Zelfstudie - documentmailing maken

In deze zelfstudie leert u een documentmailing te maken.

Duration: 3 minutes.

Tip

Als u een bestaande mailing met document wilt weergeven en afdrukken, sluit u de stap Instellingen (klik op Annuleren of Opslaan + sluiten). Selecteer het tabblad Mailings, zoek het document, klik op pictogram en selecteer Weergeven. Klik op de knop onder Gegenereerd document downloaden. Het document wordt gedownload naar uw browser. Open het document en druk het af.

Met gebruik van de workflow voor de mailing met document kunt u een PDF-document genereren om af te drukken en te verzenden naar uw klanten. De eerste stap bij het maken van een mailing met document is Instellingen. Hier kunt u de naam van de mailing, de koptekst en de t.a.v.-tekst in het document instellen en de archiveringsopties voor de mailing instellen.

U kunt de mailing met document koppelen aan een bepaald project. Dit kan relevant zijn als u mailings maakt die zijn bestemd voor de projectleden van een SuperOffice CRM-project. Met gebruik van sjabloonvariabelen in de sjabloon kunt u projectgegevens toevoegen aan uw mailing.

U kunt de mailing met document koppelen aan een bepaalde verkoop. Dit kan relevant zijn als u mailings maakt die zijn bestemd voor de verkoopbelanghebbenden van een SuperOffice CRM-verkoop. Met gebruik van sjabloonvariabelen in de sjabloon kunt u verkoopgegevens toevoegen aan uw mailing.

Stappen:

  1. Voer een naam in het veld Naam van mailing.

  2. Voer in het veld Koptekst de titel van het document in.

  3. In het veld T.a.v. moet u selecteren aan wie de mailing moet worden gericht. Selecteer een van de volgende opties:

    • Indien niets gedefinieerd: Selecteer deze optie om standaard de namen van de ontvangers te gebruiken of, als er geen naam van een ontvanger is gevonden, de ontvanger te gebruiken die u invoert in het tekstveld. Als u een mailing maakt voor de IT-professionals in een bedrijf, kunt u bijvoorbeeld "IT-afdeling" invoeren.

    • Altijd gebruiken: Selecteer deze optie om de namen van de ontvangers te overschrijven en alleen de ontvanger te gebruiken die u invoert in het tekstveld.

  4. Optioneel: Begin te typen in het veld Project om te zoeken naar een SuperOffice CRM-project.

  5. Optioneel: Begin te typen in het veld Verkoop om te zoeken naar een SuperOffice CRM-verkoop.

  6. Voer in het veld Onze ref. de naam in die als onze referentie moet worden weergegeven in het document. U kunt in dit veld sjabloonvariabelen van SuperOffice CRM gebruiken.

    Note

    Als u wilt dat de variabelen zoals verkoop-ID of project-ID goed werken, moet u mailing met document koppelen aan een verkoop of project.

  7. Selecteer een map waarin u de mailing wilt plaatsen in de lijst Mappen.

    Hoe maak ik een mailingmap?

  8. In de velden Selectie en Project kunt u de mailing koppelen aan een selectie en/of een project.

    Begin te typen in de velden Selectie of Project om te zoeken naar respectievelijk een selectie of project.

  9. Klik op Volgende om naar de volgende stap te gaan.

Tip

Klik op de knop Opslaan + sluiten om de mailing op te slaan en te sluiten. U kunt later verder werken aan de mailing.

Duration: 2 minutes.

In de tweede stap, Sjabloon, moet u beslissen hoe uw mailing eruit moet zien. U doet dit door een bestaande sjabloon, een eerdere mailing of een sjabloon te selecteren uit de online-bibliotheek.

Een goede berichtsjabloon ondersteunt niet alleen uw bericht, maar ziet er ook goed uit op elk apparaat. Als u wilt zorgen voor consistentie in het e-mailontwerp in het hele bedrijf, is het gebruik van een sjabloon de beste keuze. De berichtsjabloon geeft u de look en feel van het bedrijf met de juiste lettertypen, kleuren, sociale mediaplatforms en de algehele opmaak van uw mailing.

Nadat u hebt bedacht welk ontwerp u wilt gebruiken, kunt u met een paar klikken de sjabloon kiezen waarop u uw nieuwe mailing wilt baseren.

Kies uw bedrijfssjabloon uit een van de vele sjablonen die beschikbaar zijn in onze online bibliotheek voordat u uw inhoud toevoegt -screenshot

Tip

Bespaar uzelf tijd en maak uw mailing met behulp van een van de gratis sjablonen in de Online-sjablonenbibliotheek. De online sjablonenbibliotheek in SuperOffice Marketing bevat een brede selectie van professioneel ontworpen berichtsjablonen. Gratis te gebruiken!

  1. Selecteer een sjabloon op een van volgende manieren:

    • Selecteer een van de beschikbare tabbladen (Online-sjablonenbibliotheek, Recente sjablonen,Alle sjablonen, enzovoort) om de beschikbare mailings of sjablonen weer te geven waarop u uw nieuwe mailing kunt baseren.
    • Voer een zoekfrase in bij Sjablonen zoeken en druk op ENTER of klik op het zoekpictogram pictogram.
  2. In de lijst hieronder klikt u op een sjabloon om deze te selecteren.

    Note

    Als u een sjabloon uit de Online-sjablonenbibliotheek gebruikt, klikt u op Deze sjabloon gebruiken in de voorbeeldweergave van de sjabloon. U bent automatisch naar de stap Inhoud geleid.

  3. Klik op Volgende om naar de volgende stap te gaan.

Tip

Klik op de knop Opslaan + sluiten om de mailing op te slaan en te sluiten. U kunt later verder werken aan de mailing.

Duration: 3 minutes.

Bij de stap Inhoud kunt u het uiterlijk en de inhoud van het document bewerken.

  1. Klik op de knop Bewerken.

  2. Klik in het dialoogvenster op Document downloaden. Het bestand wordt gedownload naar uw browser.

  3. Open het document voor bewerking. In de meeste browsers kunt u op het gedownloade bestand klikken om het te openen in de standaardtoepassing.

  4. Bewerk de inhoud van het document.

  5. Sla het document op.

  6. (indien van toepassing) Klik in SuperOffice Marketing op Bewerken om het dialoogvenster opnieuw te openen.

  7. Klik op Bestand selecteren, selecteer het opgeslagen document en klik op Geselecteerd bestand uploaden. De voorbeeldweergave rechts wordt bijgewerkt met de inhoud van het geüploade bestand.

  8. Klik op Volgende om naar de volgende stap te gaan.

Sjabloonvariabelen gebruiken

U kunt SuperOffice CRM-sjabloonvariabelen gebruiken in uw document om klantspecifieke informatie in te voegen. Zo geeft u het bericht een persoonlijke benadering.

Tip

Klik op de knop Opslaan + sluiten om de mailing op te slaan en te sluiten. U kunt later verder werken aan de mailing.

Duration: 3 minutes.

Wanneer u een mailing maakt, moet u de ontvangers van de mailing selecteren. U kunt ontvangers uit meerdere bronnen toevoegen. Daarnaast kunt u hier verschillende mailingopties instellen en een voorbeeld van de mailing bekijken.

Uw doellijst is de groep mensen waarvan u denkt dat ze het beste op uw bericht zullen reageren. Als u uw marketingboodschap specifiek op die groep afstemt, krijgt u een betere kans op succes en voorkomt u dat u tijd en moeite verspilt aan mensen die niet geïnteresseerd zijn.

U kunt selecties, projecten gebruiken of afzonderlijke personen toevoegen in SuperOffice CRM.

Vanwege de AVG-wetgeving kunnen alleen de personen die toestemming hebben gegeven om legaal te worden opgeslagen in de SuperOffice CRM-database en informatie ontvangen, als ontvangers worden toegevoegd.

U kunt uw ontvangers toevoegen uit selectie, project, een enkele persoon of een externe lijst die u moet importeren -screenshot

Ontvangers toevoegen uit selecties en projecten

U kunt ontvangers toevoegen uit selecties (zowel uit SuperOffice CRM als uit SuperOffice Service) en uit projecten (uit SuperOffice CRM).

  1. Bij Ontvangers toevoegen klikt u op Selectie of Project.

  2. Klik in het veld eronder en begin in het veld eronder de naam te typen van de selectie die of het project dat u wilt toevoegen. Terwijl u typt, worden de overeenkomsten in een dynamische lijst weergegeven.

  3. Klik op een selectie of project in de lijst.

  4. Klik op pictogram. De selectie of het project wordt toegevoegd aan de lijst Ontvangerbronnen en de lijst Ontvangers wordt bijgewerkt.

  5. Herhaal stap 1-4 om meer selecties of projecten toe te voegen.

Note

Als u een selectie hebt geselecteerd onder Mailing archiveren in Instellingen (stap 1), wordt deze selectie weergegeven onder Ontvangerbronnen. U kunt deze selectie verwijderen indien nodig.

Personen toevoegen uit SuperOffice

U kunt individuele personen toevoegen uit SuperOffice.

  1. Bij Ontvangers toevoegen klikt u op Persoon.

  2. Klik op het veld eronder en begin in het veld eronder de naam te typen van de persoon die u wilt toevoegen. U kunt ook een bedrijfsnaam invoeren om alle personen voor een bedrijf weer te geven.

  3. Selecteer de persoon in de lijst die wordt weergegeven.

  4. Klik op pictogram. De persoon wordt toegevoegd aan de lijst Ontvangerbronnen en de lijst Ontvangers wordt bijgewerkt.

  5. Herhaal stap 2-5 om meer personen toe te voegen. Aanvullende personen zullen worden toegevoegd aan dezelfde rij in de lijst Ontvangerbronnen en het aantal personen zal worden weergegeven in de kolom Naam.

Een lijst met ontvangers (personen) importeren uit een extern bestand

U kunt ontvangers toevoegen aan een mailing door deze te importeren uit een extern, door komma's gescheiden bestand (een .txt-bestand dat is gemaakt in Notepad of een .csv-bestand dat is gemaakt in Excel bijvoorbeeld).

Wanneer u een lijst met namen en e-mailadressen importeert, probeert SuperOffice Marketing de geïmporteerde ontvangers in de SuperOffice-database te vinden. Als er overeenkomsten worden gevonden, zullen de bedrijven van de ontvangers worden weergegeven in de kolom Bedrijf in de lijst Ontvangers. Alle namen/e-mailadressen die niet in SuperOffice worden gevonden, worden uitgefilterd en niet opgenomen in de mailing. Dit is het gevolg van de AVG-regelgeving.

Stappen

  1. Klik op Bestand selecteren.

  2. Zoek het desbetreffende bestand (.txt, .csv of vergelijkbare tekstindeling).

  3. Klik op pictogram. De lijst wordt toegevoegd aan de lijst Ontvangerbronnen en de lijst Ontvangers wordt bijgewerkt.

  4. Herhaal stap 2-4 om meer ontvangers toe te voegen. Aanvullende ontvangers zullen worden toegevoegd aan dezelfde rij in de lijst Ontvangerbronnen. Het totaalaantal ontvangers zal worden weergegeven in de kolom Naam.

Note

Importeren is niet beschikbaar voor documentmailings.

Opmaak importbestand

  • elke ontvanger moet op een afzonderlijke regel staan (rij).

  • Elke ontvanger (rij) bestaat uit de volledige naam en het e-mailadres.

    Bijvoorbeeld: "Henk Jansen. john@company.com"

    Note

    U kunt ook alleen het e-mailadres opgeven. De naam is dan echter niet beschikbaar als een sjabloonvariabele.

  • Lokaal: Elke ontvanger (rij) kan ook een mobiel telefoonnummer bevatten (na het e-mailadres) in het geval u mailings via SMS wilt maken. Bijvoorbeeld: "Henk Jansen, john@company.com, 99999999". Vereist de Marketing SMS-licentie.

Note

Wanneer u alleen het mobiele telefoonnummer hebt en een SMS wilt sturen, kunt u het volgende invoeren: " , , 99887766".

Opties voor ontvangers

U kunt bij Opties in het onderste deel van het scherm Ontvangers opties voor de mailing selecteren op basis van het type.

Beschikbaarheid per mailingtype:

Optie Document E-mail SMS
Toestemming en abonnement overschrijven x x x
Slechts één bericht per e-mailadres x x
Ontvangerslijst bijwerken bij verzending x x
Neem bedrijven op x x
Voorkeursbedrijf x x
  • Toestemming en abonnement overschrijven: Selecteer deze optie om de mailing ook naar contactpersonen te verzenden die geen toestemming hebben gegeven om e-marketing te ontvangen of niet zijn geabonneerd op dit type mailing. Deze contactpersonen worden in de lijst Ontvangers weergegeven met de status Geen toestemming.

  • Slechts één bericht per e-mailadres: Selecteer deze optie om dubbele e-mailadressen in de ontvangerslijst te verwijderen (aangegeven door Duplicaat in de kolom Status). De lijst Ontvangers wordt bijgewerkt.

  • Ontvangerslijst bijwerken bij verzending: selecteer deze optie om automatisch de ontvangerslijst bij te werken voordat de mailing wordt verzonden. Zie Ontvangerslijst bijwerken hieronder.

  • Neem bedrijven op: selecteer deze optie om bedrijven op te nemen als ontvangers.

    Note

    Als een bedrijf geen e-mailadres heeft, wordt de mailing in plaats daarvan verzonden naar alle gerelateerde personen in de lijst met geadresseerden.

  • Voorkeursbedrijf: Selecteer deze optie om de mailing alleen naar de bedrijven in de lijst met ontvangers te verzenden (en niet naar de gerelateerde personen). Elk bedrijf ontvangt slechts één mailing. Personen die niet tot een bedrijf behoren, ontvangen nog steeds de mailing.

    Note

    De optie Voorkeursbedrijf is alleen beschikbaar als u hierboven Bedrijven opnemen hebt geselecteerd.

Voorbeeldweergave van de mailing bekijken

Nadat u ontvangers hebt toegevoegd aan de lijst Ontvangers, kunt u een voorbeeldweergave van de mailing bekijken om te zien hoe de mailing er voor een ontvanger uitziet. Voorbeeldweergave is niet beschikbaar voor document- en SMS-mailings.

Note

De mailing wordt niet verzonden naar de ontvanger tijdens de voorbeeldweergave.

  1. Klik op een ontvanger in de lijst Ontvangers.

  2. Klik op de knop Afdrukvoorbeeld. Het venster Afdrukvoorbeeld geeft de mailing weer zoals deze eruit zal zien voor de geselecteerde ontvanger. Alle sjabloonvariabelen (bijvoorbeeld naam en bedrijf) worden vervangen door werkelijke contactgegevens.

  3. Klik op de koppelingen om te controleren of deze werken, maar vergeet niet om de koppelingen opnieuw in te stellen als deze worden getraceerd.

  4. Klik op pictogram om het het venster Voorbeeldweergave te sluiten.

Lijst met ontvangers controleren en bijwerken

Wanneer u selecties, projecten, contactpersonen en importlijsten toevoegt, wordt de lijst Ontvangers automatisch bijgewerkt. Als u Lijst met ontvangers bijwerken hebt geselecteerd tijdens het verzenden, worden de projecten en selecties gecontroleerd voordat de mailing wordt verzonden, als contactpersonen zijn toegevoegd, verwijderd of bewerkt.

Daarnaast kunt u klikken op de knop Lijst bijwerken onder de lijst Ontvangers om de lijst handmatig bij te werken. Sommige personen op de lijst hebben inmiddels mogelijk hun toestemming gewijzigd nadat u ze hebt toegevoegd.

Note

De lijst geeft alleen de eerste 50 ontvangers weer. Klik op Alles laden onder aan de lijst om alle ontvangers weer te geven.

Klik op Volgende om naar stap 5 te gaan: Bevestigen. U kunt nog altijd teruggaan naar de stap Ontvangers om de lijst met ontvangers te bewerken.

Tip

Klik op de knop Opslaan + sluiten om de mailing op te slaan en te sluiten. U kunt later verder werken aan de mailing.

Duration: 3 minutes.

Note

Mailings met documenten worden niet daadwerkelijk verzonden wanneer u op Nu verzenden klikt. Er wordt een PDF-document gegenereerd dat alle pagina's bevat voor alle personen/bedrijven die u in de mailing hebt geselecteerd als ontvangers. U kunt de PDF openen en afdrukken vanaf het scherm Mailing weergeven.

Bij de laatste stap, Bevestigen kunt u een overzicht van de mailing weergeven en controleren of alles juist is. Als er in dit scherm foutberichten worden weergegeven, moeten deze worden opgelost voordat de mailing kan worden verzonden.

Note

De verzendopties zijn uitgeschakeld als er stappen niet voltooid zijn of als er informatie ontbreekt aan uw mailing. Dit wordt in rood aangegeven.

De mailing nu verzenden

Klik op Nu verzenden om een PDF-document te genereren. Er wordt een PDF-document gegenereerd. De workflow wordt gesloten en u gaat terug naar het tabblad Mailings.

Klik op de mailing in de lijst om de verzendstatus en de statistieken weer te geven.

Het document openen en afdrukken

  1. Selecteer het tabblad Mailings.
  2. Zoek het document, klik op pictogram en selecteer Weergeven.
  3. Klik op de knop onder Gegenereerd document downloaden. Het document wordt gedownload naar uw browser.
  4. Open het document en druk het af.