Postbussen maken

•
Version: 10.2.11
• 8 minutes to read
 • 8 minutes to read

U kunt een postbus maken voor het importeren van e-mailberichten in SuperOffice Service. Voordat u dit doet, moet u een postbus maken op de e-mailserver waarnaar de e-mailberichten worden bezorgd.

Note

Voordat u een postbus instelt, moet u ervoor zorgen dat er geen oude berichten in deze postbus op de e-mailserver staan. SuperOffice Service importeert alle e-mailberichten in de postbus, hierdoor worden er mogelijk automatische antwoorden verzonden naar alle personen die e-mailberichten naar dit adres hebben gestuurd. Om deze oude e-mails te importeren, moet u de functie voor automatisch beantwoorden uitschakelen. Het gaat om de optie Niet automatisch antwoorden in het scherm Postbuseigenschappen en de optie Geen e-mail naar nieuwe personen verzenden op het tabblad Instellingen in het scherm Systeem in SuperOffice Service.

Een nieuw postvak maken - online

  1. Ga naar Instellingen en onderhoud, klik op de knop Verzoeken in de navigator en selecteer het tabblad E-mail.

  2. Klik op Nieuwe postbus. Het scherm Postbuseigenschappen wordt weergegeven met het geopende tabblad Eigenschappen.

  3. in het veld Adres voert u de naam zonder @domein.xx in en drukt u op TAB om de instellingen van CRM Online aan het e-mailadres toe te voegen.

    Note

    Een gebruiksvriendelijk e-mailadres kan aan het adres worden toegevoegd door toevoeging van ("gebruiksvriendelijke naam") aan het einde van het e-mailadres. Voorbeeld: info@company.com (Klant B.V.).

  4. Selecteer categorie, prioriteit, en verzoektype:

    • In de keuzelijst Categorie selecteert u tot welke categorie de berichten in deze postbus behoren.

    • Selecteer in de keuzelijst Prioriteit de prioriteit om verzoeken uit deze postbus te geven.

    • Selecteer in de keuzelijst Verzoektype het type berichten dat bij deze postbus hoort.

  5. In de keuzelijst Klanttaal geeft u aan welke taal moet worden gebruikt voor de klanten die berichten sturen naar deze postbus.

  6. Stel antwoord in:

    1. Selecteer Niet automatisch antwoorden om de functie voor automatisch antwoorden uit te schakelen. Zie de opmerking boven aan dit onderwerp.

    2. In het veld E-mailvelden kunt u een door komma's gescheiden lijst met e-mailvelden (kopteksten) invoeren die u in het verzoekbericht wilt weergeven (bijvoorbeeld Aan en Cc).

    3. In de keuzelijst Antwoordsjabloon voor antwoord aan contactpersoon selecteert u de antwoordsjabloon die u wilt gebruiken voor het verzenden van automatische antwoorden naar de klant.

    4. Items uit Veelgestelde vragen voorstellen vanuit: Wanneer u deze optie inschakelt, zal het systeem op basis van de tekst in het inkomende e-mailbericht items voor Veelgestelde vragen voorstellen. De voorgestelde items in Veelgestelde vragen zijn beschikbaar als sjabloonvariabelen en kunnen dus worden hergebruikt in de geselecteerde antwoordsjabloon. U kunt ook aangeven in welke tak van de boomstructuur voor Veelgestelde vragen moet worden gezocht door de map op te geven.

  7. Automatische antwoorden en systeemberichten importeren: Standaard worden e-mails die niet-aanwezigheidsberichten, systeemberichten en andere irrelevante berichten bevatten, niet geïmporteerd. Als u dergelijke e-mails wilt importeren, kunt u deze optie aanvinken.

  8. AI-diensten: Hier kunt u de volgende opties selecteren voor categorisering en tekstanalyse met behulp van AI:

  9. Klik op OK. De postbus wordt gemaakt.

Een nieuw postvak maken - lokaal

  1. Ga naar Instellingen en onderhoud, klik op de knop Verzoeken in de navigator en selecteer het tabblad E-mail.

  2. Klik op Nieuwe postbus. Het scherm Postbuseigenschappen wordt weergegeven met het geopende tabblad Eigenschappen.

  3. Voer in het veld Adres het e-mailadres in dat u wilt gebruiken voor de postbus.

    Note

    Stel doorsturen in naar dit postbusadres als u het e-mailadres van uw bedrijf gaat gebruiken (bijvoorbeeld info@company.com). Gebruik Doorstuuradres in het scherm Postbussen.

  4. Selecteer in de keuzelijst Protocol het protocol dat moet worden gebruikt voor communicatie met de e-mailserver. Voor sommige protocollen is mogelijk verdere configuratie vereist.

  5. Voer in het veld E-mailserver de hostnaam van de server in.

  6. Voer in de velden Gebruikersnaam en Wachtwoord de gebruikersnaam en het wachtwoord voor de postbus in.

  7. Typ in het veld Map de mapnaam voor de postbus op de server.

  8. In het veld Poort kunt u de voorgestelde standaardpoort voor het geselecteerde protocol wijzigen.

  9. Selecteer categorie, prioriteit, en verzoektype:

    • In de keuzelijst Categorie selecteert u tot welke categorie de berichten in deze postbus behoren.

    • Selecteer in de keuzelijst Prioriteit de prioriteit om verzoeken uit deze postbus te geven.

    • Selecteer in de keuzelijst Verzoektype het type berichten dat bij deze postbus hoort.

  10. In de keuzelijst Interval kunt u selecteren hoe vaak SuperOffice Service berichten moet ophalen voor deze postbus.

  11. In de keuzelijst Klanttaal geeft u aan welke taal moet worden gebruikt voor de klanten die berichten sturen naar deze postbus.

  12. Stel antwoord in:

    1. Selecteer Niet automatisch antwoorden om de functie voor automatisch antwoorden uit te schakelen. Zie de opmerking boven aan dit onderwerp.

    2. In het veld E-mailvelden kunt u een door komma's gescheiden lijst met e-mailvelden (kopteksten) invoeren die u in het verzoekbericht wilt weergeven (bijvoorbeeld Aan en Cc).

    3. In de keuzelijst Antwoordsjabloon voor antwoord aan contactpersoon selecteert u de antwoordsjabloon die u wilt gebruiken voor het verzenden van automatische antwoorden naar de klant.

    4. Items uit Veelgestelde vragen voorstellen vanuit: Wanneer u deze optie inschakelt, zal het systeem op basis van de tekst in het inkomende e-mailbericht items voor Veelgestelde vragen voorstellen. De voorgestelde items in Veelgestelde vragen zijn beschikbaar als sjabloonvariabelen en kunnen dus worden hergebruikt in de geselecteerde antwoordsjabloon. U kunt ook aangeven in welke tak van de boomstructuur voor Veelgestelde vragen moet worden gezocht door de map op te geven.

  13. Ga naar het tabblad Alias. Hier kunt u elke e-mailalias voor een postvak invoeren (bijvoorbeeld als sales@company.com en sale@company.com ga naar hetzelfde postvak). U voegt een alias toe door een e-mailadres in te vullen en vervolgens op pictogram te klikken.

  14. Automatische antwoorden en systeemberichten importeren: Standaard worden e-mails die niet-aanwezigheidsberichten, systeemberichten en andere irrelevante berichten bevatten, niet geïmporteerd. Als u dergelijke e-mails wilt importeren, kunt u deze optie aanvinken.

  15. Klik op OK. De postbus wordt gemaakt.

Wat wilt u nu doen?