan. U kunt naar een bedrijf zoeken door de bedrijfsnaam te typen en vervolgens een keuze te maken uit de overeenkomsten die worden weergegeven.

  4. Voer de vereiste informatie over de persoon in, zoals naam, e-mailadres en telefoonnummer.

  5. Klik op OK. De persoon en het e-mailadres worden nu weergegeven op het sectietabblad Personen van de opgegeven bedrijfskaart.

Een e-mailadres aan bestaande persoon toevoegen

  1. Open het dialoogvenster E-mailadres opslaan.

  2. Selecteer de optie E-mailadres toevoegen aan bestaand contactpersoon.

  3. Selecteer in het veld Bedrijf het bedrijf waaronder u het e-mailadres wilt registreren. U kunt naar een bedrijf zoeken door de bedrijfsnaam te typen en vervolgens een keuze te maken uit de overeenkomsten die worden weergegeven.

  4. In het veld Contactpersoon kunt u kiezen uit de contactpersonen die voor het actieve bedrijf zijn geregistreerd.

  5. Schakel het selectievakje Instellen als primair e-mailadres voor deze contactpersoon in als de contactpersoon meer dan één e-mailadres heeft en u wilt dat dit e-mailadres als standaardadres wordt gebruikt.

  6. Klik op OK. De persoon en het e-mailadres worden nu weergegeven op het sectietabblad Personen van de opgegeven bedrijfskaart.

Geen e-mailadres toevoegen aan SuperOffice

Het is mogelijk om een e-mail/bijlage te archiveren of een afzender te zoeken zonder het e-mailadres toe te voegen aan SuperOffice CRM.

Als u het e-mailadres niet wilt toevoegen aan SuperOffice CRM, klikt u gewoon niet op de waarschuwing in het dialoogvenster E-mail archiveren.