Werken met items in Veelgestelde vragen
Veelgestelde vragen (FAQ's) zijn een belangrijk onderdeel van de afhandeling van service-verzoeken. Aangezien veel vragen van klanten zich in de loop van de tijd herhalen, is het een goed idee om veelgestelde vragen te maken die antwoorden op dergelijke terugkerende vragen bevatten.
Note
Voor deze functie is een licentie voor SuperOffice Customer Centre vereist.
Voordelen van een bibliotheek met veelgestelde vragen
- Veelgestelde vragen kunnen beschikbaar worden gesteld in uw klantencentrum, waar klanten zelf naar antwoorden kunnen zoeken.
- Veelgestelde vragen versnellen het werk van ondersteuningsmedewerkers, die snel koppelingen naar items in veelgestelde vragen kunnen toevoegen bij het beantwoorden van vragen van klanten.
- Veelgestelde vragen vormen een geweldige manier om uw klanten nauwkeurige en kwaliteitsvolle antwoorden te sturen.
Items van veelgestelde vragen weergeven (in SuperOffice)
Ga naar in de bovenste balk en selecteer Kennisdatabase > Veelgestelde vragen. Dit brengt u naar het scherm Veelgestelde vragen. Dit scherm bevat items in Veelgestelde vragen in een mapstructuur die u zelf kunt maken en bewerken.
Wanneer deze map verschillende submappen bevat, kiest u de gewenste map.
Klik op het gewenste item in Veelgestelde vragen. Het scherm Item in Veelgestelde vragen wordt geopend. Dit bevat twee tabbladen:
- Overzicht: hier kunt u de vraag, het antwoord en andere details zien die samen het item in Veelgestelde vragen vormen.
- Details: Geeft een overzicht van de gebruiker die de veelgestelde vragen heeft gemaakt, de workflow, wie het kan zien, de trefwoorden, het aantal keren gelezen en de score voor de veelgestelde vragen.
- Opmerkingen: dit tabblad bevat alle feedback die klanten hebben toegevoegd via het klantencentrum. In de lijst kunt u de opmerkingen bekijken en deze (al dan niet) publiceren, als ze een waardevolle toevoeging zijn aan een Veelgestelde vraag.
Als u het huidige item in Veelgestelde vragen wilt bewerken, klikt u op de knop Item bewerken.
Als u de huidige veelgestelde vragen wilt publiceren, selecteert u Naar voren verplaatsen in workflow. Als u de publicatie ongedaan wilt maken, selecteert u Naar achteren verplaatsen in workflow.
Items in Veelgestelde vragen zoeken
Als een map veel items in Veelgestelde vragen bevat, kan het lastig zijn het item te vinden dat u zoekt. In dat geval is het raadzaam een zoekopdracht op te geven.
- Ga naar in de bovenste balk en selecteer Kennisdatabase > Veelgestelde vragen.
- Klik op de knop Zoeken. Het scherm Criteria wordt geopend.
- Zoekcriteria Voer de tekst in waarnaar u wilt zoeken en optionele andere criteria.
- Klik op Zoek.
- Wanneer de zoekopdracht is voltooid, wordt een lijst getoond met alle records die de tekst bevatten die u in het veld Zoekreeks hebt ingevoerd. U kunt een record openen door erop te klikken.
Tip
Misschien moet u een mappenstructuur maken om het gemakkelijker maken om relevante items in Veelgestelde vragen te vinden?
Wat is het verschil tussen een item in Veelgestelde vragen en een antwoordsjabloon?
Wanneer u een antwoordsjabloon selecteert, wordt deze als normale tekst ingeplakt. U kunt deze tekst bewerken voordat u het antwoord verzendt. Antwoordsjablonen kunnen voor elke situatie op maat worden gemaakt.
Wanneer u een item in Veelgestelde vragen selecteert, wordt dat item (afkomstig uit het klantencentrum) ingevoegd. Dit betekent dat u het item in Veelgestelde vragen niet kunt bewerken voordat u uw antwoord naar de klant verzendt. Het voordeel van het gebruik van items in Veelgestelde vragen is dat u de klant laat weten dat er items beschikbaar zijn die mogelijk in de toekomst nuttig kunnen zijn.