E-mailfilter maken
-
Ga naar Instellingen en onderhoud, klik op de knop Verzoeken in de navigator en selecteer het tabblad E-mail.
Selecteer het tabblad E-mailfilters.
Klik op Nieuw e-mailfilter. Het scherm Eigenschappen voor e-mailfilter wordt geopend.
Op het tabblad Filter kunt u opgeven welke e-mailberichten moeten worden gefilterd door de volgende informatie in te voeren:
- Beschrijving: Voer een korte beschrijving van het e-mailfilter in.
- Prioriteit: selecteer in deze keuzelijst de prioriteit van het filter. De waarde 100 geeft de hoogste prioriteit aan, de waarde 1 de laagste.
- Script: Hier kunt u een script of macro selecteren dat door dit filter moet worden uitgevoerd.
Selecteer waarop het filter van toepassing is:
- Alle inkomende e-mail: Als u deze optie selecteert, wordt het e-mailfilter gebruikt voor alle binnenkomende e-mails.
- E-mailberichten met deze inhoud: Als u deze optie selecteert, wordt het e-mailfilter geactiveerd door e-mailberichten die de reguliere expressies (regexp) bevatten die zijn opgegeven in de velden rechts. U kunt kiezen tussen de e-mailkoptekst en/of de hoofdtekst van de e-mail.
Op het tabblad Reguliere expressies zoeken kunt u reguliere expressies definiëren voor het zoeken van tekst in e-mailberichten en deze vervolgens opslaan als variabelen. U kunt de waarde van een reguliere expressie toewijzen aan een variabele met de naam mijnVariabele door de volgende notatie te gebruiken: mijnVariabele = <regexp>.
In het tabblad Koppelingen instellen kunt u aangeven hoe inkomende e-mail aan een verzoek en/of een persoon wordt gekoppeld op basis van de inhoud van het e-mailbericht:
- Koppelen aan persoon: Als u het gegenereerde verzoek wilt koppelen aan een persoon op basis van informatie uit de e-mail, selecteert u een van de contactvelden in de lijst en voert u vervolgens een reguliere expressie in die de waarde retourneert die de persoon identificeert.
- Koppelen aan verzoek: Met deze optie kunt u het e-mailbericht aan een bestaand verzoek koppelen op basis van een reguliere expressie waarmee informatie uit het e-mailbericht wordt opgehaald.
Op het tabblad Waarden instellen kunt u waarden toevoegen of wijzigen voor personen, bedrijven en verzoeken op basis van de inhoud van het e-mailbericht:
selecteer in de keuzelijst links het gewenste veld voor de persoon, het bedrijf of het verzoek.
Voer in het veld aan de rechterkant een van de volgende opties in:
- de reguliere expressie dat de op te geven waarde zoekt
- een vaste waarde (moet worden voorafgegaan door =)
Wanneer u de optie Vervangen selecteert, wordt een bestaande waarde vervangen door de gevonden waarde.
Klik op Toevoegen om de waarde toe te voegen.
Tip
U kunt een waarde weer verwijderen door deze te selecteren en op het
verwijderpictogram te klikken.
Op het tabblad Eigenschappen instellen kunt u de specifieke eigenschappen instellen voor verzoeken die worden gegenereerd door e-mails die voldoen aan het huidige filter:
Op het tabblad E-mailantwoord kunt u verschillende e-mailberichten maken die moeten worden verzonden wanneer het filter wordt geactiveerd. Hier kunt u de volgende informatie invoeren:
- Antwoordsjabloon verzenden: Hier kunt u selecteren welke antwoordsjabloon moet worden verzonden als het filter wordt geactiveerd.
- ... naar persoon: Wanneer u deze optie inschakelt, wordt de geselecteerde antwoordsjabloon naar de persoon verzonden.
- ... naar: Wanneer u deze optie inschakelt, wordt de geselecteerde antwoordsjabloon verzonden naar het e-mailadres dat is opgegeven in het veld rechts.
- Items uit Veelgestelde vragen voorstellen vanuit: Wanneer u deze optie inschakelt, zal het systeem op basis van de tekst in het inkomende e-mailbericht items voor Veelgestelde vragen voorstellen. De voorgestelde items zijn beschikbaar als sjabloonvariabelen en kunnen dus worden hergebruikt in de geselecteerde antwoordsjabloon. U kunt ook aangeven in welke tak van de boomstructuur voor Veelgestelde vragen moet worden gezocht door de map op te geven.
- Automatisch antwoord blokkeren: Wanneer u deze optie inschakelt, wordt dit e-mailbericht niet automatisch beantwoord door het systeem.
In het tabblad Postbussen kunt u de postbussen selecteren waarop het filter van toepassing is.
Klik op OK. Het e-mailfilter wordt gemaakt.