> ## Documentation Index
> Fetch the complete documentation index at: https://docs.superoffice.com/llms.txt
> Use this file to discover all available pages before exploring further.

# Werken met externe documenten (kennisdatabase)

> Werken met externe documenten

U kunt documenten toevoegen (inclusief afbeeldingen en andere bestanden) en beschikbaar stellen aan iedereen die SuperOffice CRM gebruikt, waaronder niet-geregistreerde klanten. Documenten die u uploadt naar de kennisdatabase, zijn beschikbaar wanneer u de inhoud opstelt van berichten die naar een klant moeten worden gestuurd.

Dit is bijvoorbeeld van toepassing wanneer u via het tabblad **Bericht**[verzoeken beantwoordt][1]. daar kunt u tekst invoeren zoals in een tekstverwerker. U kunt ook afbeeldingen invoegen door te klikken op het pictogram **Afbeelding** op de werkbalk. In dat geval moet de afbeelding wel al zijn geüpload naar **Externe documenten**. Wanneer het bericht is verzonden, worden koppelingen gegenereerd naar bestanden onder **Externe documenten**. Hetzelfde is van toepassing wanneer u bijvoorbeeld antwoordsjablonen en SuperOffice Marketing-berichten maakt.

<Note>
  Voor deze functie is een **Service Premium**-licentie of het CRM Suite **Growth**-plan vereist.
</Note>

## Document bekijken

1. Ga naar <i class="ph ph-list" aria-label="Main menu" /> **Hoofdmenu** in de bovenste balk en selecteer **Kennisdatabase** > **Externe documenten**.

2. Ga naar de gewenste map.

3. Voer een van de volgende handelingen uit:
   * Klik op de naam van het document om naar het scherm **Documenteigenschappen** te gaan. Hier kunt u ook de inhoud van bepaalde documenten, zoals html, txt en de programmaspecifieke EJR-indeling bewerken en weergeven.
   * Klik op <i class="ph ph-download-simple" aria-label="Download" /> om documenten te downloaden die niet in de browser kunnen worden weergegeven, zoals PDF- en Microsoft Office-bestanden. Een pictogram in de documentenlijst geeft het type document weer.

## Document toevoegen

<Note>
  U moet het fysieke document zelf maken voordat u het aan SuperOffice kunt toevoegen. Gebruik bijvoorbeeld Microsoft Word of Excel om de inhoud te maken.
</Note>

1. Ga naar <i class="ph ph-list" aria-label="Main menu" /> **Hoofdmenu** in de bovenste balk en selecteer **Kennisdatabase** > **Externe documenten**.

2. Ga naar de map waar u het document wilt opslaan. Als de gewenste map nog niet bestaat, kunt u deze volgens onderstaande beschrijving maken.

3. Klik op de knop **Nieuw document**. Het scherm **Documenteigenschappen** wordt geopend.

4. Voer in het veld **Naam** een herkenbare naam in voor het document.

5. Het veld **In map** toont automatisch de naam van de door u gekozen map. Als u van gedachten verandert, klikt u op <i class="ph ph-caret-down" aria-label="Chevron" /> en selecteert u een andere map in de lijst die wordt weergegeven.

6. Via het veld **Toegang** kunt u aangeven wie lees- en bewerktoegang moet krijgen tot het document.

7. Om het document in een klantencentrum op het web te gebruiken, kunt u in het veld **ID-reeks** een unieke ID opgeven.

8. Voer in het veld **Beschrijving** een korte beschrijving in van de inhoud van het document.

9. Klik op de knop **Bestand kiezen** naast het veld **Bestand** en selecteer het nieuwe document in het dialoogvenster dat wordt geopend.

10. Klik op **Opslaan**. Als het type document kan worden bewerkt in de browser, wordt het veld **Inhoud** gevuld met de inhoud van het document.

11. Klik op **OK**. Het document wordt toegevoegd aan de opgegeven map.

<Note>
  Bepaalde bestandstypen zijn standaard geblokkeerd voor uploaden als externe documenten in Service. Als je de upload van een van deze typen, zoals **js**, wilt toestaan, kan een beheerder de [systeeminstelling **onveilige bestandstypen**][9] bijwerken in Instellingen en onderhoud.
</Note>

## Documentinhoud bewerken

Bepaalde soorten documenten, zoals html, txt en de programmaspecifieke EJR-indeling, kunnen direct worden bewerkt in het scherm **Documenteigenschappen**. Voor andere typen, zoals PDF moet u de toepassing gebruiken waarin het document werd gemaakt.

1. Ga naar <i class="ph ph-list" aria-label="Main menu" /> **Hoofdmenu** in de bovenste balk en selecteer **Kennisdatabase** > **Externe documenten**.
2. Ga naar de map waar het document zich bevindt.
3. Klik op <i class="ph ph-download-simple" aria-label="Download" /> om een document te downloaden.
4. Bewerk en sla het document op met behulp van de toepassing waarin het document werd gemaakt.
5. Klik op de naam van het document om naar het scherm **Documenteigenschappen** te gaan.
6. Klik op de knop **Bestand kiezen** naast het veld **Bestand** en selecteer het bewerkte document in het dialoogvenster dat wordt geopend.
7. Klik op **OK** om het document te uploaden.

## Documenteigenschappen bewerken

Wanneer u de eigenschappen van het document bewerkt, kunt u bijvoorbeeld bepalen die toegang tot het document moet hebben.

1. Ga naar <i class="ph ph-list" aria-label="Main menu" /> **Hoofdmenu** in de bovenste balk en selecteer **Kennisdatabase** > **Externe documenten**.
2. Ga naar de map waar het document zich bevindt.
3. Klik op de naam van het document om naar het scherm **Documenteigenschappen** te gaan.
4. Breng de gewenste wijzigingen aan (zie hierboven).
5. Klik op **OK**. De wijzigingen worden opgeslagen.

<Tip>
  Om het document naar een andere map te verplaatsen, moet u de nieuwe map selecteren in het veld **In map**.
</Tip>

## Document verwijderen

1. Ga naar <i class="ph ph-list" aria-label="Main menu" /> **Hoofdmenu** in de bovenste balk en selecteer **Kennisdatabase** > **Externe documenten**.
2. Ga naar de map waar het document zich bevindt.
3. Klik op de naam van het document om naar het scherm **Documenteigenschappen** te gaan.
4. Klik op de knop **Verwijderen** onder in het scherm.
5. Klik ter bevestiging op **OK**. Het document wordt verwijderd uit SuperOffice Service.

[1]: ../../request/learn/reply

[9]: ../../../../release-notes/10.3/service/10.3.11-update


## Related topics

- [Mappen maken of verwijderen](/nl/knowledge-base/learn/manage-folders.md)