Zelfstudie - e-mailmailing

U kunt uw nieuwe mailing maken in het scherm Marketing op het tabblad Mailings. Klik op de knop Mailing maken en u komt bij de eerste stap waar u uw mailing kunt instellen.

De eerste stap bij het maken van een mailing per e-mail is Instellingen. Hier kan de koptekst van de e-mail worden ingesteld met informatie zoals afzender, antwoordadres en onderwerp. U kunt ook bijlagen toevoegen, archiveringsopties instellen voor de mailing en volgopties selecteren.

1. Voer een naam in het veld Naam van mailing.

2. Voer het onderwerp van de e-mail in het veld Onderwerp van e-mail in.

3. Selecteer in de lijst Van Gebruik altijd en voer het e-mailadres van de afzender in het veld eronder in om dezelfde afzender te gebruiken voor alle mailings. U kunt ook een verkoop- of ondersteuningscontactpersoon als de afzender kiezen indien er een is gedefinieerd voor deze ontvanger. Voer een e-mailadres in dat moet worden gebruikt als er geen verkoop- of ondersteuningscontactpersoon beschikbaar is. Als uw beheerder de algemene e-mailvalidatievoorkeur, heeft geactiveerd, selecteert u het domein van waaruit u wilt verzenden in de vervolgkeuzelijst.

   Note

   SuperOffice voert een SPF-zoekopdracht Sender Policy Framework uit om te controleren of het domein van waaruit u verzendt een geldige SPF-record heeft. U kunt de mailing niet verzenden vanuit een domein dat geen geldige SPF-record heeft. (ALLEEN ONLINE)

4. In de lijst Antwoorden aan hebt u dezelfde opties tot uw beschikking als hierboven. Daarnaast kunt u "Van" gebruiken als antwoordadres selecteren. Alle antwoorden worden dan verzonden aan de afzender.

5. Selecteer een map waarin u de mailing wilt plaatsen in de lijst Mappen.

   Hoe maak ik een mailingmap?

6. In de velden Selectie en Project kunt u de mailing koppelen aan een selectie en/of een project. Als u een selectie toevoegt, worden in de mailing alle personen in de selectie toegevoegd als ontvangers.

   Begin te typen in de velden Selectie of Project om te zoeken naar respectievelijk een selectie of project.

7. Selecteer in de lijst Type het type mailing dat u gaat maken. Selecteer (Alles) als de mailing overeenkomt met twee of meer van de beschikbare typen. Gebruik**(Alles)** nadat u meerdere ontvangers hebt toegevoegd met meerdere abonnementen en u de mailing naar allen wilt verzenden.

8. Bijlagen: Als u een of meer bijlagen wilt toevoegen aan de mailing, gebruikt u een van de volgende methoden:

   • Klik op Bestand uploaden (of hierheen slepen) om naar een bestand op een schijf of server te bladeren en het toe te voegen.
   • Sleep een bestand vanuit Windows Explorer naar het veld voor de bijlagen.
   • Klik op Een CRM-document kiezen om een document te selecteren in SuperOffice CRM.

9. Bij Traceren hebt u de volgende opties ter beschikking:

   • Alle links traceren: selecteer deze optie om alle links in de mailing te traceren. Dit betekent dat ook links worden opgenomen die niet als gevolgde links zijn geregistreerd in SuperOffice Marketing, bijvoorbeeld ongeregistreerde links uit sjablonen of oude mailings of links die rechtstreeks zijn ingevoerd in de bron/HTML-code.

   • Google Analytics gebruiken: Selecteer deze optie om de mailing te traceren en te linken aan Google Analytics (als dat is ingesteld voor uw website). Voer in de onderstaande velden de gegevens in die moeten worden toegevoegd als parameters in de gevolgde URL's.

     • Medium: Dit veld is standaard ingesteld op E-mail. U kunt dit veld niet bewerken.

     • Bron: Voer de bron van de mailing in, zoals superoffice-mailings".4

     • Campagne: Voer het type mailing in, zoals "nieuwsbrief" of 'lead-nurturing', of voer een specifieke campagnenaam in, zoals "lente-uitverkoop-juni-21" of "upgrade-campagne-v9".

10. Klik op Volgende om naar de volgende stap te gaan.

E-maildomeinvalidatie (ALLEEN ONLINE)

Als uw beheerder de algemene voorkeur Alleen goedgekeurde e-maildomeinen gebruiken heeft geactiveerd, wordt het veld Van - adres gesplitst en moet u het domein van waaruit u wilt verzenden selecteren in de vervolgkeuzelijst met goedgekeurde domeinen. Als u probeert te verzenden vanuit een domein dat geen geldige SPF-record heeft, wordt er een waarschuwing weergegeven en kunt u niet verzenden vanuit dat domein. Dit geldt voor alle e-maildomeinen, zelfs als de validatievoorkeur niet is geactiveerd.

In de tweede stap, Sjabloon, moet u beslissen hoe uw mailing eruit moet zien. U doet dit door een bestaande sjabloon, een eerdere mailing of een sjabloon te selecteren uit de online-bibliotheek.

Een goede berichtsjabloon ondersteunt niet alleen uw bericht, maar ziet er ook goed uit op elk apparaat. Als u wilt zorgen voor consistentie in het e-mailontwerp in het hele bedrijf, is het gebruik van een sjabloon de beste keuze. De berichtsjabloon geeft u de look en feel van het bedrijf met de juiste lettertypen, kleuren, sociale mediaplatforms en de algehele opmaak van uw mailing.

Nadat u hebt bedacht welk ontwerp u wilt gebruiken, kunt u met een paar klikken de sjabloon kiezen waarop u uw nieuwe mailing wilt baseren.

1. Selecteer een sjabloon op een van volgende manieren:

   • Selecteer een van de beschikbare tabbladen (Online-sjablonenbibliotheek, Recente sjablonen,Alle sjablonen, enzovoort) om de beschikbare mailings of sjablonen weer te geven waarop u uw nieuwe mailing kunt baseren.
   • Voer een zoekfrase in bij Sjablonen zoeken en druk op ENTER of klik op het zoekpictogram .

2. In de lijst hieronder klikt u op een sjabloon om deze te selecteren.

   Note

   Als u een sjabloon uit de Online-sjablonenbibliotheek gebruikt, klikt u op Deze sjabloon gebruiken in de voorbeeldweergave van de sjabloon. U bent automatisch naar de stap Inhoud geleid.

3. Klik op Volgende om naar de volgende stap te gaan.

Bij de stap Inhoud kunt u de layout en de inhoud van de e-mail bewerken en links en afbeeldingen toevoegen.

De mailingeditor geeft u de flexibiliteit en vrijheid om uw mailings precies zo te ontwerpen als u wilt.

U kunt inhoudsblokken maken en opslaan waaruit al uw gebruikers kunnen kiezen, zodat u niet alleen sneller kunt werken, maar ook merkconsistentie kunt garanderen. Of u kunt een mailing helemaal opnieuw beginnen.

Stapsgewijze handleidingen:

• Inhoud toevoegen, Een paragraaf bewerken
• Klantspecifieke informatie invoegen
• Trackingkoppeling invoegen
• Abonnementskoppelingen toevoegen om AVG-conform te zijn
• Afbeeldingen toevoegen aan het bericht
• De mailing testen

Wanneer u een mailing maakt, moet u de ontvangers van de mailing selecteren. U kunt ontvangers uit meerdere bronnen toevoegen. Daarnaast kunt u hier verschillende mailingopties instellen en een voorbeeld van de mailing bekijken.

Uw doellijst is de groep mensen waarvan u denkt dat ze het beste op uw bericht zullen reageren. Als u uw marketingboodschap specifiek op die groep afstemt, krijgt u een betere kans op succes en voorkomt u dat u tijd en moeite verspilt aan mensen die niet geïnteresseerd zijn.

U kunt selecties, projecten gebruiken of afzonderlijke personen toevoegen in SuperOffice CRM.

Vanwege de AVG-wetgeving kunnen alleen de personen die toestemming hebben gegeven om legaal te worden opgeslagen in de SuperOffice CRM-database en informatie ontvangen, als ontvangers worden toegevoegd.

Ontvangers toevoegen uit selecties en projecten

U kunt ontvangers toevoegen uit selecties (zowel uit SuperOffice CRM als uit SuperOffice Service) en uit projecten (uit SuperOffice CRM).

1. Bij Ontvangers toevoegen klikt u op Selectie of Project.

2. Klik in het veld eronder en begin in het veld eronder de naam te typen van de selectie die of het project dat u wilt toevoegen. Terwijl u typt, worden de overeenkomsten in een dynamische lijst weergegeven.

3. Klik op een selectie of project in de lijst.

4. Klik op . De selectie of het project wordt toegevoegd aan de lijst Ontvangerbronnen en de lijst Ontvangers wordt bijgewerkt.

5. Herhaal stap 1-4 om meer selecties of projecten toe te voegen.

Personen toevoegen uit SuperOffice

U kunt individuele personen toevoegen uit SuperOffice.

1. Bij Ontvangers toevoegen klikt u op Persoon.

2. Klik op het veld eronder en begin in het veld eronder de naam te typen van de persoon die u wilt toevoegen. U kunt ook een bedrijfsnaam invoeren om alle personen voor een bedrijf weer te geven.

3. Selecteer de persoon in de lijst die wordt weergegeven.

4. Klik op . De persoon wordt toegevoegd aan de lijst Ontvangerbronnen en de lijst Ontvangers wordt bijgewerkt.

5. Herhaal stap 2-5 om meer personen toe te voegen. Aanvullende personen zullen worden toegevoegd aan dezelfde rij in de lijst Ontvangerbronnen en het aantal personen zal worden weergegeven in de kolom Naam.

Een lijst met ontvangers (personen) importeren uit een extern bestand

U kunt ontvangers toevoegen aan een mailing door deze te importeren uit een extern, door komma's gescheiden bestand (een .txt-bestand dat is gemaakt in Notepad of een .csv-bestand dat is gemaakt in Excel bijvoorbeeld).

Wanneer u een lijst met namen en e-mailadressen importeert, probeert SuperOffice Marketing de geïmporteerde ontvangers in de SuperOffice-database te vinden. Als er overeenkomsten worden gevonden, zullen de bedrijven van de ontvangers worden weergegeven in de kolom Bedrijf in de lijst Ontvangers. Alle namen/e-mailadressen die niet in SuperOffice worden gevonden, worden uitgefilterd en niet opgenomen in de mailing. Dit is het gevolg van de AVG-regelgeving.

Stappen

1. Klik op Bestand selecteren.

2. Zoek het desbetreffende bestand (.txt, .csv of vergelijkbare tekstindeling).

3. Klik op . De lijst wordt toegevoegd aan de lijst Ontvangerbronnen en de lijst Ontvangers wordt bijgewerkt.

4. Herhaal stap 2-4 om meer ontvangers toe te voegen. Aanvullende ontvangers zullen worden toegevoegd aan dezelfde rij in de lijst Ontvangerbronnen. Het totaalaantal ontvangers zal worden weergegeven in de kolom Naam.

Opmaak importbestand

• elke ontvanger moet op een afzonderlijke regel staan (rij).

• Elke ontvanger (rij) bestaat uit de volledige naam en het e-mailadres.

  Bijvoorbeeld: "Henk Jansen. john@company.com"

  Note

  U kunt ook alleen het e-mailadres opgeven. De naam is dan echter niet beschikbaar als een sjabloonvariabele.

• Lokaal: Elke ontvanger (rij) kan ook een mobiel telefoonnummer bevatten (na het e-mailadres) in het geval u mailings via SMS wilt maken. Bijvoorbeeld: "Henk Jansen, john@company.com, 99999999". Vereist de Marketing SMS-licentie.

Opties voor ontvangers

U kunt bij Opties in het onderste deel van het scherm Ontvangers opties voor de mailing selecteren op basis van het type.

Beschikbaarheid per mailingtype:

• Toestemming en abonnement overschrijven: Selecteer deze optie om de mailing ook naar contactpersonen te verzenden die geen toestemming hebben gegeven om e-marketing te ontvangen of niet zijn geabonneerd op dit type mailing. Deze contactpersonen worden in de lijst Ontvangers weergegeven met de status Geen toestemming.

• Slechts één bericht per e-mailadres: Selecteer deze optie om dubbele e-mailadressen in de ontvangerslijst te verwijderen (aangegeven door Duplicaat in de kolom Status). De lijst Ontvangers wordt bijgewerkt.

• Ontvangerslijst bijwerken bij verzending: selecteer deze optie om automatisch de ontvangerslijst bij te werken voordat de mailing wordt verzonden. Zie Ontvangerslijst bijwerken hieronder.

• Neem bedrijven op: selecteer deze optie om bedrijven op te nemen als ontvangers.

  Note

  Als een bedrijf geen e-mailadres heeft, wordt de mailing in plaats daarvan verzonden naar alle gerelateerde personen in de lijst met geadresseerden.

• Voorkeursbedrijf: Selecteer deze optie om de mailing alleen naar de bedrijven in de lijst met ontvangers te verzenden (en niet naar de gerelateerde personen). Elk bedrijf ontvangt slechts één mailing. Personen die niet tot een bedrijf behoren, ontvangen nog steeds de mailing.

  Note

  De optie Voorkeursbedrijf is alleen beschikbaar als u hierboven Bedrijven opnemen hebt geselecteerd.

Voorbeeldweergave van de mailing bekijken

Nadat u ontvangers hebt toegevoegd aan de lijst Ontvangers, kunt u een voorbeeldweergave van de mailing bekijken om te zien hoe de mailing er voor een ontvanger uitziet. Voorbeeldweergave is niet beschikbaar voor document- en SMS-mailings.

1. Klik op een ontvanger in de lijst Ontvangers.

2. Klik op de knop Afdrukvoorbeeld. Het venster Afdrukvoorbeeld geeft de mailing weer zoals deze eruit zal zien voor de geselecteerde ontvanger. Alle sjabloonvariabelen (bijvoorbeeld naam en bedrijf) worden vervangen door werkelijke contactgegevens.

3. Klik op de koppelingen om te controleren of deze werken, maar vergeet niet om de koppelingen opnieuw in te stellen als deze worden getraceerd.

4. Klik op om het het venster Voorbeeldweergave te sluiten.

Lijst met ontvangers controleren en bijwerken

Wanneer u selecties, projecten, contactpersonen en importlijsten toevoegt, wordt de lijst Ontvangers automatisch bijgewerkt. Als u Lijst met ontvangers bijwerken hebt geselecteerd tijdens het verzenden, worden de projecten en selecties gecontroleerd voordat de mailing wordt verzonden, als contactpersonen zijn toegevoegd, verwijderd of bewerkt.

Daarnaast kunt u klikken op de knop Lijst bijwerken onder de lijst Ontvangers om de lijst handmatig bij te werken. Sommige personen op de lijst hebben inmiddels mogelijk hun toestemming gewijzigd nadat u ze hebt toegevoegd.

Klik op Volgende om naar stap 5 te gaan: Bevestigen. U kunt nog altijd teruggaan naar de stap Ontvangers om de lijst met ontvangers te bewerken.

Nadat u uw doellijst hebt gemaakt, de mailing hebt voorbereid en getest, hebt u eindelijk het spannende deel bereikt – het is tijd om uw mailing te verzenden.

Bij de laatste stap, Bevestigen kunt u een overzicht van de mailing weergeven en controleren of alles juist is. Als er in dit scherm foutberichten worden weergegeven, moeten deze worden opgelost voordat de mailing kan worden verzonden. De verzendopties zijn uitgeschakeld als er stappen niet voltooid zijn of als er informatie ontbreekt aan uw mailing. Dit wordt in rood aangegeven.

U kunt kiezen of u uw mailing direct wilt versturen of dat u de mailing wilt inplannen. Het voordeel van het plannen van uw mailing is dat u zelf de dag en tijd kunt kiezen om de mailing te versturen. Dit betekent dat u het kunt verzenden wanneer u weet dat de meeste van uw ontvangers uw mailing zullen openen en lezen.

Het scherm Bevestigen geeft u een overzicht van de vorige stappen die u hebt gezet en laat u uw mailing verzenden of plannen:

De mailing nu verzenden

Klik op Nu verzenden om de mailing onmiddellijk te verzenden. De workflow wordt gesloten en u gaat terug naar het tabblad Mailings.

Klik op de mailing in de lijst om de verzendstatus en de statistieken weer te geven. De mailing traceren en statistieken weergeven.

Plannen voor verzenden

Om uw servers niet te overbelasten tijdens werkuren, is het een goed idee om een tijdstip in de avond te kiezen. Deze optie is niet beschikbaar wanneer de mailing al is gestart, tijdelijk is gestopt of is voltooid.

1. Klik op Plannen.
2. Bij Gepland voor verzenden om selecteert u een van de volgende opties:
   • Klik op het pictogram Datum kiezen en selecteer de datum en de tijd waarop de mailing moet starten.
   • Klik op Nu instellen om de huidige datum en tijd in te voegen.
3. Klik op OK. De workflow wordt gesloten en u gaat terug naar het tabblad Mailings.

Wat gebeurt er nu?

U kunt klikken op de mailing in de lijst om de verzendstatus en de statistieken weer te geven.

Als u de mailing wilt stoppen of een geplande mailing eerder dan gepland wilt starten, klikt u respectievelijk op de knop Stoppen of Starten.