Werken met externe documenten (kennisdatabase)
U kunt documenten toevoegen (inclusief afbeeldingen en andere bestanden) en beschikbaar stellen aan iedereen die SuperOffice CRM gebruikt, waaronder niet-geregistreerde klanten. Documenten die u uploadt naar de kennisdatabase, zijn beschikbaar wanneer u de inhoud opstelt van berichten die naar een klant moeten worden gestuurd.
Dit is bijvoorbeeld van toepassing wanneer u via het tabblad Berichtverzoeken beantwoordt. daar kunt u tekst invoeren zoals in een tekstverwerker. U kunt ook afbeeldingen invoegen door te klikken op het pictogram Afbeelding op de werkbalk. In dat geval moet de afbeelding wel al zijn geüpload naar Externe documenten. Wanneer het bericht is verzonden, worden koppelingen gegenereerd naar bestanden onder Externe documenten. Hetzelfde is van toepassing wanneer u bijvoorbeeld antwoordsjablonen en SuperOffice Marketing-berichten maakt.
Note
Deze functie vereist de gebruikerslicentie Service-Premium.
Document bekijken
Ga naar Hoofdmenu in de bovenste balk en selecteer Kennisdatabase > Externe documenten.
Ga naar de gewenste map.
Voer een van de volgende handelingen uit:
- Klik op de naam van het document om naar het scherm Documenteigenschappen te gaan. Hier kunt u ook de inhoud van bepaalde documenten, zoals html, txt en de programmaspecifieke EJR-indeling bewerken en weergeven.
- Klik op om documenten te downloaden die niet in de browser kunnen worden weergegeven, zoals PDF- en Microsoft Office-bestanden. Een pictogram in de documentenlijst geeft het type document weer.
Document toevoegen
Note
U moet het fysieke document zelf maken voordat u het aan SuperOffice kunt toevoegen. Gebruik bijvoorbeeld Microsoft Word of Excel om de inhoud te maken.
Ga naar Hoofdmenu in de bovenste balk en selecteer Kennisdatabase > Externe documenten.
Ga naar de map waar u het document wilt opslaan. Als de gewenste map nog niet bestaat, kunt u deze volgens onderstaande beschrijving maken.
Klik op de knop Nieuw document. Het scherm Documenteigenschappen wordt geopend.
Voer in het veld Naam een herkenbare naam in voor het document.
Het veld In map toont automatisch de naam van de door u gekozen map. Als u van gedachten verandert, klikt u op en selecteert u een andere map in de lijst die wordt weergegeven.
Via het veld Toegang kunt u aangeven wie lees- en bewerktoegang moet krijgen tot het document.
Om het document in een klantencentrum op het web te gebruiken, kunt u in het veld ID-reeks een unieke ID opgeven.
Voer in het veld Beschrijving een korte beschrijving in van de inhoud van het document.
Klik op de knop Bestand kiezen naast het veld Bestand en selecteer het nieuwe document in het dialoogvenster dat wordt geopend.
Klik op Opslaan. Als het type document kan worden bewerkt in de browser, wordt het veld Inhoud gevuld met de inhoud van het document.
Klik op OK. Het document wordt toegevoegd aan de opgegeven map.
Note
Bepaalde bestandstypen zijn standaard geblokkeerd voor uploaden als externe documenten in Service. Als je de upload van een van deze typen, zoals js, wilt toestaan, kan een beheerder de systeeminstelling onveilige bestandstypen bijwerken in Instellingen en onderhoud.
Documentinhoud bewerken
Bepaalde soorten documenten, zoals html, txt en de programmaspecifieke EJR-indeling, kunnen direct worden bewerkt in het scherm Documenteigenschappen. Voor andere typen, zoals PDF moet u de toepassing gebruiken waarin het document werd gemaakt.
- Ga naar Hoofdmenu in de bovenste balk en selecteer Kennisdatabase > Externe documenten.
- Ga naar de map waar het document zich bevindt.
- Klik op om een document te downloaden.
- Bewerk en sla het document op met behulp van de toepassing waarin het document werd gemaakt.
- Klik op de naam van het document om naar het scherm Documenteigenschappen te gaan.
- Klik op de knop Bestand kiezen naast het veld Bestand en selecteer het bewerkte document in het dialoogvenster dat wordt geopend.
- Klik op OK om het document te uploaden.
Documenteigenschappen bewerken
Wanneer u de eigenschappen van het document bewerkt, kunt u bijvoorbeeld bepalen die toegang tot het document moet hebben.
- Ga naar Hoofdmenu in de bovenste balk en selecteer Kennisdatabase > Externe documenten.
- Ga naar de map waar het document zich bevindt.
- Klik op de naam van het document om naar het scherm Documenteigenschappen te gaan.
- Breng de gewenste wijzigingen aan (zie hierboven).
- Klik op OK. De wijzigingen worden opgeslagen.
Tip
Om het document naar een andere map te verplaatsen, moet u de nieuwe map selecteren in het veld In map.
Document verwijderen
- Ga naar Hoofdmenu in de bovenste balk en selecteer Kennisdatabase > Externe documenten.
- Ga naar de map waar het document zich bevindt.
- Klik op de naam van het document om naar het scherm Documenteigenschappen te gaan.
- Klik op de knop Verwijderen onder in het scherm.
- Klik ter bevestiging op OK. Het document wordt verwijderd uit SuperOffice Service.