Projectgidsen
Een projectgids in SuperOffice CRM is een hulpmiddel voor procesbeheer dat de uitvoering van projecten vereenvoudigt en standaardiseert. Door projecttypen te koppelen aan vooraf gedefinieerde statussen biedt een projectgids een gestructureerde aanpak voor projectbeheer. Elke status bevat specifieke vervolgactiviteiten, documenten en mijlpalen om gebruikers door het projectproces te leiden. Dit zorgt voor een consistente aanpak en helpt projectmanagers de voortgang en deliverables beter te beheren.
Standaard zijn er in SuperOffice CRM verschillende projectgidsen beschikbaar. U kunt deze direct gebruiken of aanpassen in Instellingen en onderhoud om ze beter af te stemmen op de werkprocessen binnen uw organisatie.
Wat is een projectgids?
Een projectgids bestaat uit:
- Statussen: De verschillende fasen van een project, zoals Gepland, Wordt uitgevoerd en Bezig met sluiten.
- Vervolgactiviteiten: Taken zoals afspraken of taken die gekoppeld zijn aan elke status.
- Documenten: Relevante bestanden zoals rapporten of notities die aan het project zijn gekoppeld.
- Mijlpalen: Belangrijke vervolgactiviteiten die een belangrijke voortgang in het project markeren.
Wanneer u een project aanmaakt of het projecttype wijzigt naar een type met een gekoppelde gids, wordt de gids automatisch weergegeven in het Projectgids-sectietabblad. Dit tabblad toont de statussen, bijbehorende activiteiten en de volgende stappen voor het project.
Voorbeeld:
Voor het projecttype Conferentie kan de projectgids bestaan uit:
- Gepland: Een vervolgactiviteit Planningsvergadering en een document Conferentieprogramma.
- Wordt uitgevoerd: Taken zoals een deelnemerslijst maken en uitnodigingen versturen.
- Bezig met sluiten: Een evaluatievergadering en een eindrapport.
Projectgidsen worden geconfigureerd in Instellingen en onderhoud en kunnen volledig worden afgestemd op de unieke workflows van uw organisatie.
Hoe werkt een projectgids
Begin met een status: Wanneer u een project aanmaakt of het projecttype wijzigt naar een type met een gekoppelde projectgids, wordt automatisch de eerste status ingesteld. Het Projectgids-sectietabblad toont de vervolgactiviteiten en documenten die bij deze status horen.
Activiteiten aanmaken: Elke vervolgactiviteit of elk document in de gids kan direct vanuit het sectietabblad worden aangemaakt:
- Klik op Maken naast de naam van de vervolgactiviteit of het document.
- Vul de vooraf ingevulde velden in het dialoogvenster aan en klik op Opslaan.
Tip
Wijs taken toe aan teamleden voor een efficiënte samenwerking. Het dialoogvenster Taak toewijzen aan projectlid verschijnt bij specifieke vervolgactiviteiten.
Markeer taken als voltooid: Nadat een activiteit is afgerond, schakelt u het selectievakje in naast de naam in het sectietabblad Projectgids. Documenten worden automatisch als voltooid gemarkeerd zodra ze zijn aangemaakt.
Voltooide items worden ook weergegeven in het sectietabblad Activiteiten.
Ga naar de volgende status: Zodra alle activiteiten voor een status zijn voltooid, of indien nodig:
- Verplaats het project handmatig naar de volgende status of laat het project automatisch doorgaan naar de volgende status als dit is ingesteld in Instellingen en onderhoud.
- De gids wordt bijgewerkt en toont de vervolgactiviteiten en documenten voor de nieuwe status.
Herhaal dit proces voor alle statussen: Werk alle statussen af door de voorgestelde activiteiten uit te voeren totdat het project is afgerond.
Note
U kunt naar de volgende status gaan zonder alle vervolgactiviteiten voor de huidige status af te ronden.
Het sectietabblad Projectgids
Het sectietabblad Projectgids biedt een gestructureerd overzicht van de vooraf gedefinieerde statussen, vervolgactiviteiten en documenten van een project. Dit tabblad helpt gebruikers taken eenvoudig te volgen en uit te voeren, zodat projecten soepel verlopen.
Belangrijkste onderdelen
Statusknoppen: Bovenaan het tabblad worden de statussen weergegeven, zoals Gepland, Wordt uitgevoerd, Afsluiten en Voltooid.
- Huidige status: Gemarkeerd met een gevulde cirkel ().
- Toekomstige statussen: Weergegeven met een open cirkel ().
- Voltooide statussen: Gemarkeerd met een vinkje ().
Activiteiten: Het tabblad is verdeeld in twee kolommen: Vervolgactiviteiten en Documenten. Elke rij bevat een Maken-link, waarmee gebruikers de benodigde vervolgactiviteit of het document direct vanuit het sectietabblad kunnen aanmaken.
Mijlpaal-activiteiten worden aangeduid met een ruitvormig symbool (). Het veld Volgende mijlpaal op de projectkaart toont automatisch de datum van de eerstvolgende mijlpaal, zodat gebruikers belangrijke deadlines kunnen volgen.
Filters: Onderaan het tabblad staan selectievakjes waarmee u de weergave kunt aanpassen:
- Alleen gemaakt: Toont alleen afgeronde of lopende vervolgactiviteiten en documenten.
- Alleen mijlpalen: Toont uitsluitend mijlpaal-vervolgactiviteiten.
- Alle statussen weergeven: Toont alle statussen met de bijbehorende vervolgactiviteiten en documenten.
Tips voor gebruik
- Snel navigeren: Klik op de statusknoppen om activiteiten per projectfase te bekijken.
- Efficiënt werken: Markeer taken als voltooid of maak nieuwe direct aan.
- Overzicht behouden: Gebruik filters om de focus te leggen op mijlpalen of gemaakte activiteiten.
Een vervolgactiviteit of document maken
Om een vervolgactiviteit of document te maken dat is gekoppeld aan een projectgids:
Ga naar het sectietabblad Projectgids.
Zoek de vervolgactiviteit of het document onder de huidige status.
Klik op Maken naast het item.
Voor vervolgactiviteiten opent het dialoogvenster Vervolgactiviteit, waarbij velden vooraf worden ingevuld op basis van de instellingen van de projectgids. Pas zo nodig aan en klik op Opslaan.
Voor documenten opent het dialoogvenster Document met een voorgeselecteerde sjabloon. Vul de vereiste velden in en klik op Opslaan.
Tip
U kunt meerdere vervolgactiviteiten of documenten van hetzelfde type aanmaken door met de rechtermuisknop op een item te klikken en Nog een maken te selecteren.
Een vervolgactiviteit als voltooid markeren
- Ga naar het sectietabblad Projectgids en zoek de vervolgactiviteit.
- Vink het selectievakje aan naast de naam van de vervolgactiviteit. De taak wordt gemarkeerd als voltooid en verschijnt als afgerond op het sectietabblad Activiteiten.
Documenten worden automatisch gemarkeerd als voltooid zodra ze zijn aangemaakt.
Naar de volgende status gaan
Het doorlopen van de statussen van een project is een kernfunctie van de projectgids. Dit kan automatisch of handmatig, afhankelijk van uw workflowinstellingen.
Automatische statusovergang
Als de projectgids is geconfigureerd om de volgende status voor te stellen, verschijnt het dialoogvenster Projectgids - het project naar de volgende status verplaatsen zodra alle verplichte vervolgactiviteiten en documenten in de huidige status zijn voltooid.
- Voltooi alle verplichte vervolgactiviteiten en documenten voor de huidige status.
- Wanneer het dialoogvenster verschijnt, klik op Ja om door te gaan naar de volgende status of Nee om in de huidige status te blijven.
Note
Automatische statusovergang moet ingeschakeld zijn in Instellingen en onderhoud om deze functie te kunnen gebruiken.
Handmatige statusovergang
U kunt het project handmatig naar de volgende status verplaatsen, zelfs als niet alle vervolgactiviteiten en documenten zijn voltooid. Wanneer u de status wijzigt, bijvoorbeeld van Gepland naar Wordt uitgevoerd, wordt de vorige status automatisch gemarkeerd als voltooid met een vinkje in het sectietabblad Projectgids.
Vanuit het sectietabblad Projectgids
- Klik met de rechtermuisknop op de knop voor de gewenste status.
- Selecteer Ga naar deze status in het menu.
Vanuit de hoofdkaart Project
- Klik op Bewerken () op de hoofdkaart Project.
- Klik op de pijl naast het veld Status om de lijst te openen.
- Selecteer de gewenste status.
- Klik op Opslaan om de wijzigingen te bevestigen.
Tip
U kunt ook teruggaan naar een eerdere status door dezelfde stappen te volgen.
Voordelen van projectgidsen
- Consistentie: Zorgt voor een gestandaardiseerde aanpak voor projectbeheer binnen uw team.
- Zichtbaarheid: Houdt het hele team op de hoogte van de huidige status, volgende stappen en belangrijke mijlpalen.
- Efficiëntie: Automatiseert taken en versnelt de voortgang van projecten.
- Aanpasbaarheid: Pas projectgidsen aan om te voldoen aan de specifieke workflows en processen van uw organisatie.