Retourneringen beheren
Er zijn veel redenen waarom e-mailadressen stuiteren. Uw contacten veranderen van taak, een geadresseerde e-mail is verkeerd gespeld en zelfs tijdelijke fouten in de infrastructuur van de klant zijn de typische redenen waarom mailings worden teruggestuurd.
De eerste paar keer dat u uw mailing hebt verzonden, krijgt u mogelijk een groot aantal teruggestuurde e-mails. Dit is goed nieuws, want het betekent dat u elk e-mailadres kunt bijwerken dat verkeerd is gespeld of niet langer in gebruik is. Het bijwerken van teruggestuurde e-mailadressen helpt het succespercentage van toekomstige mailings te verhogen.
U kunt retourneringen en geblokkeerde e-mails beheren voor afzonderlijke mailings maar ook voor ALLE mailings.
Waarom worden e-mails teruggestuurd?
E-mails kunnen worden teruggestuurd als gevolg van e-mailadresfouten, spamfilters, problemen met internet of omdat postvakken vol zijn.
- Tijdelijke problemen: leveringsvertragingen, e-mailserver tijdelijk niet beschikbaar
- Permanente problemen: verkeerd adres, onbekend domein.
Tijdelijk niet goed werkende e-mailadressen worden niet geblokkeerd en worden niet overgeslagen in de volgende mailing.
Note
Om verkeerd gespelde of ongeldige e-mailadressen te voorkomen, valideert SuperOffice e-mailadressen die zijn ontvangen via chat en formulieren. De validatie wordt uitgevoerd met behulp van een DNS-zoekactie en controle van de basissyntaxis voor e-mail.
Er zijn twee soorten retourneringen:
Een harde retournering is wanneer uw mailing niet permanent kan worden afgeleverd, omdat het e-mailadres niet bestaat, het domein niet (meer) bestaat of de e-mailserver van de ontvanger de bezorging heeft geblokkeerd. Het bijwerken van het e-mailadres lost het probleem op.
Een zachte retournering treedt op wanneer er een tijdelijk leveringsprobleem is. SuperOffice CRM probeert de mailing meerdere keren opnieuw te verzenden om deze af te leveren wanneer een e-mail wordt teruggestuurd. Pas als de e-mail na meerdere keren niet kan worden afgeleverd, wordt deze geregistreerd als een harde retournering.
Gebruik de filterknoppen (Verzonden, Geretourneerd en Geopend) om uw lijst met ontvangers te filteren. Nadat u alle personen hebt geselecteerd waar de mailing is geretourneerd, kunt u ze verzamelen in een selectie of project met behulp van de actiemenuknop in de linkerbenedenhoek.
Eén e-mailadres herstellen
- Selecteer de e-mail in de lijst en klik op Openen in het zijpaneel om de persoon te bewerken.
- Ga naar het tabblad Details.
- Een waarschuwingspictogram
naast het e-mailadres geeft een probleem aan. Houd de muisaanwijzer boven het pictogram om de oorzaak van het probleem weer te geven.
Tip
Klik op een kolom om toegang te krijgen tot sorteer- en groeperingsfuncties.
Geblokkeerde e-mailadressen
E-mailadressen die zijn geretourneerd vanwege permanente fouten of meerdere keren zijn teruggestuurd, worden automatisch geblokkeerd en worden overgeslagen in toekomstige mailings.
Note
Als een e-mail meer dan 5 keer is geretourneerd, wordt deze automatisch geblokkeerd. U kunt deze instelling aanpassen in de algemene voorkeur Het aantal retourneringen dat wordt geaccepteerd voordat het e-mailadres wordt uitgeschakeld in Instellingen en onderhoud.
Alle geblokkeerde e-mailadressen van alle mailings worden gearchiveerd op het tabblad Geblokkeerde e-mailadressen. Dit tabblad biedt een uitstekend overzicht van e-mailadressen die moeten worden opgeschoond.
Tip
Klik op een kolom om toegang te krijgen tot sorteer- en groeperingsfuncties.
Retourneringsopties
Als u meerdere e-mailadressen wilt bewerken, hebt u opties bij de knop Acties.
Exporteren
- Selecteer de e-mailadressen die u wilt exporteren.
- Selecteer Acties > Exporteren.
- Selecteer een exportindeling. Het exportbestand wordt aan de onderkant van uw browser weergegeven. Het kan ook worden gevonden in de map met downloads.
Toevoegen aan nieuwe selectie
- Selecteer de e-mailadressen die u aan een nieuwe selectie wilt toevoegen.
- Selecteer Acties > Toevoegen aan nieuwe selectie.
- Voer de naam van de nieuwe selectie in en klik op OK. Er wordt een nieuwe statische selectie gemaakt met de geselecteerde e-mailadressen.
Toevoegen aan nieuw project
- Selecteer de e-mailadressen die u aan een nieuw project wilt toevoegen.
- Selecteer Acties > Toevoegen aan nieuw project.
- Voer de naam van het nieuwe project in en klik op OK. Er wordt een nieuw project gemaakt met de geselecteerde e-mailadressen.
Toevoegen aan bestaande selectie
- Selecteer de e-mailadressen die u aan een bestaande selectie wilt toevoegen.
- Selecteer Acties > Toevoegen aan bestaande selectie.
- Begin met typen in het zoekveld om de relevante selectie te vinden.
- Klik in de lijst met resultaten op de selectie die u wilt gebruiken.
- Klik op OK. De geselecteerde e-mailadressen worden toegevoegd aan de selectie.
Toevoegen aan bestaand project
- Selecteer de e-mailadressen die u aan een bestaand project wilt toevoegen.
- Selecteer Acties > Toevoegen aan bestaand project.
- Begin met typen in het zoekveld om het relevante project te vinden.
- Klik in de lijst met resultaten op het project dat u wilt gebruiken.
- Klik op OK. De geselecteerde e-mailadressen worden aan het project toegevoegd
Geselecteerde e-mailadressen verwijderen
Gebruik deze optie om e-mailadressen permanent uit de database te verwijderen.
- Selecteer de e-mailadressen die u wilt verwijderen.
- Selecteer Acties > Geselecteerde e-mailadressen verwijderen.
- Klik ter bevestiging op OK.
Duidelijke retourneringsvlag
Gebruik deze optie om e-mailadressen uit de lijst te verwijderen, zodat ze kunnen worden gebruikt in mailings. Dit kan relevant zijn als retourneringen te wijten zijn aan een verkeerde configuratie of tijdelijke technische redenen, of als u weet dat deze e-mailadressen juist zijn en u een tweede keer wilt proberen te verzenden.
- Selecteer de e-mailadressen waarvoor u retourneringsvlaggen wilt wissen.
- Selecteer Acties > Retourneringsvlag wissen.
- Klik ter bevestiging op OK.
Instellen als voormalig werknemer
Gebruik deze optie om een persoon in te stellen als voormalige werknemer.
- Selecteer de e-mailadressen die u wilt verwijderen.
- Selecteer Acties > Instellen als voormalig werknemer.
- Klik ter bevestiging op OK.