ERP-verbinding configureren
Nadat u een ERP-verbinding hebt toegevoegd, moet u configureren hoe gegevens worden gesynchroniseerd tussen SuperOffice en het ERP-systeem. Dit doet u via de knoppen onderaan het tabblad Synchroniseren in het scherm Offerte/Synchroniseren.
Veldtoewijzing
Bij veldtoewijzing bepaalt u welke ERP-velden overeenkomen met welke SuperOffice-velden en hoe de gegevens tussen beide systemen vloeien. De beschikbare ERP-actors en ERP-velden worden geleverd door de sync connector en verschillen mogelijk per ERP-systeem. U kunt de synchronisatierichting instellen en bepalen welke velden worden weergegeven in het zoekvenster en op het ERP-tabblad in SuperOffice CRM.
Selecteer de ERP-verbinding en klik op Toewijzingen linksonder in het scherm.
Het dialoogvenster Toewijzingen wordt geopend en toont tabbladen voor de beschikbare ERP-actors (zoals Klant, Leverancier, Contactpersoon of Project).
Selecteer het tabblad voor de actor die u wilt configureren.
Vink Synchroniseer ERP-"[actor]" met SuperOffice-"[entiteit]" aan om synchronisatie in te schakelen.
Geef voor elk ERP-veld in de lijst op:
SuperOffice-veld: Welk SuperOffice-veld moet worden gekoppeld aan het ERP-veld.
Richting: Richting van de synchronisatie instellen. Gebruik > voor ERP naar SuperOffice, < voor SuperOffice naar ERP, of < > voor tweerichtingssynchronisatie.
De richtingspictogrammen hebben drie statussen:
- Grijs: Uitgeschakeld. Selecteer eerst een SuperOffice-veld.
- Wit: Ingeschakeld, maar niet geselecteerd.
- Blauw: Geselecteerd.
Weergeven in zoekopdracht: Aanvinken als het veld zichtbaar moet zijn in zoekresultaten.
Weergeven in ERP-tabblad: Aanvinken als het veld zichtbaar moet zijn op het ERP-tabblad in SuperOffice CRM (bedrijf, persoon en project).
Als een veld al wordt gesynchroniseerd, is weergave op het ERP-tabblad doorgaans niet nodig.
Herhaal deze stappen voor andere actors indien nodig.
Klik op Gereed wanneer u klaar bent.
U kunt nu doorgaan met lijsttoewijzing, standaardwaarden of het rangschikken van velden, of de verbinding activeren als verdere configuratie niet nodig is.
Lijsttoewijzing
Als u lijstvelden hebt toegewezen, zoals categorie of status, moet u ook de afzonderlijke lijstitems toewijzen tussen het ERP-systeem en SuperOffice.
Selecteer de ERP-verbinding en klik op Lijsttoewijzing linksonder in het scherm.
Selecteer een lijst in het dialoogvenster. De overeenkomstige ERP- en CRM-items worden weergegeven.
Als er geen lijsten worden weergegeven, controleer dan of de relevante velden zijn toegewezen in het dialoogvenster Veldtoewijzing.
Wijs voor elk ERP-item het overeenkomende CRM-item toe.
Elk ERP-item kan slechts aan één CRM-item worden toegewezen. Dubbele toewijzingen worden rood weergegeven. Kies (Geen selectie) om een ERP-item niet toe te wijzen.
Herhaal dit voor alle relevante lijsten.
Klik op Opslaan en activeer de ERP-verbinding als er geen verdere configuratie nodig is.
Standaardwaarden voor synchronisatie
Standaardwaarden helpen om handmatige gegevensinvoer te verminderen voor velden die meestal een vaste of voorspelbare waarde hebben. Dit is vooral handig bij het importeren van grote hoeveelheden gegevens of wanneer gebruikers telkens dezelfde waarde moeten invoeren of een vakje moeten aanvinken dat altijd actief moet zijn.
Selecteer de ERP-verbinding en klik op Standaardwaarden linksonder in het scherm.
Selecteer in het dialoogvenster het tabblad voor de actor waarvoor u standaardwaarden wilt configureren.
Klik op Toevoegen om een nieuwe standaardwaarde te definiëren. Het dialoogvenster Standaardwaarden voor synchronisatie toevoegen wordt geopend.
In het dialoogvenster:
- ERP-veld: Selecteer het veld waarvoor u een standaardwaarde wilt instellen.
Kies vervolgens hoe dit veld zich moet gedragen:
- Standaardwaarde instellen: Pas automatisch een specifieke waarde toe tijdens de synchronisatie. U moet een waarde invoeren.
- Gebruiker om waarde vragen: Laat de gebruiker handmatig een waarde invoeren.
- Verplicht – gebruiker moet waarde invullen: Vereist dat een waarde wordt opgegeven. U moet hierbij ook een van bovenstaande opties kiezen.
Klik op OK om op te slaan.
Herhaal indien nodig om meerdere standaardwaarden toe te voegen.
Velden rangschikken die worden weergegeven op ERP-tabblad
Stel de volgorde in van velden die worden weergegeven op het ERP-tabblad van de schermen Bedrijf, Persoon en Project. Alle beschikbare velden worden hier weergegeven, maar alleen velden die zijn gemarkeerd voor weergave verschijnen daadwerkelijk op het tabblad.
Selecteer de ERP-verbinding en klik op Velden rangschikken linksonder in het scherm.
Selecteer in het dialoogvenster het tabblad voor de actor waarvoor u de volgorde wilt instellen.
Alle beschikbare velden worden weergegeven, ook de velden die niet zichtbaar zijn op het ERP-tabblad.
Selecteer een veld en gebruik om de volgorde aan te passen.
Herhaal dit voor andere actors indien nodig.
Klik op Gereed om uw wijzigingen op te slaan.
Synchronisatieprioriteit instellen
Als meerdere ERP-verbindingen tegelijkertijd actief zijn, kunt u aangeven welke verbinding prioriteit moet krijgen bij zware gegevensverwerking.
Klik op Synchronisatieprioriteit instellen onderaan de lijst ERP-verbindingen.
Selecteer in het dialoogvenster een verbinding.
Gebruik en om de verbinding omhoog of omlaag te verplaatsen.
Klik op Gereed om op te slaan.
Problemen oplossen
ERP-verbinding kan niet worden geactiveerd
Als de ERP-verbinding niet kan worden geactiveerd, controleer dan de veldtoewijzing:
- Verplichte velden moeten een synchronisatierichting hebben.
- Eventuele configuratiefouten geven een duidelijke foutbericht.
- U moet deze corrigeren voordat u de verbinding activeert.
Richtingspijlen zijn niet beschikbaar
Als de richtingspijlen grijs blijven, zelfs na het selecteren van een SuperOffice-veld, kan dat de volgende oorzaken hebben:
- Het veld kan niet worden gesynchroniseerd (bijvoorbeeld een ID-veld of alleen-lezen gegevens).
- Het veld is ongeldig voor de geselecteerde ERP-actor.
Wijs met de muis op de pijl om een tooltip met uitleg te bekijken.